Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang là hoạt động xu hướng được các đơn vị, công ty ứng dụng rất phổ biến. Lý do là vì những lợi ích mà sự kiện ngoài trời mang lại, như không gian mở rộng, thoáng đãng và không bị hạn chế về diện tích, cho phép sáng tạo tự do trong trang trí. Tuy nhiên, để một sự kiện ngoài trời diễn ra thành công cần phải ghi nhớ ngay những kinh nghiệm và lưu ý sau. Hãy cùng HCMC Events theo dõi bài viết dưới đây để bỏ túi ngay những kinh nghiệm tuyệt vời cho sự kiện ngoài trời sắp tới của các công ty và doanh nghiệp nhé!

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời không phải ai cũng biết

Tổ chức sự kiện ngoài trời là quá trình lập kế hoạch và triển khai các hoạt động, sự kiện, buổi tiệc hoặc các chương trình giải trí diễn ra ngoài không gian tự nhiên hoặc không gian mở, thường là trong các công viên, sân trường, bãi biển, hoặc các khu vực công cộng khác. Điều này tạo ra một không gian rộng lớn và thoáng đãng, tạo cơ hội cho sự sáng tạo trong việc trang trí và bố trí không gian, cũng như tạo điều kiện cho các hoạt động ngoài trời như trò chơi, các hoạt động thể dục thể thao, hoặc thậm chí là biểu diễn nghệ thuật ngoài trời. Tổ chức sự kiện ngoài trời cũng có thể là một cơ hội tốt để tạo ra môi trường gặp gỡ, kết nối và tương tác xã hội giữa các nhóm và cá nhân khác nhau. Để tổ chức một sự kiện ngoài trời diễn ra thành công, người tổ chức cần phải nhớ rõ những kinh nghiệm sau:

Lựa chọn địa điểm hợp lý

Địa điểm là yếu tố quan trọng trong khâu tổ chức sự kiện ngoài trời. Đây là yếu tố góp phần rất lớn dẫn đến sự thành công của sự kiện. Để chọn lựa địa điểm tổ chức bạn cần dựa vào các tiêu chí sau đây:

Buổi sự kiện đó tổ chức với nội dung gì?
Khách mời của sự kiện đó là ai?
Số lượng khách mời là bao nhiêu?
Diện tích, không gian sự kiện cần sử dụng là bao nhiêu để phù hợp với lượng khách mời?
Địa điểm tổ chức có bãi đỗ xe cho khách mời không? Di chuyển có dễ không? Có mức độ an toàn không?

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, cần phải có một loạt trang thiết bị và vật dụng như sau:

Sân khấu chắc chắn, đủ lớn để đón tiếp các buổi biểu diễn.
Nhà bạt hoặc mái che để bảo vệ khỏi mưa.
Cổng chào và giàn sân khấu để tạo điểm nhấn.
Rào chắn để bảo vệ khu vực sự kiện.
Backdrop lớn được in thông tin về sự kiện và đơn vị tổ chức.
Hệ thống âm thanh và ánh sáng mạnh mẽ để tạo không khí sôi động.
Các phụ kiện trang trí như poster, bảng biển, thảm trải sàn và ô dù để tạo không gian thú vị và thoải mái cho khách tham dự.

Đảm bảo yếu tố về thời tiết

Vì đây là một sự kiện ngoài trời, các đơn vị tổ chức nên lưu ý lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý. Không nên lựa chọn thời điểm vào các tháng mùa mưa, bão gây ảnh hưởng đến quan khách. Nên lựa chọn tổ chức vào các tháng mùa xuân, hè, đây là khoảng thời gian có tiết trời đẹp. Để dự bị cho các trường hợp thời tiết xấu, cần trang bị thêm hệ thống bạt, áo mưa, ô dù,… cho khách mời.

Chú ý về mặt pháp lý của sự kiện

Để đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách hợp pháp và suôn sẻ, các doanh nghiệp thường phải hoàn thành một loạt thủ tục pháp lý với các cơ quan nhà nước. Dưới đây là một số thủ tục mà doanh nghiệp cần thực hiện khi tổ chức sự kiện ngoài trời:

Lập hợp đồng thuê ca sĩ, vũ công, MC hoặc các nghệ sĩ biểu diễn khác.
Xin giấy phép tổ chức sự kiện từ cơ quan chức năng địa phương và ký kết hợp đồng thuê mặt bằng tổ chức.
Chuẩn bị các giấy tờ hợp đồng liên quan đến thiết bị âm thanh, ánh sáng và thuê người điều khiển thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Thu thập và hoàn thiện các giấy tờ bảo hiểm cần thiết nếu có yêu cầu.

Vệ sinh và an ninh cho chương trình

Việc sử dụng các đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực vệ sinh và an ninh cũng giúp giảm bớt gánh nặng tổ chức cho doanh nghiệp. Thay vì phải lo lắng về việc quản lý các vấn đề liên quan đến an ninh và vệ sinh, các doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào việc tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng và đối tác tham dự sự kiện.

Bên cạnh đó, việc thuê các đơn vị chuyên nghiệp còn mang lại sự chắc chắn và tin cậy trong việc xử lý các tình huống không mong muốn. Có một đội ngũ chuyên nghiệp đảm bảo an ninh và vệ sinh không chỉ giúp tránh được các vấn đề tiềm ẩn mà còn giúp giải quyết nhanh chóng các tình huống khẩn cấp nếu có.

Việc thuê ngoài các đơn vị hỗ trợ về vệ sinh và an ninh không chỉ là một chiến lược thông minh để đảm bảo sự thành công của sự kiện mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến trải nghiệm của mọi người tham dự.

Tầm quan trọng của dàn dựng trong tổ chức sự kiện

Những lưu ý để sự kiện ngoài trời diễn ra thành công

Trang trí sự kiện

Việc lựa chọn các yếu tố trang trí phù hợp và sáng tạo cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một không gian ấn tượng và độc đáo cho sự kiện. Có thể bố trí nhiều standee, phướn dọc hoặc banner xung quanh khu vực tổ chức cũng là một lựa chọn hợp lý để tạo nên sự nổi bật và thu hút ánh nhìn của mọi người tham dự.

Không chỉ là việc trang trí mà còn là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ra ấn tượng mạnh mẽ đối với khách mời. Việc đầu tư vào trang trí sự kiện ngoài trời không chỉ làm cho buổi lễ trở nên hấp dẫn hơn mà còn giúp tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ và ấn tượng với mọi người tham dự.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong việc tổ chức các sự kiện ngoài trời, việc đảm bảo rằng thời tiết lành mạnh là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Tối ưu nhất là khi không gặp mưa và gió lớn. Tuy nhiên, do không thể dự đoán được thời tiết một cách chính xác, việc lập kế hoạch cần phải bao gồm việc đánh giá và xây dựng các phương án dự phòng để đối phó với bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra.

Thêm vào đó, việc chuẩn bị một lượng chỗ ngồi dư thừa so với số lượng khách dự kiến là rất quan trọng để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu ghế trong trường hợp số lượng khách tham dự vượt quá dự kiến.

ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Ngoài ra, cũng cần phải đảm bảo rằng thiết bị âm thanh và ánh sáng được chú ý đến đúng mức. Việc chọn lựa số lượng và công suất của các thiết bị này cần phải được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng thông điệp của sự kiện được truyền đạt một cách hiệu quả nhất và tạo ra một không gian đáng nhớ cho các khách mời tham dự.

Đảm bảo vệ sinh

Trong khi tổ chức sự kiện ngoài trời, việc đảm bảo vệ sinh là một yếu tố quan trọng. Không chỉ trong việc cung cấp thức ăn và nước uống cho khách mời mà còn trong việc giữ vệ sinh môi trường xung quanh. Vì thế, nên sắp xếp cho nhân viên dọn dẹp thường xuyên, đảm bảo rằng mọi khu vực của sự kiện luôn được sạch sẽ.

Ngoài ra, việc đặt các bảng thông báo ở các điểm chính như lối vào và khu vực tập trung của sự kiện cũng là một cách hiệu quả để nhắc nhở mọi người về việc xử lý rác thải một cách đúng đắn. Bên cạnh đó, việc đặt thùng rác tại các điểm trong khu vực tổ chức sự kiện cũng là một biện pháp quan trọng để đảm bảo rác thải được thu gom và xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả, giữ cho không gian sự kiện luôn gọn gàng và sạch sẽ.

Cuối cùng, việc cung cấp đủ nhà vệ sinh lưu động là một điều cần thiết, đặc biệt là khi có một lượng lớn khách mời tham dự. Bố trí số lượng nhà vệ sinh phù hợp với dự kiến số lượng khách tham dự sẽ giúp tránh tình trạng xếp hàng chờ đợi và đảm bảo rằng mọi người đều có một trải nghiệm thoải mái và tiện nghi tại sự kiện.

An ninh sự kiện ngoài trời

Trong thực tế, đã có nhiều trường hợp sự kiện ngoài trời gặp phải những rắc rối, xung đột và có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn. Một trong số các nguyên nhân phổ biến cho tình trạng này là không gian tổ chức sự kiện quá lớn, điều này làm cho việc quản lý trở nên phức tạp đối với nhà tổ chức.

Vì vậy, khi tổ chức sự kiện ngoài trời với quy mô lớn, cần thuê bảo vệ hoặc thuê lực lượng an ninh để tránh được các xung đột và rủi ro. Từ đó tạo ra không gian an toàn và yên tâm cho khách mời.

Bố trí khu vực trông giữ xe

Bố trí khu vực giữ xe cũng một điểm cộng tốt để ghi điểm với khách mời. Cần phải sắp xếp bãi giữ xe dựa trên số lượng khách mời tham gia để tránh gây ùn tắc tại khu vực chính sự kiện. Cần thuê thêm bảo vệ để giữ xe cho khách mời giúp khách mời an tâm hơn khi tham gia sự kiện ngoài trời.

HCMC Events – Công ty tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, chất lượng

HCMC Events là công ty tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, chất lượng. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được chăm sóc tỉ mỉ từ A đến Z. Từ việc lập kế hoạch, thiết kế, đến thi công và quản lý sự kiện, chúng tôi cam kết mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Đội ngũ chuyên nghiệp và nhiệt huyết của chúng tôi sẽ đảm bảo mỗi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, để bạn có thể tận hưởng một buổi lễ ngoài trời đáng nhớ.

Trên đây là toàn bộ thông tin về kinh nghiệm và những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời của HCMC Events chia sẻ. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp ích một phần để sự kiện diễn ra thành công.

Với thông tin và kinh nghiệm tích lũy, chúng tôi hy vọng sẽ là đối tác tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng cho doanh nghiệp của bạn. Hotline chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng!

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.