Kinh nghiệm tổ chức khai trương thành công và thu hút khách mời

Việc đánh dấu sự ra mắt của một doanh nghiệp mới hoặc một chi nhánh mới không chỉ là một bước quan trọng trong quá trình phát triển kinh doanh mà còn là một sự kiện mang tính quyết định, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo và tỉ mỉ. Lễ khai trương không chỉ đơn giản là một cơ hội để thông báo về sự xuất hiện của doanh nghiệp trên thị trường mà còn là cơ hội để tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, và cộng đồng. Vậy doanh nghiệp cần phải lưu ý những gì để có một buổi lễ khai trương thành công như mong đợi? Hãy cùng HCMC Events tham khảo những kinh nghiệm tổ chức khai trương thu hút được nhiều khách mời dưới đây.

Thông báo, tuyên truyền trước về sự kiện khai trương

Thông báo và tuyên truyền trước về sự kiện khai trương sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá buổi lễ đến với nhiều đối tượng khách hàng hơn. Việc này giúp doanh nghiệp thu hút được sự  chú ý của khách hàng cũng như đảm bảo sự có mặt đầy đủ của tất cả các khách mời. Doanh nghiệp nên có kế hoạch rõ ràng cho các hoạt động tuyên truyền và nên thực hiện các hoạt động này trước khi diễn ra buổi lễ khai trương trước nửa tháng hoặc một tháng.

Lập kế hoạch chi tiết

Doanh nghiệp nên lập một bản kế hoạch truyền thông chi tiết để quảng bá rộng rãi về sự kiện khai trương sắp được diễn ra. Doanh nghiệp có thể sử dụng các kênh truyền thông trực tuyến như mạng xã hội, email, website,… để quảng bá rộng rãi về sự kiện khai trương.

Đồng thời cần phải lập ra một danh sách đầy đủ các khách mời quan trọng mà doanh nghiệp muốn họ tham gia để tiến hành gửi thư mời trực tiếp.

Thực hiện các hình thức tuyên truyền đa dạng

• Gửi thư mời trực tiếp đến các khách mời quan trọng
• Đăng tải thông tin về sự kiện lên website của công ty
• Quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như báo, đài, mạng xã hội
• Phát tờ rơi, băng rôn, khẩu hiệu tại địa điểm tổ chức sự kiện

Lưu ý khi thực hiện tuyên truyền

• Nội dung thông tin phải rõ ràng, súc tích, gây được sự chú ý
• Thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự quan trọng của sự kiện
• Đưa ra lý do vì sao khách hàng nên tham dự sự kiện
• Cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, cách thức đăng ký tham dự

Lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương kỹ lưỡng, tránh được sai sót

Một kế hoạch chi tiết và cụ thể sẽ giúp quá trình tổ chức lễ khai trương diễn ra thuận lợi, tránh được những sai sót đáng tiếc xảy ra. Doanh nghiệp cần xác định mục đích và từ đó lập ra bảng kế hoạch rõ ràng cho từng hạng mục sẽ diễn ra trong buổi lễ. Bảng kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm các hạng mục và nội dung chi tiết cho các hạng mục.

Xác định mục đích của lễ khai trương: Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích của lễ khai trương.

• Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới với khách hàng
• Tạo ấn tượng ban đầu tốt cho thương hiệu
• Thiết lập mối quan hệ với đối tác, nhà cung cấp
• Tăng doanh số bán hàng
• Quảng bá hình ảnh doanh nghiệp đến công chúng

Bảng kế hoạch chi tiết

Kiểm tra, rà soát kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện

Để đảm bảo rằng sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ và thành công nhất, doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra tất cả các khâu chuẩn bị về nhân sự, trang trí, âm thanh, ánh sáng,… Sau đó hãy chạy tổng duyệt chương trình, phân công lần nữa nhiệm vụ của từng thành viên và chuẩn bị đầy đủ các phương án dự phòng để kịp thời xử lý các sự cố ngoài ý muốn.

Lựa chọn các ngày tốt để tổ chức

Theo phong tục và tín ngưỡng của người châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng, khi muốn tổ chức một sự kiện, một chương trình nào đó thì nên lựa chọn các ngày tốt để tổ chức. Nhiều người vẫn giữ quan niệm xem “ngày hoàng đạo” để tổ chức các sự kiện lớn mang tính quan trọng với mong muốn sẽ gặp nhiều may mắn và có một khởi đầu suôn sẻ, làm ăn phát đạt. Ngoài ra việc lựa chọn được ngày tốt không chỉ mang ý nghĩa phong thủy mà còn góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tham dự lễ khai trương của doanh nghiệp. Trước khi tổ chức khai trương, doanh nghiệp nên cân nhắc, xem xét kỹ lưỡng xem ngày đó có thật sự phù hợp để tổ chức hay không.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp tránh tổ chức lễ khai trương vào các ngày lễ, tết để khách hàng dễ dàng tham gia. Doanh nghiệp nên chọn các ngày cuối tuần, những ngày có thời tiết đẹp để tổ chức nhằm đảm bảo buổi lễ khai trương được diễn ra thuận lợi nhất.

Trang trí showroom và tiến hành tổng duyệt

Một showroom được trang trí đẹp mắt, nổi bật sẽ thu hút và để lại những ấn tượng tốt đẹp trong mắt khách hàng, điều này ảnh hưởng trực tiếp đế sự thành công của buổi lễ khai trương. Doanh nghiệp cần chú trọng khâu trang trí để tạo ra một không gian thật trang trọng, sạch sẽ, thoải mái và ấn tượng nhất trong mắt khách mời. Tùy theo sản phẩm, dịch vụ kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn các concept trang trí phù hợp. Doanh nghiệp nên ưu tiên chọn các tone màu sáng và nổi bật như đỏ, vàng, xanh,… các màu sắc này thương mang ý nghĩa của sự may mắn và hy vọng.

Đặc biệt không thể thiếu trong tất cả các buổi lễ khai trương là băng rôn, hoa tươi, banner, standee,… trang trí ở cổng và bên trong showroom. Doanh nghiệp nên chú trọng thiết kế các banner, standee đẹp mắt, thu hút để tạo ấn tượng với khách hàng. Đồng thời, việc tiến hành tổng duyệt giúp đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nên tổng duyệt, chạy thử chương trình trước khi diễn ra sự kiện chính thức từ 1 đến 2 ngày nhằm đảm bảo tất cả các bộ phận đều đã sẵn sàng và phối hợp ăn ý với nhau tạo nên thành công cho buổi lễ khai trương.

Thực hiện bán hàng trong buổi lễ khai trương

Việc thực hiện bán hàng ngay trong buổi lễ khai trương được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng với mong muốn có một khởi đầu suôn sẻ, buôn may bán đắt. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo hàng hóa phải chuẩn bị đầy đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Vì các sản phẩm/ dịch vụ được bán trong dịp khai trương, nên doanh nghiệp nên có các chương trình giảm giá, khuyến mại, hay phát voucher cho khách mời. Việc làm này giúp thúc đẩy nhu cầu mua sắm của khách hàng, mang lại doanh thu cho cửa hàng.

HCMC Events – Công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

HCMC Events – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và giàu kinh nghiệm. Chúng tôi luôn cập nhật những xu hướng mới nhất trong ngành sự kiện để đảm bảo rằng mỗi sự kiện mà chúng tôi tổ chức đều là duy nhất và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Tất cả các sự kiện lớn nhỏ đều được chúng tôi luôn cung cấp cho đối tác kế hoạch rõ ràng, những trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên chuyên nghiệp và tận tâm.  Đối tác thân thiết chúng tôi gồm Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…

Hy vọng với kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi hy vọng sẽ trở thành đối tác đưa ra các giải pháp tổ chức sự kiện cho bạn. Hotline chúng tôi luôn mở để giải quyết mọi khó khăn của bạn một cách nhanh chóng! Để biết thêm chi tiết về các dịch vụ hoặc cần tư vấn, thiết kế, báo giá trọn gói về các dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.