Kinh nghiệm tổ chức concert, lễ hội âm nhạc thành công

Concert là sự kiện âm nhạc lớn thu hút sự quan tâm của rất nhiều người, đặc biệt là giới trẻ. Để tổ chức được một concert, lễ hội âm nhạc thành công, gây được ấn tượng với người tham gia thì cần phải có một kế hoạch một cách chi tiết và chỉn chu. Với kinh nghiệm tổ chức thành công hàng trăm concert, HCMC Events sẽ chia sẻ với bạn một vài kinh nghiệm tổ chức lễ hội âm nhạc qua bài viết dưới đây!

Tất cả các sự kiện âm nhạc mà HCMC Events tổ chức đều được chúng tôi lên kế hoạch một cách tỉ mỉ. Cả team phối hợp với nhau nhuần nhuyễn trong mọi công đoạn và cống hiến hết sức mình với mục tiêu mang đến hội âm nhạc hoàn hảo nhất!

Cách để tổ chức concert thành công

Để một lễ hội âm nhạc diễn ra thành công, cần lưu ý các vấn đề sau:

1. Lên ý tưởng phù hợp 

Tùy quy mô và tính chất của sự kiện âm nhạc mà cần xây dựng ý tưởng sao cho phù hợp nhất. Những ý tưởng độc đáo, thu hút được nhiều người tham gia và nhận được sự chú ý của báo chí sẽ giúp cho sự kiện âm nhạc trở nên hấp dẫn và mang lại thành công. Để lên được ý tưởng, bạn cần xác định được các yếu tố sau:

• • Loại hình chương trình (liveshow nhạc trẻ, nhạc Bolero, đại nhạc hội, chương trình nghệ thuật chào mừng các ngày lễ lớn,….)
  • Mục tiêu của chương trình là gì? (quảng cáo cho thương hiệu, có bán vé không,…)
  • Khán giả tham dự?
  • Địa điểm tổ chức sự kiện?
  • Diễn ra vào thời gian nào
  • Ngân sách là bao nhiêu?

2. Xây dựng kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc

Đây là giai đoạn cụ thể hóa ý tưởng, rất quan trọng để chuẩn bị cho giai đoạn thực hiện tiếp theo. Lên một kịch bản chi tiết cho sự kiện âm nhạc sẽ giúp cho doanh nghiệp bám sát theo để thực hiện, cũng như tránh được những rủi ro không đáng có. 

• • Tạo bộ nhận diện thương hiệu: Thiết kế chủ đề của chương trình, thiết kế hình ảnh cho chương trình (banner, background, backdrop, standee, photobooth,…), thiết kế vé, tờ rơi,…
  • Tạo kịch bản khung chương trình, từ đó đưa ra kịch bản chi tiết. Kịch bản này phải bao gồm cả nguồn nhân lực thực hiện, người chịu trách nhiệm ở mỗi vị trí là ai, timeline… Mỗi hạng mục đều có quy định rõ về nội dung, hình thức thể hiện, âm thanh, ánh sáng, các công nghệ khác
  • Lên kịch bản kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, camera, các hiệu ứng,… trong sự kiện sẽ hoạt động và phối hợp ra sao)
  • Phân tích rủi ro có thể xảy ra, lên một kịch bản về những rủi ro và cách giải quyết

3. Quá trình thực hiện

Bước thực hiện bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in ấn, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan hỗ trợ cho buổi tổ chức. Ngoài ra, đối với một sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp thì việc quảng bá và truyền thông sự kiện ở giai đoạn này rất cần thiết. Đội ngũ truyền thông sẽ liên tục đăng tải thông tin của sự kiện lên mạng xã hội để mọi người biết đến sự kiện âm nhạc sắp diễn ra. 

4. Set up và quản lý chương trình 

Quá trình dàn dựng và chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức trước khi sự kiện diễn ra 1 hoặc 2 ngày. Cần xây dựng một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ công đoạn nào. Các trưởng nhóm dựa theo kịch bản này để điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Nếu có phát sinh ngoài dự kiến thì mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Giai đoạn chương trình diễn ra là thành quả của sự phối hợp giữa nhiều các bộ phận với nhau, thể hiện sự hoàn chỉnh đã chuẩn bị. Dó đó, team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình. Các thành viên nên được trang bị bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay tức thì và để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.

5. Kết thúc chương trình

Khi kết thúc sự kiện âm nhạc thì cần có những bài tổng kết, bài cảm ơn người ủng hộ và nhà tài trợ trên truyền thông để tạo được thiện cảm với mọi người đồng thời để thể hiện sự chuyện nghiệp. Bên cạnh đó nên có một buổi họp giữa các bộ phận để rút kinh nghiệm. Các bộ phận sẽ báo cáo lại những thiếu sót và ưu điểm trong quá trình tổ chức để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức concert, lễ hội âm nhạc uy tín chất lượng tại Sài Gòn 

Việc tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều công sức. Chính vì thế phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì mới có thể tổ chức thành công như mong muốn. 

HCMC Events tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị. Với đội ngũ nhân sự tận tâm và giỏi chuyên môn, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện âm nhạc lớn trên toàn quốc. Đặc biệt, HCMC Events có kho xưởng cung cấp trọn gói các thiết bị phục vụ cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, nhà không gian, màn hình LED…Chính vì không phải thuê qua đơn vị trung gian nên chi phí được tối ưu hơn rất nhiều và chất lượng được đảm bảo.

HCMC Events luôn cập nhật các xu hướng mới nhất và có nhiều sự đột phá, sáng tạo trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức concert, sự kiện âm nhạc trọn gói bao gồm:

• • Xây dựng ý tưởng kịch bản cho chương trình 
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Các trang thiết bị sự kiện 
  • Nhân sự phục vụ sự kiện 
  • Truyền thông, quảng cáo

Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện âm nhạc, hãy liên hệ với HCMC Events theo Hotline – 0913 311 911 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!