logo on menu

Tổ chức lễ khai trương

Kịch bản - Kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương là cột mốc đánh dấu sự khởi đầu đầy hứa hẹn của doanh nghiệp. Khởi đầu tốt sẽ tạo khơi gợi được sự thích thú của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Sự kiện này là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá các sản phẩm, dịch vụ của mình. Đó là lý do khiến việc tổ chức lễ khai trương ngày càng được nhiều doanh nghiệp chú trọng. HCMC Events sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng và triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện này một cách chi tiết nhất.

HCMC Events cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói bao gồm tổ chức, cho thuê trang thiết bị và nhân sự phục vụ buổi lễ. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng một sự kiện khai trương hoành tráng và tạo được ấn tượng sâu sắc đối với tất cả khách mời tham dự.

Tổ chức lễ khai trương
Lễ khai trương là sự kiện quan trọng của doanh nghiệp

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương đầy đủ và chi tiết 

Nếu muốn buổi lễ khai trương diễn ra thành công thì cần phải chuẩn bị một kế hoạch chi tiết và cụ thể.

1. Xác định mục tiêu của buổi lễ khai trương 

Đây chính là bước đầu tiên khi muốn xây dựng kế hoạch tổ chức bất kỳ một sự kiện nào. Khi đã xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới thì mới có thể triển khai các phần tiếp theo. Hầu hết các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều có chung mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cũng như sản phẩm, dịch vụ của mình đến với khách hàng. 

2. Xác định đối tượng của sự kiện khai trương

Mỗi một doanh nghiệp sẽ hướng đến các đối tượng khách hàng khác nhau. Việc xác định đối tượng phù hợp với doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến gần với khách hàng. Ngoài ra còn góp phần xây dựng nội dung cũng như chủ đề của buổi lễ sát hơn với mong muốn của khách hàng.

3. Ý tưởng và chủ đề của buổi lễ

Bạn phải lên ý tưởng, xây dựng chủ đề buổi khai trương sao cho phù hợp với mục tiêu, đối tượng khách hàng, số lượng khách tham dự. Những ý tưởng sáng tạo chính là điểm nhấn giúp cho buổi lễ khai trương trở nên độc đáo và thú vị, thu hút sự quan tâm của khách mời. Đồng thời thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác.

Ý tưởng tổ chức lễ khai trương
Ý tưởng tổ chức lễ khai trương độc đáo thu hút sự quan tâm của khách hàng

4. Lựa chọn thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện

Thời gian:

Theo quan niệm, lựa chọn ngày giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và suôn sẻ. Chính vì thế bạn cần phải chọn được ngày tốt để tổ chức khai trương.  Một số lưu ý khi chọn ngày như sau:

  • Tránh những ngày “Tam nương” –  3, 7, 13, 18, 22, 27 âm lịch.
  • Ngày tổ chức không được xung khắc với bản mệnh.
  • Xem ngày đó là ngày Hoàng đạo hay Hắc đạo
  • Nên chọn các ngày chẵn bởi những ngày này mang ý nghĩa của sự đủ đầy, trọn vẹn
  • Chọn ngày phải có nhiều sao Đại Cát, tránh các ngày có sao Đại Hung.

Địa điểm:

Địa điểm phù hợp sẽ giúp buổi lễ diễn ra thuận lợi, đồng thời thể hiện được quy mô và tầm quan trọng của sự kiện đối với doanh nghiệp. Đa số sự kiện này thường được diễn ra tại chính nơi doanh nghiệp muốn khai trương. Ngoài ra có thể tổ chức ở các địa điểm công cộng nếu muốn quảng bá sự kiện đến nhiều người hơn.

Địa điểm tổ chức lễ khai trương
Lễ khai trương thường được tổ chức ngay tại doanh nghiệp

5. Xây dựng kế hoạch truyền thông 

Để thương hiệu của bạn tiếp cận được đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì đẩy mạnh marketing là rất cần thiết. Việc này giúp thương hiệu của doanh nghiệp phát triển và hơn hết là tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Đồng thời còn góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi hơn.

Bạn có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình… tùy vào quy mô của lễ khai trương để giới thiệu về sự kiện cũng như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

6. Quản lý rủi ro có thể xảy ra

Việc tính toán những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện ngay từ lúc đầu sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp khắc phục kịp thời, chủ động trong mọi tình huống để sự kiện được diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.

Triển khai kế hoạch tổ chức buổi lễ khai trương

Sau khi đã lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương xong thì để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch thì cần lên kịch bản, timeline chi tiết cho chương trình từ khâu thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi ng lắp đặt. Đồng thời cũng cần lên kịch bản chạy chương trình và kịch bản lời dẫn cho MC

Lên kịch bản tổ chức lễ khai trương
Kịch bản tổ chức lễ khai trương cần phải thật chi tiết

Các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện khai trương

  1. Thiết kế 2D, 3D

Các hình ảnh này sẽ được sử dụng để in lên các backdrop, standee, banner…nên cần thiết kế đẹp và ấn tượng để mang lại sự thích thú cho khách hàng. Đồng thời còn giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. 

  1. Lập danh sách khách mời tham dự và gửi thiệp mời

Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới để lựa chọn khách mời phù hợp với buổi lễ. Chuẩn bị thiệp mời và các ng việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo nhất để tạo thiện cảm ban đầu cho khách mời.

  1. Chuẩn bị thiết bị vật tư cần sử dụng cho lễ khai trương

Các trang thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện khai trương bao gồm:

      • Hệ thống âm thanh, ánh sáng.
      • Sân khấu
      • Backdrop, banner, standee, photobooth chụp hình
      • Băng rôn
      • Bàn ghế 
      • Bục phát biểu
      • Hoa cài, lẵng hoa chúc mừng.
      • Nhà bạt không gian, ô che.
      • Hoa khô, bóng bay trang trí sân khấu
      • Bộ cắt băng khai trương, quạt hơi nước, cây sưởi theo mùa.
      • Rối hơi, cổng chào hơi.
      • Thảm đỏ 
      • Thiết bị trình chiếu.
      • Cột chắn inox dây căng
      • Pháo điện để sử dụng khi cắt băng khai trương.
  1. Thi công
      • Lối vào sự kiện: Dọc lối đi và xung quanh khu vực diễn ra lễ khai trường sẽ treo băng-rôn và đặt standee 
      • Sân khấu chính: Dựng sân khấu theo thiết kế, trang trí sân khấu với thảm đỏ, backdrop, hoa, bóng…Đặt cột barie xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu.
      • Khu vực đón khách: Bàn lễ tân, bàn teabreak, đồ uống cho khách 
      • Khu vực diễn ra buổi lễ: Setup bàn ghế cho khách mời. 
      • Khu vực trưng bày sản phẩm: Trang trí khu vực trưng bày sản phẩm và cửa hàng.
Setup sân khấu buổi lễ khai trương là việc rất quan trọng
Setup sân khấu buổi lễ khai trương là việc rất quan trọng

5. Chọn nhân sự phục vụ 

Nhân sự sự kiện bao gồm MC, Ca sĩ, PG , nhóm múa, lân sư rồng, thợ quay phim, chụp ảnh cần lựa chọn kỹ càng

      • MC: MC phải là người linh hoạt trong mọi tình huống và có khả năng tương tác tốt với khách hàng cũng như khuấy động sân khâu. Nên chọn người đã có nhiều kinh nghiệm dẫn sự kiện khai trương 
      • Ca sĩ: Lựa chọn ca sĩ phù hợp đặc thù của doanh nghiệp và đối tượng khách mời tham dự để 
      • PG:  có ngoại hình, ưa nhìn, cười tươi và linh động.
      • Nhóm múa, nhóm nhảy, lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình, thu hút được khách hàng.
      • Quay phim,chụp ảnh: Có kỹ thuật và kinh nghiệm, lưu giữ được những khoảnh khắc đẹp của buổi lễ khai trương. Những hình này sẽ được sử dụng làm truyền thông.

Mẫu kịch bản khai trương phổ biến nhất

Thông thường kịch bản của một sự kiện khai trương sẽ bao gồm những phần chính như sau:

  1. Đón khách :

Đại diện doanh nghiệp đón khách mời và chụp hình checkin. Việc tiếp đón khách chu đáo thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt ban đầu cho khách mời tham dự.

  1. Văn nghệ chào mừng:

Tiết mục văn nghệ chào mừng. Một tiết mục mở màn đặc sắc sẽ thu hút sự chú ý của các khách mời và tạo không khí sôi động cho sự kiện

  1. Tuyên bố lý do và giới thiệu thành phần đại biểu 

MC giới thiệu các khách mời, đại biểu đến tham dự buổi lễ

  1. Đại diện phát biểu:

Đại diện doanh nghiệp phát biểu tuyên bố khai mạc buổi lễ. 

Giới thiệu về doanh nghiệp cũng như các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp 

  1. Nghi thức cắt băng:

Cắt băng khai trương và biểu diễn múa lân 

  1. Trải nghiệm sản phẩm:

Khách hàng tham gia trải nghiệm dùng thử các sản phẩm của doanh nghiệp để cảm nhận và có cái nhìn chính xác nhất về sản phẩm cũng như doanh nghiệp.

  1. Biểu diễn văn nghệ:

Các tiết mục văn nghệ được biểu diễn xen kẽ giúp buổi lễ thêm thú vị, không bị nhàm chán

  1. Bốc thăm may mắn:

MC giải thích về phiếu thăm. Sau đó đại diện doanh nghiệp sẽ lên bốc thăm và ng bố khách mời may mắn nhận được quà tặng.

  1. Kết thúc buổi lễ

Đại diện phát biểu bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn và gửi quà tặng đến các khách mời tham dự buổi lễ 

Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức lễ khai trương cho cửa hàng, doanh nghiệp mình, liên hệ ngay HCMC Events qua Hotline: 0913.311.911 để được tư vấn, báo giá nhanh nhất!

 

0913199866
icons8-exercise-96 challenges-icon chat-active-icon