Kế hoạch tổ chức tri ân khách hàng chi tiết có kèm chi phí dự kiến

Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động thường niên tại hầu hết các doanh nghiệp. Đây không chỉ là một buổi tiệc thông thường, mà còn có vai trò định hướng hình ảnh và chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Do đó, việc chú trọng xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng là việc làm hết sức cần thiết. Gần 10 năm hoạt động trong ngành sự kiện, HCMC Events là đơn vị được nhiều công ty, doanh nghiệp ưu ái lựa chọn khi cần tổ chức chương trình.

Những điều cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng

Để có được bảng kế hoạch chi tiết và hoàn chỉnh không phải là điều dễ dàng. Việc này đòi hỏi Planner phải là người có kinh nghiệm và cực kỳ am hiểu về doanh nghiệp cũng như quy trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bạn có thể bám sát theo những tiêu chí được HCMC Events gợi ý dưới đây để xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng chi tiết.

Ý tưởng thực hiện

Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch, ban tổ chức cần xem xét đến 3 yếu tố cơ bản cấu thành một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Bao gồm: tính sự kiện – tính cộng đồng (liên quan trực tiếp đến khách hàng) – tính gắn kết với doanh nghiệp. Dựa trên nguyên tắc này, bạn có thể dễ dàng lựa chọn ý tưởng thực hiện chương trình sao cho phù hợp. Đó có thể là buổi hội nghị thông thường hoặc hội nghị tri ân kết hợp tiệc tất niên,…

Kế hoạch tri ân khách hàng — Tiệc tất niên kết hợp tri ân khách hàng là ý tưởng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Danh sách khách mời

Số lượng khách mời tham dự là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến rất nhiều đầu việc khác trong sự kiện. Cụ thể là việc tìm kiếm địa điểm, ngân sách dự trù, thư mời tham dự, quà tặng, đặt tiệc,… Hơn thế, lập danh sách từ sớm còn giúp đảm bảo sự trang trọng và chỉnh chu trong quá trình tiếp đón cũng như chăm sóc khách hàng VIP.

Khách mời tham dự hội nghị khách hàng — Nên lập danh sách khách mời để lựa chọn địa điểm, ngân sách phù hợp

Ngân sách dự kiến

Khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hội nghị khách hàng, thì vấn đề tiếp theo cần lưu ý chính là ngân sách. Thực tế, đây luôn là bài toán khiến những người làm sự kiện đau đầu khi phải tìm cách phân bổ sau cho hiệu quả và tiết kiệm.

Ngân sách là hạng mục quan trọng trong kế hoạch tri ân khách hàng — Lập kế hoạch tổ chức cần cân nhắc đến ngân sách thực tế của doanh nghiệp

Xây dựng kịch bản chương trình, kịch bản MC chi tiết

Trước khi bắt tay vào quá trình thực hiện, hầu hết các đơn vị đều phải dành thời gian bàn bạc và chuẩn bị kịch bản thật kỹ lượng và chi tiết. Theo đó, các đầu mục và nội dung quan trong trong buổi hội nghị tri ân khách hàng sẽ được trình bày theo hàng ngang như sau:

Số thứ tự
Thời gian cho từng tiết mục
Tên tiết mục (giúp việc phân loại và chạy chương trình thuận tiện hơn)
Lời dẫn MC
Người phụ trách
Ghi chú về đạo cụ, thiết bị hoặc nhân sự cho từng tiết mục

Kịch bản chương trình tri ân khách hàng — Kịch bản chương trình cần có đầy đủ các thông tin như thời gian, nội dung, người phụ trách…

Nhân sự và trang thiết bị

Không chỉ trong lĩnh vực events mà trong bất kỳ ngành nghề nào, yếu tố con người cũng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là nhân tố đóng góp rất lớn vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả khi triển khai công việc thực tế. Cụ thể, nhân sự cho chương trình tri ân khách hàng bao giờ cũng phải có:

Quản lý sự kiện
MC chương trình
Đạo diễn sân khấu
Ekip kỹ thuật
Lễ tân
Đội media
Security
…

Bên cạnh đó, hệ thống trang thiết bị và đạo cụ cần có trong chương trình có thể kể đến như: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu, backdrop, màn hình led,…

Nhân sự trong kế hoạch tri ân khách hàng — Con người là yếu tố tiên quyết làm nên sự thành công của hầu hết các sự kiện

Mẫu kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng chi tiết tại HCMC Events

Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành events tại Việt Nam nói chung và khu vực miền Nam nói riêng, HCMC Events tự hào là đơn vị đứng sau thành công của hàng loạt các sự kiện doanh nghiệp lớn, nhỏ. Thành công của chúng tôi là sự kết hợp giữa nhiều yếu tố và nguồn lực. Trong đó phải kể đến đội ngũ nhân sự tinh anh, có nhiều kinh nghiệm trong mảng sự kiện và biết cách lên kế hoạch chi tiết.

Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cơ bản được thực hiện bởi HCMC Events, mời bạn đọc cùng tham khảo.

STT	Thời gian	Nội dung	Chi tiết	Nhân sự	Ghi chú
1	16h30-17h00 (30 phút)	Đón khách và Check – in	– Nhân viên đón khách tại cửa, hướng dẫn khách mời đến bàn lễ tân – Lễ tân cài hoa cho khách, xin lại thư mời và hỗ trợ khách check in – Đại diện BLĐ chào đón khách mời, đại biểu, chụp hình kỷ niệm – Hướng dẫn khách mời đến và ổn định chỗ ngồi	10 Lễ tân 10 Hậu cần 2 Thợ chụp hình (xuyên suốt lễ)	Nhân viên hỗ trợ mặc đồng phục chung để khách mời dễ nhận biết
2	17h00-17h15 (15 phút)	Khai mạc chương trình	– MC giới thiệu và gửi lời chào, lời cảm ơn đến toàn thể khách mời. – Tiết mục văn nghệ mở đầu chương trình	MC Vũ Đoàn	Đội lễ tân vẫn ở bên ngoài để hỗ trợ những khách mời đến muộn
3	17h15-17h20 (5 phút)	Giới thiệu đại biểu	– MC tổng kết sơ qua tình hình và tuyên bố lý do sự kiện hội nghị MC giới thiệu, chào đón thành phần tham dự sự kiện (BLĐ công ty, đại biểu, đối tác, khách hàng VIP)	MC
4	17h20-17h30 (10 phút)	Chiếu video quá trình hoạt động của công ty	– Mời quý đại biểu, đối tác, quý khách xem thước phim hành trình của Công ty … trong vòng 1 năm qua – MC tỏ lòng biết ơn của Công ty với đối tác, khách hàng đã cùng hợp tác suốt thời gian qua	MC Đội kỹ thuật
5	17h30-17h45 (15 phút)	Phát biểu khai mạc	– MC mời đại diện BLĐ công ty lên phát biểu khai mạc tri ân khách hàng – BLĐ phát biểu gửi lời ơn khách hàng, đề ra mục tiêu mới của công ty	MC BLĐ của công ty	Bài phát biểu lãnh đạo cần được soạn sẵn
6	17h45-18h30 (45 phút)	Vinh danh đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu, xuất sắc	– MC mời những đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu đạt được thành tích xuất sắc lên sân khấu – MC mời BLĐ công ty lên sân khấu thực hiện trao quà và tặng hoa cho các đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu. – MC gửi lời cảm ơn nồng nhiệt và lời biết ơn chân thành đến đối tác, khách hàng, đại lý tiêu biểu	MC BLĐ của công ty	Chuẩn bị sẵn hoa tươi, quà đầy đủ, tránh trường hợp thiếu quà, hoa.
7	18h30-18h35 (5 phút)	Khai tiệc	– MC mời BLĐ phát biểu khai tiệc – BLĐ thực hiện khui sâm banh, để khai tiệc mừng hội nghị – Các thành viên, khách mời trong khán phòng dùng tiệc	MC BLĐ công ty Nhân viên phục vụ tiệc	Phối hợp ban tổ chức, giám sát
8	18h35- 20h30 (2h05 phút)	Văn nghệ	– Tiết mục múa (hoặc nhảy) hiện đại – Tiết mục hát	Vũ đoàn
9		Bốc thăm trúng thưởng	– MC giới thiệu về giải thưởng và mời một số khách mời lên sân khấu giao lưu, mời bốc thăm – Mời cá nhân trúng thưởng lên sân khấu – Giao lưu với khách mời trúng giải	MC 1 PG chuẩn bị thùng phiếu 1 PG bê hoa, biển tượng trưng	Hậu cần hỗ trợ dụng cụ trò chơi
10		Trao quà	– MC mời BLĐ công ty lên trao quà cho khách mời trúng thưởng – Trao quà cho các khách mời – Chụp hình lưu niệm	MC BLĐ công ty 2 Thợ chụp hình 4 Nhân viên	Nếu khách mời đông thì có thể chia nhỏ thành từng nhóm để trao quà
11	20h35	Cảm ơn và bế mạc chương trình	– MC thay mặt công ty nói lời cảm ơn đến khách hàng. Chào tạm biệt khách hàng, thông báo chương trình chính thức khép lại – MC thông báo các khách mời đến nhận quà lưu niệm tại bàn đón tiếp phía bên ngoài – Lễ tân hỗ trợ BLĐ hướng dẫn khách ra khu vực đỗ xe.	MC 10 Lễ tân 20 Nhân viên	Có nhạc nền chào kết

Bảng chi phí dự trù cho chương trình tri ân khách hàng

HCMC Events gửi đến quý doanh nghiệp bảng kinh phí dự trù cho chương trình hội nghị khách hàng với số lượng 400 khách mời.

Lưu ý: Bảng giá dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo, tùy vào số lượng thực tế và yêu cầu doanh nghiệp mà có sự cân chỉnh hợp lý.

STT	Hạng mục	ĐVT	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)
1	Thư mời	chiếc	400	5.000	2.000.000
2	Phí thuê hội trường	phòng	1	60.000.000	60.000.000
3	Trang trí sân khấu	m²	25	150.000	3.750.000
4	Backdrop	m²	25	150.000	3.750.000
5	Standee	chiếc	2	250.000	500.000
6	Âm thanh (bao gồm nhân viên kỹ thuật)	gói	1	16.500.000	16.500.000
7	Ánh sáng (bao gồm nhân viên kỹ thuật)	gói	1	6.500.000	6.500.000
8	Màn hình led	m²	20	900.000	18.000.000
9	Nước Aquafina – 350ml	thùng	400	3.000	1.200.000
10	MC	người	2	3.000.000	6.000.000
11	Nhân sự hỗ trợ	người	30	200.000	6.000.000
12	Teabreak (hoa quả, bánh, trà, café)	suất	400	50.000	20.000.000
13	Tiệc (bàn 10 người)	bàn	50	4.500.000	225.000.000
14	Tổng cộng				369.200.000

Trên đây là mẫu kế hoạch tri ân khách hàng mà HCMC Events gửi đến quý bạn đọc. Hy vọng những thông tin được chúng tôi cung cấp trên đây sẽ là hành trang bổ ích giúp việc thực hiện chương trình của bạn được thuận lợi hơn. Ngoài ra, nếu có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và giá cả phải chăng, xin vui lòng liên hệ về HCMC Events theo địa chỉ sau đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất.

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Website: https://hcmcevents.com/
Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM