Kế hoạch tổ chức Gala Dinner hay và chi tiết
Gala Dinner là một hoạt động tập thể được nhiều doanh nghiệp, công ty lựa chọn tổ chức cho khách hàng, đối tác và nhân viên. Tổ chức Gala Dinner nhằm tri ân, gửi lời biết ơn và trân trọng những đóng góp, gắn bó của khách hàng, đối tác và toàn thể nhân viên trong quãng thời gian qua. Vậy để lập kế hoạch tổ chức Gala Dinner hay và chi tiết như thế nào? Cùng HCMC Events tham khảo bài viết về kế hoạch tổ chức Gala Dinner dưới đây nhé!
Tại sao cần chuẩn bị trước kế hoạch tổ chức Gala Dinner?
Mỗi chương trình Gala Dinner của từng doanh nghiệp đều có mục đích và thông điệp riêng cần truyền tải với những đối tượng khác nhau.
Có doanh nghiệp muốn tổ chức Gala Dinner để tri ân khách hàng, có doanh nghiệp muốn gửi lời cảm ơn đến đối tác, cũng có doanh nghiệp muốn khen thưởng, ghi nhận những đóng góp của các nhân viên trong công ty.
Gala Dinner không chỉ là buổi tụ họp mà còn có nghỉ dưỡng, ăn uống và vui chơi các hoạt động tập thể.
Thông qua chương trình Gala Dinner, giúp xây dựng các mối quan hệ, tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời cũng xây dựng mối quan hệ gắn bó, bền chặt với đối tác, khách hàng của doanh nghiệp.
Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp làm truyền thông, đánh bóng tên tuổi của doanh nghiệp một cách mạnh mẽ, gây ấn tượng tốt đối, tiếp cận nhiều người hơn.
Vì chương trình Gala Dinner mang ý nghĩa đặc biệt và nhiều khâu chuẩn bị, thế nên cần lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner một cách chi tiết và cụ thể. Như vậy lúc phân công nhiệm vụ công tác cho từng nhân viên chịu trách nhiệm cũng rõ ràng và mạch lạc hơn.
Việc lập kế hoạch cho chương trình Gala Dinner sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức thành công hơn, tránh những rủi ro và sai sót không đáng có.
Một số lưu ý khi lên kế hoạch tổ chức Gala Dinner.
Khi tổ chức Gala Dinner, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điều sau đây để chương trình diễn ra hoàn mỹ và thành công hơn.
Chi phí dự trù.
Dự trù chi phí là một việc quan trọng trong lập kế hoạch lên chương trình Gala Dinner. Từng công đoạn, từng khâu chuẩn bị cần lên kế hoạch về chi phí cụ thể, như vậy sẽ tránh tình trạng thất thoát tiền không kiểm soát cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, cần dự trù thêm một khoản chi phí riêng cho những việc phát sinh, không nằm trong kế hoạch hoặc không dự kiến tới tránh cho doanh nghiệp rơi vào thế bị động làm ảnh hưởng đến cả quá trình diễn ra Gala Dinner.
Ý tưởng và thông điệp tổ chức Gala Dinner.
- Doanh nghiệp cần xác định tổ chức Gala Dinner dành cho đối tượng nào: khách hàng, đối tác hay nhân viên trong công ty.
- Xác định mục đích của chương trình Gala Dinner là gì? Lên concept phù hợp, xây dựng sân khấu, thiết kế banner, background, tờ rơi,…
- Xác định thông điệp cần truyền tải qua Gala Dinner để có hướng marketing đúng đắn và hiệu quả.
Xác định địa điểm và thời gian tổ chức Gala Dinner
Sau khi có kịch bản sơ lược, doanh nghiệp cần xác định được địa điểm và thời gian tổ chức Gala Dinner phù hợp.
Hiện nay, có nhiều địa điểm tổ chức Gala Dinner thú vị và mới mẻ như: tổ chức trong nhà, tổ chức ở resort, các nhà hàng ngoài trời, khu du lịch, bãi biển,…
Sau khi xác định được địa điểm tổ chức, cần lên thời gian hợp lý. Lựa chọn thời điểm tổ chức vào thời tiết tốt, không gặp mưa nhiều. Tổ chức vào dịp doanh nghiệp không có nhiều dự án và khách mời cũng không có nhiều công việc, có thể sắp xếp được thời gian tham gia.
Âm thanh, ánh sáng, dàn thiết bị
Dàn âm thanh, ánh sáng cũng là thiết bị quan trọng cho buổi Gala Dinner náo nhiệt và sôi động.
Cần tìm hiểu xem nơi tổ chức Gala Dinner có cho thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng hay không. Nếu không, cần tìm một bên thứ ba hợp tác để thuê.
Mẫu kế hoạch tổ chức Gala Dinner hay và chi tiết
Để có một chương trình Gala Dinner vui và thành công, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức Gala Dinner hay và chi tiết dưới đây.
Đón khách mời
Thời gian đón khách khoảng 30 phút.
Nội dung: Đại diện doanh nghiệp sẽ đứng chào đón và sắp xếp chỗ ngồi cho cán bộ cao cấp của doanh nghiệp. Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho các khách mời, nhân viên tham gia.
Mỗi khách mời sẽ được bốc thăm một dãy số và giữ cho đến cuối buổi tiệc để đón sự bất ngờ mà doanh nghiệp mang đến.
Nhiệm vụ: Ban tổ chức sẽ sắp xếp người tiếp đón, người chịu trách nhiệm âm thanh, ánh sáng và phía sau hậu cần.
Dàn thiết bị: Mở nhạc sôi động, tạo bầu không khí vui nhộn.
Chuẩn bị bắt đầu chương trình Gala Dinner
Thời gian: 10 phút.
Nội dung: MC sẽ bắt đầu chương trình Gala Dinner, thu hút sự chú ý của mọi người và nêu lý do cho chương trình Gala Dinner.
Dàn thiết bị: Nhạc hưởng ứng cho những khúc cao trào.
Khai mạc chương trình Gala Dinner
Thời gian: 10 phút
Nội dung: MC chương trình sẽ giới thiệu khách mời tham gia chương trình.
Mời đại diện doanh nghiệp lên phát biểu và tuyên bố chương trình Gala Dinner doanh nghiệp bắt đầu.
Dàn thiết bị: Âm nhạc hưởng ứng cho những khúc cao trào như: nhạc đi lên của người đại diện, nhạc hưởng ứng tiếng vỗ tay.
Tổng kết hoạt động của doanh nghiệp.
Thời gian: 10 phút.
Nội dung: Mời đại biểu lên phát biểu lễ tổng kết của công ty trong năm vừa qua và định hướng các hoạt động cho năm tới.
Dàn thiết bị: Chuẩn bị mic cho đại biểu. Âm nhạc hưởng ứng sau khi đại biểu phát biểu xong.
Tiết mục biểu diễn.
Thời gian: 10 phút.
Nội dung: MC sẽ giới thiệu lần lượt các tiết mục biểu diễn văn nghệ. Đoàn văn nghệ đứng sau hậu trường, chuẩn bị sẵn sàng cho tiết mục của mình.
Dàn thiết bị: Ánh sáng sẽ tối dần khi MC giới thiệu xong tiết mục, âm nhạc cho tiết mục nổi lên kèm ánh sáng chuyển động nhẹ nhàng từ tối đến sáng theo đoàn người biểu diễn.
Hoạt động tập thể.
Thời gian: 40 phút.
Nội dung: MC cảm ơn quý đại biểu và chuyển qua hoạt động tập thể. Đây là khoảng thời gian hoạt náo vui nhộn của chương trình Gala Dinner.
MC sẽ phổ biến cách chơi cho các khách mời hiểu và bắt đầu tổ chức trò chơi.
Sẽ có khoảng 3 trò chơi và 3 tiết mục văn nghệ đan xen lẫn nhau. Một số trò chơi có thể tổ chức trong chương trình như: Đặt câu hỏi liên quan đến sự kiện, kỷ niệm, cột mốc quan trọng của doanh nghiệp và cho các khách mời trả lời, trí nhớ siêu đẳng, nối từ,…
Ban hậu cần chuẩn bị các dụng cụ cho trò chơi và chuẩn bị các món quà nhỏ cho người chiến thắng.
Dàn thiết bị: Âm nhạc làm tăng bầu không khí sôi động.
Lễ khen thưởng.
Thời gian: 10 phút.
Nội dung: MC sẽ đọc lý do khen thưởng, vinh danh những cá nhân, phòng ban đạt thành tích xuất sắc lên sân khấu. MC mời đại diện ban giám đốc sẽ lên trao quà.
Ban hậu cần chuẩn bị bó hoa, quà tặng và mang lên sân khấu cho đại diện ban giám đốc trao thưởng.
Dàn thiết bị: Âm nhạc hưởng ứng sau mỗi cá nhân được nêu tên, âm nhạc theo bước chân của mỗi người lên sân khấu, và âm nhạc sôi động khi trao quà.
Khai tiệc, nhập tiệc.
Thời gian: 120 phút.
Nội dung: MC sẽ chuyển sang phần nhập tiệc, giới thiệu sơ lược về thực đơn hôm nay và chúc mọi người ngon miệng. Mời người đại diện doanh nghiệp lên nâng ly chính thức nhập tiệc.
Trong thời gian mọi người ăn uống, có thể sắp xếp một vài tiết mục văn nghệ để tạo bầu không khí sôi động.
Ban hậu cần: sắp xếp bàn ghế và lên món ăn kịp thời cho các bàn tiệc.
Dọn dẹp cho tiết mục còn lại.
Thời gian: 30 phút.
Nội dung: Sau khi mọi người nhập tiệc xong, cho bộ phận phục vụ bàn tiệc dọn dẹp bớt để chuẩn bị cho các tiết mục còn lại.
Bốc thăm trúng thưởng.
Thời gian: 10 phút.
Nội dung: Đây là khoảng thời gian mọi người mong chờ và hồi hộp nhất. MC sẽ giải thích về số phiếu mà khách mời được bốc thăm lúc mới vào chương trình.
MC sẽ chọn lựa một con số ngẫu nhiên, người nào có nắm giữ phiếu có con số MC đọc là người trúng thưởng.
Người trúng thưởng di chuyển lên sân khấu, đại diện doanh nghiệp sẽ bước lên trao thưởng.
Ban hậu cần sắp xếp người bê quà lên sân khấu để trao tặng.
Dàn thiết bị: Âm nhạc sôi động khi công bố người trúng thưởng và âm nhạc nhẹ nhàng khi trao giải.
Bế mạc chương trình.
Thời gian: 20 phút.
Nội dung: MC gửi lời cảm ơn trân trọng nhất đến các khách mời đã tham dự chương trình Gala Dinner hôm nay. Chúc mọi người có thêm nhiều sức khoẻ, an khang, thịnh vượng, công việc thăng tiến. MC gửi lời chào tạm biệt mọi người, thông báo kết thúc chương trình.
Ban hậu cần thực hiện công tác tiễn khách, dọn dẹp vệ sinh và bàn giao công việc còn lại.
HCMC Events đơn vị tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp tư vấn miễn phí.
HCMC Events tự hào là đơn vị hàng đầu Việt Nam trong ngành tổ chức sự kiện Gala Dinner. Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong nghề, đội ngũ nhân viên ưu tú, hợp tác với nhiều đối tác lớn trong nước, HCMC Events đã tổ chức thành công hơn 2000 hội nghị và 1200 sự kiện lớn nhỏ và mang lại nhiều thành tựu đáng khen ngợi.
HCMC Events là nơi lựa chọn đáng tin cậy cho các doanh nghiệp khi tổ chức: tiệc tất niên, tổ chức khai trương, cắt băng khánh thành, Gala Dinner, team building, tổ chức sự kiện, tổ chức events, lễ thôi nôi, outing trip, lễ ra mặt,…
Với dịch vụ trọn gói, phong cách mới mẻ, ấn tượng, HCMC Events sẽ lên kế hoạch từ A-Z, từ khâu lập kế hoạch, chuẩn bị, di chuyển, cho đến khi chương trình bắt đầu và kết thúc với chi phí cạnh tranh. Bên cạnh đó, HCMC Events có dàn thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại và đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp.
Nếu doanh nghiệp đang muốn tổ chức một buổi Gala Dinner nhưng không có kinh nghiệm trong ngành, hãy trao cơ hội cho HCMC Events. HCMC Events sẽ mang đến cho doanh nghiệp một kết quả tốt đẹp và những trải nghiệm tuyệt vời.
Website: https://hcmcevents.com/
Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
Address:
Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.
Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.
