Hướng dẫn viết email mời tham dự sự kiện thu hút ngay từ tiêu đề

Bạn đang đau đầu vì không biết biết cách viết email mời tham dự sự kiện sao cho hấp dẫn người đọc? Tham khảo ngay những mẫu email dưới đây của HCMC Events để nắm trong tay bí kíp gia tăng số lượng khách mời tham dự chương trình. 

Những yếu tố cần lưu ý khi viết email mời tham dự sự kiện

Ngoài là phương tiện truyền đạt thông tin chính thức về sự kiện, thư mời online cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy quyết định có nên tham dự hay không của người nhận thư.

Cùng HCMC Events khám phá một số ưu điểm của email mời tham dự sự kiện ngay dưới dây: 

• Thể hiện tinh thần chuyên nghiệp: Trong trường hợp không thể trao tận tay thiệp mời cho khách, một email thay thế sẽ giúp tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, chu đáo cho đơn vị chủ trì sự kiện.
• Tạo ra hứng thú và kích thích sự tò mò: Thư mời online được thiết kế sáng tạo và có sức hấp dẫn giúp kích thích hứng thú của người nhận. Nội dung của email có thể là những thông tin về chương trình, hoạt động và lợi ích mà khách mời có thể nhận được từ việc tham dự.
• Nhấn mạnh những thông tin quan trọng: Cung cấp những nội dung quan trọng như ngày, giờ địa điểm tổ chức. Để người nhận email dễ dàng sắp xếp thời gian tham dự. 
• Quảng bá và tạo uy tín doanh nghiệp: Thư mời sự kiện online có thể được chia sẻ qua nhiều kênh truyền thông như Email, mạng xã hội,… Điều này gián tiếp quảng bá cho chương trình và tạo uy tín cho đơn vị thực hiện. 
• Đo lường hiệu quả: Thiệp mời online cho phép bạn theo dõi tỷ lệ phản hồi, số lượng người đăng ký tham dự chương trình và sự quan tâm của công chúng. 

4 điều cần lưu ý khi viết email mời tham dự sự kiện

Viết email gửi đến khách mời tưởng chừng là công việc đơn giản nhưng lại khiến không ít người đau đầu. Bởi nếu không có kinh nghiệm, email của bạn sẽ rất nhàm chán và thiếu chuyên nghiệp. Cùng HCMC Events điểm qua một vài mẹo nhỏ để viết email thật thu hút nhé!

Phải bao gồm đầy đủ thông tin cần thiết 

Dù sự kiện trực tuyến hay được tổ chức tại một địa điểm cụ thể, thì email gửi cho khách mời không thể thiếu những nội dung sau: 

• Ngày, giờ chính xác
• Vị trí (có thể đính kèm bản đồ)
• Thời kiện dự kiến
• Tên chương trình, đơn vị tổ chức
• Mục đích
• Lợi ích của người tham dự… 

Nếu sự kiện được tổ chức online, bạn phải đảm bảo trong thư mời điện tử có đầy đủ các đường liên kết truy cập hoặc các thông tin xác thực có liên quan. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo thời gian phù hợp với múi giờ của người nhận thư. 

Dùng động từ mạnh, tính từ hấp dẫn 

Sử dụng các động từ mạnh hoặc tính từ hấp dẫn là cách để tăng sự thu hút đối với khách mời. Trong email, bạn đừng quên đề cập đến những lợi ích mà người tham dự có thể nhận được sau chương trình. Đây là yếu tố quan trọng thúc đẩy khách mời quyết định có nên tham dự sự kiện hay không. 

Thiết kế email sáng tạo 

Thay vì những email truyền thống, sao bạn không thử thiết kế một tấm thiệp điện tử đầy sáng tạo để hấp dẫn người đọc. Hiện nay, những dạng thư mời bằng GIF hoặc Video cũng rất được ưa chuộng bởi sự đa dạng, thu hút và cực kỳ sinh động. Nếu sự kiện bạn là hoạt động thường niên, hãy cân nhắc chèn thêm một đoạn video ngắn để giới thiệu những thành tựu đã đạt được trong những mùa vừa qua. 

Tạo dòng tiêu đề thu hút 

Đặt tiêu đề sao cho thật thu hút là bước quan trọng để khách mời nhấp vào đọc email. Nói cách khác, tiêu đề là ranh giới giữa việc khán giả có biết để tham dự sự kiện của bạn không. Để có một tiêu đề email thật ấn tượng, bạn hãy lưu ý đến những yếu tố sau: 

• Tiêu đề nên được cá nhân hóa, không nên gửi hàng loạt 
• Sử dụng từ ngữ tạo sự tò mò
• Giới hạn số lượng hoặc chứa thông báo quan trọng

Cách viết email mời tham dự sự kiện chuẩn nhất 

Để có được một thư mời trực tuyến hấp dẫn và thuyết phục, đòi hỏi người viết phải có hiểu biết rõ ràng về cấu trúc của chúng. Đây vừa là cách để truyền đạt thông tin rõ ràng, khoa học, vừa tạo sự chuyên nghiệp và ấn tượng cho người nhận. 

Cấu trúc email mời tham dự sự kiện

Một email mời tham gia sự kiện thường bao gồm bốn phần chính là: Tiêu đề, giới thiệu, nội dung và lời chào kết thúc. 

• Tiêu đều: Phần này nên được viết ngắn gọn, cụ thể và thể hiện trực tiếp mục đích của email. Bạn có thể đặt bằng tên sự kiện hoặc một câu mời súc tích như “Thư mời tham gia [Tên chương trình] “. Tiêu đề đôi khi cũng có thể bao hàm ngày tháng nếu thời gian là yếu tố quan trọng. 
• Giới thiệu chung: Thường bắt đầu bằng cách gọi tên trực tiếp người được mời (Ví dụ: Ông A, Bà B) để tạo một liên kết cá nhân giữa người gửi và người nhận. Lời giới thiệu cũng có thể là một lời chúc hoặc mở đầu thân thiện để tạo cảm giác gần gũi. 
• Nội dung chính: Đây là “trái tim” của email mời tham dự sự kiện. Đoạn này phải bao hàm đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày, giờ, địa điểm, chủ đề và lợi ích của việc tham gia. Nếu cần thiết, phần này cũng có thể chứa các thông tin về việc đăng ký hoặc các yêu cầu đặc biệt khác.
• Kết thúc và chữ ký: Cuối cùng của email nên là một lời cảm ơn hoặc một lời kêu gọi hành động nhằm thúc đẩy người nhận xác nhận tham dự. Sau đó, thư sẽ được kết thúc bằng chữ ký của người đại diện tổ chức.  

Cách xưng hô trong thư mời sự kiện 

Chọn đúng cách xưng hô trong thư mời không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn tạo nên kết nối giữa người gửi và người nhận. Cách xưng hô này phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ, bối cảnh chính thức và văn hóa của các bên liên quan. Dưới đây là một vài hướng dẫn cơ bản của HCMC Events về cách xưng hô khi viết email. 

• Tại các sự kiện chuyên nghiệp, có quy mô lớn: Trong trường hợp này, việc xưng hô chính xác là vô cùng quan trọng. Bạn có thể sử dụng các cách gọi như “Ông” – “Bà” hoặc “Tiến sĩ” – “Giáo sư”,… theo sau là họ của người nhận. Ví dụ, bạn có thể viết một cách trang trọng như “Kính gửi Giáo sư Nguyễn Văn A”. 
• Tại các sự kiện thân mật, quy mô nhỏ: Với những chương trình mà khách mời là người quen biết, bạn nên sử dụng tên của họ để tạo cảm giác gần gũi và thân thiện. Ví dụ, “Kính gửi Anh Minh”, hoặc “Kính gửi Chị Mai”. 
• Gửi cho đối tượng không biết giới tính: Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, thì có thể dùng trực tiếp đầy đủ tên họ của họ. Ví dụ: “Kính gửi: Nguyễn Văn A”. 
• Gửi cho tập thể, nhóm đối tượng: Với nhóm đối tượng này, bạn nên sử dụng nhân xưng chung như “Kính gửi Công ty…”, “Kính gửi Tập thể…”,  “Kính gửi Quý khách”. 

Một số mẫu email mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp 

HCMC Events giới thiệu đến quý bạn đọc một vài mẫu thư mời sự kiện dùng tham khảo khi cần soạn thảo email cho riêng mình. Những mẫu này được thiết kế phù hợp với nhiều loại hình, bạn có thể cân chỉnh sao cho phù hợp nhất. 

Mẫu số 1: Thư mời tham dự hội nghị khách hàng

Mẫu số 2: Thư mời tham dự đêm tiệc từ thiện

Mẫu số 3: Thư mời tham dự triển lãm 

Viết email mời tham dự sự kiện là công việc quan trọng đòi hỏi người thực hiện phải có sự cẩn thận và kỹ năng giao tiếp tốt. Bởi mỗi tấm thiệp được gửi đi là một cơ hội để kết nối và xây dựng ấn tượng tốt trong lòng người nhận. Mong là những thông tin được HCMC Events chia sẻ trên đây sẽ là hành trang bổ ích giúp cho việc biên soạn thư mời điện tử trở nên thật dễ dàng. Chúc sự kiện của bạn diễn ra thật thành công và đáng nhớ!