Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức 1/6 chi tiết và chuyên nghiệp

Dự trù kinh phí tổ chức 1/6 là một bước thiết yếu trong quá trình chuẩn bị sự kiện. Đây chính là “kim chỉ nam” giúp kiểm soát chi phí, phân bổ ngân sách hợp lý, đảm bảo chương trình diễn ra tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả cao. Ở bài viết dưới đây, HCMC Events sẽ hướng dẫn bạn cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức 1/6 một cách chi tiết và chuyên nghiệp.

Danh sách các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện 1/6 cần thiết

Thông thường, để tổ chức sự kiện 1/6 cần có các hạng mục chi phí phổ biến dưới đây:

Chi phí thuê địa điểm 

Chi phí thuê địa điểm tổ chức 1/6 sẽ tùy thuộc vào quy mô chương trình và số lượng khách tham dự. Việc chọn địa điểm phù hợp không chỉ giúp tối ưu ngân sách mà còn đảm bảo trải nghiệm cho khách mời. Ngoài ra, chi phí này còn kèm theo các phụ phí như phí giữ xe, phí vệ sinh, phí bảo vệ hoặc chi phí phát sinh ngoài giờ.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức 1/6 phụ thuộc quy mô chương trình

Trang trí

Trang trí là một hạng mục quan trọng tạo nên dấu ấn thẩm mỹ và không khí sôi động cho sự kiện thiếu nhi. Khoản chi cho hạng mục này thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng ngân sách. Do đó, việc lựa chọn vật dụng, đơn vị cung cấp và hình thức thanh toán cần được cân nhắc kỹ, đảm bảo vừa tiết kiệm vừa đảm bảo chất lượng thẩm mỹ theo kế hoạch.

Chi phí âm thanh – ánh sáng – thiết bị trình chiếu

Hệ thống thiết bị sân khấu, âm thanh, ánh sáng và trình chiếu là hạng mục thường tiêu tốn ngân sách lớn, ước tính có thể chiếm từ 30% – 60% tổng chi phí sự kiện. Lời khuyên cho bạn là nên chuẩn bị sớm và lựa chọn đơn vị thi công uy tín để có thể kiểm soát chất lượng lẫn chi phí. 

Chi phí thuê thiết bị chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách tổ chức

Chi phí nhân sự & biểu diễn

Chi phí nhân sự sự kiện 1/6 thường bao gồm MC, diễn viên hoạt náo và đội ngũ điều phối chương trình. Doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn giữa sử dụng nhân sự nội bộ hoặc thuê từ các đơn vị chuyên nghiệp. Tuy nhiên, với những sự kiện quy mô lớn, việc thuê đội ngũ chuyên nghiệp vẫn là lựa chọn tối ưu để đảm bảo sự thành công cho chương trình.

Chi phí quà tặng cho các em thiếu nhi

Quà tặng mang đến niềm vui và thể hiện sự quan tâm của ban tổ chức đến các em nhỏ tham gia sự kiện. Tùy vào ngân sách, quà tặng này có thể là bánh kẹo, đồ chơi hay vật phẩm học tập,… Với số lượng quà lớn, bạn nên khảo sát nhiều nhà cung cấp để chọn được với mức giá hợp lý. Thêm vào đó, quà tặng nên được đóng gói đẹp mắt để thêm phần ý nghĩa và thu hút các bạn nhỏ.

Chi phí ăn uống – tiệc nhẹ

Chi phí cho thực đơn và đồ uống thường chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng chi phí tổ chức sự kiện 1/6, dao động từ 30 – 50% tùy thuộc vào quy mô và hình thức tổ chức.

Để tối ưu chi phí, bạn nên lựa chọn thực đơn phù hợp với lứa tuổi thiếu nhi, ưu tiên các món ăn lành mạnh và dễ tiêu hóa. Bên cạnh đó, việc hợp tác với các nhà cung cấp uy tín có thể giúp đảm bảo chất lượng thực phẩm và dịch vụ, đồng thời kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Thực đơn tiệc 1/6 cần phù hợp với lứa tuổi thiếu nhi

Các phi phí khác

Ngoài các hạng mục trên, chi phí tổ chức 1/6 còn bao gồm một số chi phí khác như tiết mục giải trí (ảo thuật, múa lân, trò chơi dân gian), thuê thiết bị phụ trợ (nhà bạt, bàn ghế, quạt công nghiệp),… Do đó, bạn nên dự trù đầy đủ các hạng mục này để sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events tự hào cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện 1/6 trọn gói, đa dạng dịch vụ từ thiết kế sân khấu, trang trí không gian, đến tổ chức các hoạt động vui chơi và biểu diễn nghệ thuật phù hợp với lứa tuổi thiếu nhi. Sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến những sự kiện thành công, góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu và gắn kết cộng đồng.

HCMC Events tổ chức sự kiện 1/6 trọn gói

Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức 1/6

Để lên bảng dự trù kinh phí tổ chức phù hợp, tiết kiệm mà vẫn hiệu quả, bạn nên thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Nghiên cứu kế hoạch

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu, quy mô, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Việc này sẽ giúp bạn lập kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí một cách chính xác cho từng hạng mục.​

Nghiên cứu kỹ kế hoạch để dự trù kinh phí chính xác

Bước 2: Tổng hợp và liệt kê tất cả các hạng mục

Tiếp theo, bạn cần tạo danh sách chi tiết các hạng mục chi phí, từ thuê địa điểm, trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, quà tặng đến nhân sự và tiệc nhẹ. Hãy ghi chú rõ số lượng, đơn giá và tổng chi phí dự kiến cho từng hạng mục. Và đừng quên tính thêm chi phí quản lý và thuế VAT để đảm bảo ngân sách đầy đủ.

Bước 3: Tìm nhà cung cấp và báo giá

Sau khi đã có danh sách các hạng mục cần chi, hãy liên hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ để nhận báo giá và so sánh về chất lượng, giá cả. Nên ưu tiên chọn những đơn vị có uy tín và kinh nghiệm trong tổ chức sự kiện ngày quốc tế thiếu nhi để tối ưu hóa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng chương trình.

Bước 4: Tính chi phí cho từng hạng mục

Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng và thời gian sử dụng, chúng ta có thể định rõ chi phí ước tính cho mỗi phần mục. Điều này giúp kiểm soát ngân sách và tránh các bất ngờ không mong muốn trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Bước 5: Thêm khoản chi phí dự phòng

Trong quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức 1/6, đừng quên dành ra một khoản ngân sách khoảng 5 – 10% tổng chi phí, để phòng ngừa các chi phí phát sinh không lường trước. Nguồn kinh phí này có thể giúp bạn xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ mà không ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình sự kiện.

Việc dự phòng chi phí không thể thiếu

Bước 6: Lập bảng dự trù chi phí chi tiết

Đây là bước cuối cùng và quan trọng nhất. Ở bước này, bạn cần tổng hợp tất cả các thông tin vào một bảng dự trù chi phí chi tiết, bao gồm tên hạng mục, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú. Đây sẽ là cơ sở để theo dõi và kiểm soát ngân sách trong suốt quá trình tổ chức sự kiện.

Lưu ý: Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, cần liên tục cập nhật chi phí thực tế và so sánh với dự trù ban đầu. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và trong phạm vi ngân sách đã định.

Mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức 1/6

Dưới đây là mẫu tờ trình xin kinh phí tổ chức ngày quốc tế thiếu nhi bạn có thể tham khảo:

>> Tải về: Mẫu xin duyệt chi phí 1-6

Kết luận

Tóm lại, ​dự trù kinh phí tổ chức 1/6 là bước quan trọng để đảm bảo sự kiện ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, để biến kế hoạch thành hiện thực một cách hoàn hảo, bạn cần một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm.​

HCMC Events tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói với hơn 15 năm kinh nghiệm. Chúng tôi đã thực hiện thành công hàng ngàn chương trình cho trẻ em tại trường học, khu dân cư, doanh nghiệp,… Với dịch vụ trọn gói, chuyên nghiệp và sáng tạo, HCMC Events cam kết mang đến một ngày lễ thật ý nghĩa và trọn vẹn cảm xúc. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và nhận ưu đãi hấp dẫn!

——————————-

HCMC EVENTS – ĐƠN VỊ HÀNG ĐẦU – TIN CẬY TOÀN CẦU

🏛️ Địa chỉ: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

📞 Hotline/Zalo/Viber/Whatsapp: 0913 199 866 – 0989 496 239

🌐 Website: https://hcmcevents.com/

📧 Email: info@hcmcevents.com