4 loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm newbie phải biết
Quá trình tổ chức hội chợ triển lãm cho doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng, mỗi bước đi của doanh nghiệp cần phải có sự tính toán chuẩn xác để không mắc phải sai lầm. Một trong những chướng ngại vật đó là những chi phí phát sinh không lường trước. Cùng tham khảo 4 loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm để lên kế hoạch chỉn chu nhất cho gian hàng của bạn.
Chi phí thuê gian hàng triển lãm
Gian hàng tại hội chợ triển lãm chính là “bộ mặt” của doanh nghiệp, nơi tạo dấu ấn đầu tiên của khách hàng với thương hiệu. Giống như một ngôi nhà đẹp, bất kỳ loại hình triển lãm nào đều phải có gian hàng thu hút và mời gọi, nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo không gian bên trong hợp lý để sản phẩm được tôn vinh một cách tốt nhất.
Vì vậy, chi phí thuê gian hàng triển lãm không chỉ là một khoản đầu tư vật chất mà còn là một quyết định chiến lược. Khi chọn thuê gian hàng, bạn đang quyết định xây dựng hình ảnh thương hiệu của mình trong mắt khách hàng.
Chi phí tiền điện cho gian hàng
Chi phí tiền điện cho gian hàng thường được tính dựa trên số lượng bóng đèn, ổ cắm và các thiết bị điện mà bạn sử dụng trong suốt sự kiện. Tùy vào quy mô gian hàng và nhu cầu sử dụng điện, mức chi phí này có thể dao động. Mỗi triển lãm sẽ có quy định cụ thể về cách thức tính tiền điện, và khi đăng ký tham gia, ban tổ chức sẽ gửi cho bạn các hướng dẫn chi tiết về chi phí điện năng tiêu thụ.
Chi phí ký quỹ cho gian hàng
Phí ký quỹ sẽ được thu khi bạn đăng ký tham gia triển lãm và sẽ được hoàn lại sau khi sự kiện kết thúc, miễn là không có thiệt hại xảy ra trong quá trình lắp dựng và sử dụng gian hàng.
Tại sao lại có khoản phí này? Phí ký quỹ đóng vai trò như một “bảo hiểm” cho khu vực triển lãm. Nó đảm bảo rằng trong quá trình thi công gian hàng, các đội ngũ thi công và nhân viên của bạn sẽ không làm hư hại đến phần sàn của tòa nhà hay các cấu trúc của khu triển lãm
Các chi phí cho gian hàng triển lãm
Gian hàng triển lãm chính là “gà đẻ trứng vàng” của doanh nghiệp. Vì vậy, việc chăm chút gian hàng là một đầu tư xứng đáng, nhưng cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải tính toán kỹ lưỡng chi phí để không bị vượt ngân sách.
Dưới đây là những khoản chi phí mà bạn sẽ cần đầu tư để gian hàng của mình không chỉ nổi bật mà còn hoạt động hiệu quả trong suốt sự kiện.
Chi phí vận chuyển, lưu kho
Vận chuyển bao gồm chi phí đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến triển lãm, và có thể phát sinh thêm chi phí vận chuyển nội bộ trong khu triển lãm nếu gian hàng xa khu vực bốc xếp.
Lưu kho là phí để lưu trữ sản phẩm trước khi gian hàng hoàn tất hoặc khi cần bảo quản hàng hóa. Chi phí này phụ thuộc vào diện tích kho thuê và dịch vụ bảo quản.
Cả hai khoản chi phí này giúp đảm bảo sản phẩm được vận chuyển an toàn và có mặt đúng lúc tại triển lãm, giúp gian hàng của bạn luôn sẵn sàng thu hút khách tham quan.
Chi phí quà tặng lưu niệm cho khách
Chi phí quà tặng lưu niệm cho khách là một khoản đầu tư nhỏ nhưng quan trọng trong việc tạo ấn tượng và xây dựng mối quan hệ với khách tham quan triển lãm. Những món quà tặng này không chỉ giúp khách nhớ đến bạn lâu dài mà còn là cách thể hiện sự trân trọng, thiện chí.
Chi phí này có thể bao gồm việc mua sắm, thiết kế quà tặng, bao bì và vận chuyển quà đến gian hàng. Các món quà tặng phổ biến thường là sản phẩm có logo hoặc thương hiệu của công ty, như sổ tay, bút, móc khóa, hay đồ lưu niệm nhỏ gọn.
Chi phí bảo hiểm cho sản phẩm và gian hàng
Khi tham gia hội chợ, sản phẩm trưng bày và gian hàng của bạn có thể đối mặt với rủi ro hư hại, mất mát hoặc thiệt hại do sự cố ngoài ý muốn.
Bảo hiểm sản phẩm giúp bạn bảo vệ các sản phẩm trưng bày trong suốt quá trình vận chuyển, bốc xếp và lưu trữ tại triển lãm. Điều này đảm bảo rằng nếu có sự cố xảy ra, bạn sẽ nhận được sự bồi thường.
Bảo hiểm gian hàng bảo vệ gian hàng trong quá trình thi công và vận hành, tránh các rủi ro như hư hỏng, cháy nổ hay tai nạn trong khu vực triển lãm.
Chi phí thi công gian hàng
Chi phí thi công gian hàng là khoản chi thiết yếu để tạo ra một không gian trưng bày bắt mắt, thu hút sự chú ý của khách tham quan. Khoản chi này bao gồm chi phí thiết kế, vật liệu, và công lao động để xây dựng gian hàng theo yêu cầu của bạn.
Chi phí nhân sự
Nhân sự là một trong những yếu tố then chốt giúp hội chợ diễn ra thành công và để lại ấn tượng trong lòng khách hàng. Họ có thể là người hậu cần, người đứng bán ở các gian hàng, MC hay dẫn các trò chơi trong hội chợ. Chi phí nhân sự có thể tính theo số lượng nhân viên, mức lương, và thời gian làm việc tại triển lãm. Ngoài ra, bạn cần tính thêm chi phí cho các khoản như ăn uống, đi lại và các phúc lợi khác trong suốt sự kiện.
Chi phí họp báo, truyền thông trước, trong, sau sự kiện
Chi phí họp báo và truyền thông là khoản đầu tư quan trọng giúp quảng bá gian hàng và nâng cao nhận thức về thương hiệu trước, trong và sau sự kiện triển lãm. Đây là các hoạt động nhằm thu hút sự chú ý của báo chí, đối tác và khách hàng tiềm năng.
Chi phí họp báo bao gồm việc tổ chức các buổi gặp gỡ với báo chí, truyền thông, và các sự kiện giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Mục tiêu là tạo ra sự chú ý và truyền tải thông tin về sự kiện triển lãm đến đông đảo công chúng.
Chi phí truyền thông bao gồm các chiến dịch quảng cáo, bài viết PR, và các hoạt động marketing trước, trong và sau sự kiện để duy trì sự quan tâm và kết nối với khách hàng. Các kênh truyền thông có thể bao gồm báo chí, mạng xã hội, email marketing và website của công ty.
Một số chi phí tham gia hội chợ triển lãm không cố định khác
Ngoài những chi phí cố định trên, doanh nghiệp còn phải lưu ý đến một số chi phí không cố định khác khi tham gia hội chợ triển lãm. Những chi phí này thường phát sinh tùy theo tình huống cụ thể và yêu cầu của mỗi sự kiện:
Chi phí bảo trì và sửa chữa: Trong trường hợp gian hàng hoặc sản phẩm trưng bày gặp sự cố, bạn có thể cần chi trả cho các dịch vụ bảo trì hoặc sửa chữa trong suốt thời gian triển lãm.
Chi phí vận chuyển sản phẩm bổ sung: Nếu triển lãm kéo dài hoặc bạn cần bổ sung thêm hàng hóa sau khi đã tham gia, chi phí vận chuyển sản phẩm bổ sung có thể phát sinh.
Chi phí kết nối và gặp gỡ đối tác: Những cuộc gặp gỡ, hội thảo hay các hoạt động kết nối với đối tác cũng có thể yêu cầu một khoản chi phí không cố định, như phí tham gia sự kiện hoặc tổ chức các buổi trao đổi đặc biệt.
Chi phí đào tạo nhân viên: Nếu bạn cần huấn luyện nhân viên về cách tiếp cận và giao tiếp với khách hàng tại triển lãm, có thể sẽ cần chi phí cho các khóa đào tạo ngắn hạn.
Các khoản chi phí này có thể thay đổi tùy theo quy mô và yêu cầu cụ thể của mỗi sự kiện, vì vậy doanh nghiệp cần dự phòng ngân sách linh hoạt để đảm bảo sự chuẩn bị hoàn hảo cho triển lãm.
HCMC Events – Đơn vị tối ưu chi phí tham gia hội chợ triển lãm
HCMC Events là đơn vị chuyên tổ chức hội chợ triển lãm trọn gói tại TPHCM, mang lại giá trị lớn cho các doanh nghiệp khi tham gia các sự kiện quan trọng này.
Tại sao chọn HCMC Events?
Tối ưu chi phí mọi khoản đầu tư: HCMC Events giúp doanh nghiệp tính toán chi phí hợp lý từ việc thuê gian hàng, thiết kế gian hàng, chi phí điện năng, bảo hiểm đến chi phí nhân sự, vận chuyển, giúp bạn có một chiến lược chi phí rõ ràng, minh bạch.
Giải pháp toàn diện: Chúng tôi cung cấp các dịch vụ trọn gót: lựa chọn địa điểm, thiết kế gian hàng, truyền thông quảng bá, quản lý sự kiện, hỗ trợ nhân sự….
Kinh nghiệm hợp tác cùng các hội chợ triển lãm lớn: Kinh nghiệm thực chiến không chỉ là lý thuyết hay các chiến lược được áp dụng qua sách vở, mà là những bài học, những tình huống thực tế đã được rút ra từ nhiều năm tổ chức và tham gia các hội chợ triển lãm quy mô lớn. Và HCMC Events chính là đơn vị sở hữu chìa khóa này.
HCMC Events cam kết mang đến một dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm tối ưu về chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng và hiệu quả cao nhất. Hãy để chúng tôi giúp bạn tiết kiệm chi phí và nâng cao giá trị thương hiệu trong các sự kiện triển lãm quan trọng!
——————————————————————
CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS
Address: Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
Hotline: 0913 199 866 – 0989 496 239
Website: hcmcevents.com
Email: info@hcmcevents.com
