Cần chuẩn bị những gì để sự kiện diễn ra thành công?

Để tổ chức một sự kiện trọn vẹn đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức. Mọi thứ đều phải lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy mô tổ chức chặt chẽ để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Nếu như bạn vẫn chưa biết làm thế nào để tổ chức thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cần chuẩn bị những gì cho một sự kiện hoàn chỉnh.

Chị Nga – Vietcombank tâm sự: “Tôi rất hài lòng khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại HCMC Events. Chu đáo chuẩn bị từng khâu từ lúc lên ý tưởng, kịch bản cho đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc. Nhân viên luôn hỗ trợ mọi lúc, rất nhiệt tình và tận tâm.”

Những điều cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện ấn tượng, thu hút

Một sự kiện thành công mang dấu ấn riêng của thương hiệu sẽ tạo ấn tượng tốt trong lòng đối tác và khách hàng. Bên cạnh đó còn được quảng bá mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông. Chính vì thế bạn nên đầu tư thật kỹ lưỡng và chỉnh chu từng hạng mục. Những việc cần chuẩn bị trước khi tổ chức sự kiện gồm:

Địa điểm tổ chức sự kiện

Yếu tố đầu tiên để bạn lên kế hoạch cho toàn bộ các khâu tổ chức sau này là chọn địa điểm tổ chức. Khi xác định được địa điểm bạn mới có thể lên kế hoạch chi tiết, quy mô sự kiện, số lượng khách mời tham dự và các hạng mục liên quan. Vì vậy, trước khi có dự định tổ chức sự kiện, bạn nên xác định được địa địa tổ chức phù hợp với nhu cầu của bạn

Chốt số lượng khách mời tham dự – thiết kế thư mời

Bước tiếp theo sau khi đã chốt được địa điểm đó là chốt danh sách khách mời dự tiệc để tiến hành thiết kế thư mời. Thường thì thư mời sẽ được thiết kế và gửi cho khách mời trước khi sự kiện diễn ra từ 1-2 tháng để cho khách mời chủ động sắp xếp thời gian trước.

Nếu như bạn lo lắng về phần thiết kế thư mời làm sao cho độc đáo và thu hút thì có thể tìm đến những đơn vị tổ chức sự kiện. Sẽ có rất nhiều mẫu thiệp cho bạn lựa chọn hoặc thiết kế riêng theo nhu cầu của bạn.

Thuê trang thiết bị

• Nhà bạt sự kiện: Nếu như bạn tổ chức sự kiện ngoài trời thì bạn phải tìm một đơn vị uy tín để thuê nhà bạt phù hợp với quy mô tổ chức. Còn nếu như địa điểm tổ chức sự kiện của bạn ở trong nhà hàng, trung tâm hội nghị thì bạn có thể bỏ qua bước này.
• Cổng chào cho sự kiện: Những loại cổng chào phổ biến như cổng hơi, cổng bóng, rối hơi, mascot,… Tùy vào sự kiện của bạn để chọn loại cổng phù hợp và tạo điểm nhấn riêng.
• Sân khấu: Đơn vị cung cấp sự kiện sẽ tư vấn cho bạn nên dùng sân khấu có kích thước phù hợp với quy mô cũng như địa hình của sự kiện. Ngoài ra còn có dịch vụ hỗ trợ thiết kế backdrop, phông sân khấu hoặc trang trí sân khấu. Bạn chỉ cần nói ra ý tưởng của mình, bên tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ làm cho sự kiện của bạn thêm phần sang trọng.
• Âm thanh – Ánh sáng: Công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa vào nội dung chương trình, số lượng khách mời để bố trí âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp nhất. Đảm bảo chất lượng trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.

Bàn ghế sự kiện

Bạn sẽ cung cấp những thông tin như số lượng khách mời và vị trí ngồi, bên đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tư vấn số lượng bàn ghế cũng như màu sắc của bọc ghế và khăn trải bàn hợp với chủ đề sự kiện.

Trang trí sự kiện

Đầu tư cho việc trang trí sự kiện sẽ tạo ấn tượng đầu tiên và thu hút  khách mời tham dự. Nên chọn gam màu chủ đạo phù hợp với chủ đề của sự kiện để thể hiện được sự sang trọng nhưng vẫn không kém phần độc đáo.

Nhân sự sự kiện

• MC Sự Kiện: Là người thổi hồn cho sự kiện, bạn nên chú trọng lựa chọn MC có chuyên môn, ngoại hình thu hút, giọng nói lưu loát để truyền đạt tất cả những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi đến khách mời tham dự.
• Các tiết mục bắt đầu sự kiện: Các tiết mục như nhảy – múa, múa lân, ca sĩ,… Bạn nên dựa vào ngân sách và mục đích tổ chức để đưa ra những sự lựa chọn phù hợp với sự kiện.
• Nhân viên lễ tân: Hỗ trợ việc đón khách và hướng dẫn chỗ ngồi cho khách mời. Góp phần làm sự kiện chuyên nghiệp và sang trọng hơn.

Tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí tiết kiệm 

Khi đến với HCMC Events, quý khách sẽ hoàn toàn yên tâm từ chất lượng dịch vụ cho đến giá cả. Với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, chúng tôi luôn cố gắng mang lại cho khách hàng sự hài lòng, đưa ra những phương tối ưu nhất giúp đáp ứng mọi nhu cầu khách hàng.

Những hạng mục tổ chức sự kiện trọn gói của chúng tôi gồm:

• Cung cấp nhà bạt, sân khấu
• Cung cấp cổng sự kiện: Cổng hơi, cổng hoa, cổng bóng,…
• Các thiết bị dùng cho sự kiện 
• Cung cấp bàn, ghế
• Trang trí sự kiện
• Tiệc ngọt, tiệc trà,…
• Cung cấp nhân sự: MC, PG, KOLs, ban nhạc,…

Bên cạnh đó còn có rất nhiều gói ưu đãi dành cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ, giúp tiết kiệm kinh phí tổ chức nhưng vẫn đem lại một sự kiện hoành tráng thể hiện sự chuyên nghiệp và ấn tượng.