Cách viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp ấn tượng nhất

Việc viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp không chỉ giới hạn ở việc truyền đạt thông tin căn bản về sự kiện, mà còn là nghệ thuật thể hiện ấn tượng tốt đầu tiên đối với người nhận thư. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách viết thư mời dự sự kiện sao cho chuyên nghiệp và hấp dẫn nhất. Cùng tham khảo ngay cùng HCMC Events để sự kiện của bạn được diễn ra trọn vẹn và thành công nhé!

Thư Mời Tham Dự Sự Kiện Là Gì?

Thư mời tham dự sự kiện là một thông báo, lời nhắn thường được sử dụng bởi các cá nhân, tổ chức mong muốn mời gọi các đối tượng tham gia vào một sự kiện cụ thể. Thông qua thư mời này, các cá nhân, đơn vị có thể truyền đạt thông tin chi tiết về sự kiện như thông tin về địa điểm, ngày giờ tổ chức, ý nghĩa của sự kiện hay những lợi ích mà khách mời có thể nhận được khi tham gia. Bên cạnh đó, thư mời tham dự sự kiện có thể bao gồm hướng dẫn đăng ký hoặc xác nhận sự tham gia, cũng như các yêu cầu đặc biệt đối với người nhận, chẳng hạn như việc tuân thủ trang phục đặc biệt, mang theo một món quà hay các yêu cầu khác.

Khi Nào Cần Viết Thư Mời Tham Gia Sự Kiện?

Không chỉ đơn thuần là thông báo thông tin, thư mời tham gia sự kiện còn là biểu hiện cho sự chuyên nghiệp và kính trọng mà người tổ chức dành cho người nhận. Thông thường, loại thư này thường được áp dụng trong các trường hợp như: 

• Hội nghị và Hội thảo: Khi sự kiện có tính quan trọng đặc biệt như các hội nghị, hội thảo, lễ kỷ niệm,…thường được tổ chức với sự tham gia của những chuyên gia trong lĩnh vực, những người có quan tâm đặc biệt đến chủ đề được thảo luận, hoặc những khách hàng mục tiêu.
• Sự kiện gặp mặt giữa các Doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp muốn mời gọi các đối tác chiến lược, đối tác kinh doanh quan trọng, hoặc những cá nhân có ảnh hưởng để tham gia sự kiện của công ty.
• Sự kiện mở cửa cho công chúng: Việc gửi thư mời tham dự sự kiện là một cách tốt để tạo sự hiểu biết và tăng cường sự tham gia từ cộng đồng. Điều này rất quan trọng nhất là trong các show trình diễn âm nhạc, triển lãm, liên hoan phim,…thường yêu cầu gửi thư mời để mời công chúng tham dự.
• Họp mặt cộng đồng: Đối với các sự kiện như họp mặt cộng đồng, buổi gặp gỡ, hoặc các hoạt động từ thiện, việc có thư mời tham dự sự kiện giúp thông báo rõ ràng và kêu gọi sự tham gia tích cực từ các thành viên của cộng đồng đó.

Hướng dẫn cách viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp

Mỗi loại sự kiện lại có một yêu cầu riêng về phong cách và nội dung của thư mời tham dự sự kiện để tạo ra một ấn tượng chuyên nghiệp và lịch sự, làm nổi bật được giá trị và sự quan trọng của sự kiện đó trong tâm trí người nhận.

Về cấu trúc của thư mời

Khi viết thư mời tham dự sự kiện, bạn cần đảm bảo thư có 4 phần chính như:

• Tiêu đề thư: Nên viết cụ thể ngắn gọn, cụ thể và thể hiện rõ mục đích của thư. Có thể là tên sự kiện hoặc một câu mời ngắn như:
  “Mời tham gia [Tên Sự kiện]!”
  [Tên sự kiện] – Cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng
  [Tên sự kiện] – Tìm hiểu về xu hướng mới nhất trong [lĩnh vực]
• Giới thiệu: Nên bắt đầu bằng cách gọi tên khách mời để tạo sự liên kết, trong đó có chứa lời mở đầu hoặc chào mừng gần gũi, thân thiện.
• Nội dung thư mời tham dự sự kiện: Đây là phần quan trọng nhất của thư vì cung cấp thông tin chi tiết về sự kiện như ngày, giờ, địa điểm, chủ đề, hay những hướng dẫn về việc đăng ký hoặc các yêu cầu đặc biệt khác để chuẩn bị cho sự kiện.
• Kết thúc thư và chữ ký: Cuối cùng, thư mời được kết thúc bằng lời cảm ơn chân thành hoặc kêu gọi hành động, khuyến khích người nhận đăng ký hoặc xác nhận sự tham dự. Sau đó là chữ ký của người gửi, thường là người đại diện của tập thể, tạo ra sự uy tín và chấp nhận từ phía người nhận.

Các chi tiết quan trọng trong thư

Khi viết thư mời tham gia sự kiện, cần có những chi tiết quan trọng liên quan đến sự kiện sắp tổ chức như địa điểm, thời gian, chủ đề, lợi ích cho người tham dự, cách đăng ký hoặc xác nhận tham gia. Sắp xếp thông tin đó một cách rõ ràng và dễ hiểu đóng vai trò rất quan trọng trong việc tạo được một thư mời thân thiện, hấp dẫn và thuyết phục hơn để khách mời đến với sự kiện của bạn.

Cách xưng hô trong thư mời tham dự sự kiện

Bên cạnh đó, để bày tỏ sự tôn trọng đối với người nhận, cách xưng hô cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng mà bạn nên chú ý trong cách viết thư mời tham gia sự kiện. Đối với những sự kiện trang trọng, cần sử dụng các xưng hô như “Ông,” “Bà, hoặc gọi theo tên chức vụ, danh hiệu của khách mời như “Giáo sư”, “Tiến sĩ”,…Còn nếu gửi thư mời tham dự sự kiện cho một nhóm đối tượng, bạn có thể xưng hô “Quý khách” hoặc “Mọi người”, tùy theo từng tính chất sự kiện sao cho phù hợp và thân thiện. 

Một Số Mẫu Thư Mời Tham Dự Sự Kiện Phổ Biến

Mẫu 1: Thư mời hội nghị kinh doanh

Thư Mời Hội Nghị Kinh Doanh Quốc Tế – [Tên Địa Điểm]

Kính gửi [Tên Người nhận],

Chúng tôi vinh dự và hân hạnh mời Ông/Bà tham gia Hội nghị Kinh doanh Quốc tế – [Tên Sự kiện], sẽ diễn ra vào ngày [Ngày] tại [Địa điểm].

Hội nghị sẽ tập trung chủ đề quan trọng về [Chủ đề], mang đến cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ, trao đổi thông tin và học hỏi từ những chuyên gia hàng đầu trong ngành. Sự hiện diện của bạn không chỉ là sự đóng góp quan trọng mà còn là nguồn động viên quý báu cho sự thành công của sự kiện và phát triển kinh doanh.

Để xác nhận sự tham gia, vui lòng truy cập [Liên kết đăng ký] hoặc liên hệ với chúng tôi qua email [Email] trước ngày [Ngày hết hạn].

Chúng tôi rất mong được đón tiếp bạn tại [Tên Sự kiện] và chia sẻ những trải nghiệm, kiến thức quý báu cùng với cộng đồng kinh doanh đẳng cấp.

Trân trọng,

[Tên Người Gửi]

[Chức Vụ]

[Thông Tin Liên Hệ]

Mẫu 2: Thư mời thư mời tham dự sự kiện Gala Dinner

Thư Mời Tham Dự Gala Dinner – [Tên Sự Kiện]

Kính gửi [Tên Người nhận],

Chúng tôi rất hân hạnh mời bạn tham gia Dự Tiệc Gala Dinner tại sự kiện đặc biệt – [Tên Sự Kiện], diễn ra vào ngày [Ngày] tại [Địa Điểm].

Gala Dinner này không chỉ là dịp để chúng ta sum vầy trong không khí trang trí lộng lẫy, mà còn là cơ hội để chúng ta cùng nhau tận hưởng bữa tối ngon miệng và tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ.

Chi Tiết Sự Kiện:

Ngày: [Ngày]

Thời Gian: [Thời Gian]

Địa Điểm: [Địa Điểm]

Chúng tôi tin rằng sự hiện diện của bạn sẽ là mảnh ghép không thể thiếu sự kiện để  tạo nên một buổi tối tràn đầy niềm vui và ấm cúng.

Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách truy cập [Liên Kết Đăng Ký] hoặc liên hệ qua email [Email] trước ngày [Ngày Hết Hạn].

Chúng tôi mong được chào đón bạn tại Dự Tiệc Gala Dinner – [Tên Sự Kiện], nơi chúng ta có cơ hội tận hưởng niềm vui và sự sang trọng.

Trân trọng,

[Tên Người Gửi]

[Chức Vụ]

[Thông Tin Liên Hệ]

Cách gửi thư mời sự kiện và một số lưu ý

Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc gửi thư mời tham dự sự kiện không chỉ quan trọng ở nội dung mà còn yêu cầu thời gian gửi phù hợp. Bạn nên gửi thư mời từ 4 đến 6 tuần trước khi diễn ra sự kiện để có thể linh hoạt điều chỉnh lịch trình, thậm chí có thể thông báo trước vài tháng đối với các sự kiện lớn. Trong trường hợp không nhận được phản hồi, việc đặt một khoảng thời gian hợp lý trước khi gửi thư nhắc nhở là quan trọng. Thư nhắc nhở chỉ nên sử dụng những ngôn từ lịch sự, thông báo lại thông tin về sự kiện và cung cấp lại liên kết đăng ký hoặc thông tin liên hệ cho người nhận, tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham dự và thành công của sự kiện.

Hy vọng với hướng dẫn trong bài viết trên, HCMC Events đã giúp bạn dễ dàng hơn trong việc viết thư mời tham dự sự kiện, tạo ấn tượng tốt với người nhận thư. Chúc cho mọi sự kiện của bạn luôn suôn sẻ và thành công rực rỡ!

Nếu có nhu cầu về thiết kế thiệp, thư mời sự kiện hoặc bạn đang cần một chuyên gia tổ chức uy tín thì đừng ngần ngại mà liên hệ qua số Hotline 0913 199 866 – 0989 496 239 để được hỗ trợ hoặc tham khảo thêm dịch vụ bên Website https://hcmcevents.com/ để biết thêm thông tin chi tiết

Thông tin liên hệ 

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

Tel: 0989.496.239 – 0913.199.866

Website: https://hcmcevents.com/

Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com

Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM