Cách viết thư mời tham dự sự kiện ấn tượng có kèm mẫu tham khảo 

Gửi thư mời tham dự sự kiện không chỉ để thông báo đến khách mời những nội dung quan trọng của chương trình như địa điểm, thời gian, dresscode,… mà còn là cách thể hiện tính chuyên nghiệp và chân thành của đơn vị tổ chức. Cùng HCMC Events tham khảo những mẫu thư mời ấn tượng ngay dưới bài viết sau đây. 

Thư mời tham dự sự kiện là gì? 

Đây là một văn bản gửi đến cá nhân hoặc tổ chức nào đó để thông báo và mời họ đến tham dự chương trình. Một chiếc thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp phải bao gồm đầy đủ các thông tin như địa điểm, thời gian tổ chức, thông tin đơn vị chủ trì. Ngoài ra, trên thư mời có thể đính kèm theo quy định về trang phục (nếu có), sơ đồ chỗ ngồi, timeline chương trình,… Thư mời phải được đầu tư thiết kế trang trọng, hiện đại, có sự đồng nhất với chủ đề sự kiện để gây ấn tượng mạnh với khách mời, đồng thời gián tiếp hỗ trợ truyền thông cho chương trình. 

Vì sao nên đầu tư cho thư mời tham dự sự kiện?

Như đã chia sẻ phía trên, thư mời tham dự sự kiện không chỉ là công cụ thông báo thông tin chính thức mà còn ảnh hưởng rất lớn đến việc tạo dấu ấn trong lòng khách mời. Cùng HCMC Events điểm qua một vài lý do vì sao nên đầu tư một tấm thư mời chỉnh chu, chuyên nghiệp nhé! 

• Thư mời là công cụ tạo sự thu hút mọi người tham dự chương trình, ảnh hưởng không nhỏ đến quyết định tham dự hay không của khách. 
• Bày tỏ chân tình và sự tôn trọng của chủ tiệc đối với khách mời. 
• Phương tiện chính thức truyền tải thông tin về event như địa điểm, thời gian và các quy định khác nếu có. 
• Tấm thiệp trang trọng cũng là cơ hội để doanh nghiệp gián tiếp quảng bá sản phẩm/ thương hiệu đến với công chúng. 

Những lý do nêu trên là cơ sở để doanh nghiệp thiết kế tấm thiệp mời sao cho thật ấn tượng, độc đáo và lồng ghép khéo léo thông điệp muốn truyền tải. Điều này sẽ tạo được thiện cảm lớn với khách mời, từ đó tăng khả năng tham dự của họ. 

Hướng dẫn cách viết thư mời tham dự sự kiện đầy đủ và đơn giản nhất 

Hiện nay, có hai hình thức để gửi thư tham dự sự kiện đến khách mời là gửi tận tay hoặc thông qua các phương tiện truyền thông như Email, Facebook, Zalo,… Dưới đây là quy trình 5 bước để tạo ra một tấm thiệp mời vừa ấn tượng vừa đầy đủ nội dung. 

Xác định nội dung thư mời 

Nội dung cốt lõi của thiệp phải bao gồm đầy đủ các thông tin dưới đây. Lưu ý, các thông tin cần được trình bày ngắn gọn, súc tích để người nhận nắm bắt chính xác mục đích của chương trình. 

• Tên tổ chức/ cá nhân được mời
• Tên tổ chức / cá nhân mời 
• Mục đích sự kiện 
• Thời gian – địa điểm tổ chức
• Timeline chương trình
• Lời cảm ơn tham dự
• Thời gian xác nhận tham dự (nếu có)
• Người đại diện sự kiện ký tên

Xác định đối tượng nhận thư mời

Đối tượng khách mời được xác định dựa trên mục đích của chương trình. Nếu là sự kiện cá nhân, quy mô nhỏ thì khách mời thường là bạn bè và người thân của chủ tiệc. Các sự kiện nội bộ công ty thì đối tượng sẽ là nhân viên. Còn với những event doanh nghiệp có quy mô lớn hơn thì khách mời sẽ là đối tác, khách hàng thân thiết, chính quyền địa phương và những người liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. 

Để tránh thiếu sót, bạn nên lập sẵn danh sách cụ thể theo số lượng dự tính. Bảng danh sách này sẽ bao gồm tên, chức vụ, đơn vị công tác để tránh trường hợp trùng tên cũng như dễ dàng khi viết thư mời sự kiện. 

Thiết kế thư mời thu hút và nổi bật 

Điều quan trọng cần lưu ý khi thiết kế thư mời tham dự sự kiện là phải có sự đồng bộ với chương trình. Đây là cách để tạo ấn tượng với khách mời cũng như thể hiện sự chỉnh chu của sự kiện. Ngoài nội dung cốt lõi, bạn có thể chèn thêm logo công ty hoặc logo nhãn hàng tài trợ, đối tác,.. 

Một mẹo nhỏ hữu ích cho những ai có ít kinh nghiệm tổ chức sự kiện là luôn làm hai mẫu thiệp mời. Một để phục vụ cho việc in ấn (dành cho hình thức gửi trực tiếp), một thư gửi online để phòng trường hợp một số khách mời ở xa không thể trao tận tay. Khi thiết kế thư mời trực tiếp, bạn nên lưu ý về kích thước và màu chủ đạo để tránh mất nhiều thời gian chỉnh sửa. 

Lựa chọn phương thức gửi thư

Như đã biết, có hai phương thức để gửi thiệp mời sự kiện là offline (trực tiếp) và online (thông qua các kênh truyền thông). Thông thường, phương thức gửi tận tay sẽ được ưu tiên sử dụng hơn bởi thể hiện sự tôn trọng cũng như mong muốn khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. Trong tình huống không thể trao tận tay, thư mời trực tuyến là một sự thay thế hợp lý. Tuy nhiên bạn cũng nên có vài dòng nhắn nhủ với khách mời lý do không thể gửi trực tiếp để thể hiện sự chuyên nghiệp và chân thành. 

Kiểm tra trước khi gửi 

Trước khi in ấn hoặc gửi online, bạn nên kiểm tra một lần nữa để chắc chắn đã đầy đủ các thông tin cần thiết. Đây là bước cuối cùng đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trước thềm sự kiện. 

Tham khảo những mẫu thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp, sáng tạo 

Nếu vẫn chưa có ý tưởng nào cho một mẫu thiệp mời ấn tượng, bạn có thể tham khảo ngay những gợi ý dưới đây của HCMC Events để chọn được thiết kế ưng ý nhất nhé!

Dành cho hội thảo

Vì tính chất của những buổi hội thảo khá trang nghiệm nên thư mời nên được thiết kế đơn giản, có đầy đủ thông tin quan trọng như địa điểm, thời gian diễn ra, timeline chương trình,… là được. 

Dành cho sự kiện khai trương cửa hàng, ra mắt sản phẩm

Ngoài những thông tin cơ bản, thư mời khai trương cửa hàng, ra mắt sản phẩm thường được thiết kế mang đậm màu sắc thương hiệu. Chú trọng tính đơn giản và sang trọng. 

Dành cho tri ân khách hàng

Thiệp mời sự kiện tri ân khách hàng phải đảm bảo hai tiêu chí là đầy đủ nội dung và thể hiện sự chân thành. Với loại thư này, bạn nên gửi kèm sơ đồ chỗ ngồi hoặc bản đồ hướng dẫn đường đi,… để thể hiện sự đón tiếp chu đáo nhất. 

Dành cho tiệc gala dinner

Thiệp mời dành cho các buổi tiệc gala dinner của doanh nghiệp thường được thiết kế hoành tráng với đầy đủ các nội dung như tên đơn vị tổ chức, timeline chương trình, tên khách mời,…

Dành cho tiệc sinh nhật

Tiệc sinh nhật là dạng sự kiện kỷ niệm ngày sinh của cá nhân hoặc ngày thành lập của tổ chức. Vì vậy nên được thiết kế sau cho thể hiện được dấu ấn cá nhân mà vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.

Dành cho đám cưới

Tương tự như tiệc sinh nhật, thư mời đám cưới cũng được thiết kế theo ý muốn của chủ tiệc với đầy đủ thông tin như gia đinh hai bên, địa điểm, thời gian tổ chức,… Thiệp đám cưới thường được đầu tư chỉn chu và cầu kỳ hơn bởi đây là dịp trọng đại của các cặp đôi. 

Nhìn chung, hầu hết các thư mời tham dự sự kiện đều phải bao hàm đầy đủ các thông tin cơ bản về chương trình. Tùy vào quy mô và tính chất chương trình mà tấm thiệp mời có thể được thiết kế cầu kỳ, sang trọng hay đơn giản, thân mật. Hy vọng những chia sẻ trên đây của HCMC Events đã tiếp thêm ý tưởng để bạn có một tấm thiệp thật ấn tượng, tăng tỷ lệ tham dự của khách mời. 

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM