Cách tính Layout để sắp xếp bàn ghế trong sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào thì layout để sắp xếp bàn ghế cũng đóng vai trò quan trọng để tạo nên một không gian thuận tiện cho người tham dự. Với những kiểu sắp xếp bàn ghế đa dạng như hình chữ U, hình chữ T, chữ V, tròn, ,… tổ chức sự kiện có thể linh hoạt tạo ra không gian phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng buổi hội nghị hay họp mặt. Nắm vững các layout sắp xếp bàn ghế giúp tăng cường tính tương tác và sự thoải mái cho các vị khách, từ đó tạo ra trải nghiệm sự kiện tốt nhất có thể. Hãy cũng HCMC Events tìm hiểu kĩ hơn những kiểu bố trí bàn ghế trong sự kiện phổ biến qua bài viết này nhé!

Kết cấu layout để sắp xếp bàn ghế trong sự kiện

Việc sắp xếp bàn ghế trong một sự kiện không chỉ ảnh hưởng đến không gian mà còn tác động lớn đến sự thoải mái và trải nghiệm của người tham dự. Dưới đây là kết cấu layout chi tiết được chia thành 5 vùng:

(1) Hậu đài

Khu vực hậu đài đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các hoạt động diễn ra trên sân khấu. Đây là nơi dành cho ca sĩ, nghệ sĩ, hoặc đội ngũ hậu cần di chuyển qua lại giữa hai bên cánh sân khấu. Để đảm bảo sự thuận tiện và an toàn, khoảng cách lý tưởng cho khu vực này nên là 3m. Điều này giúp tránh tình trạng chật chội và đảm bảo có đủ không gian cho các hoạt động cần thiết.

(2) Truss LED

Khi setup màn hình LED sử dụng hệ thống truss, việc đảm bảo khoảng cách tối thiểu từ phía sau màn hình đến vách tường là rất quan trọng. Khoảng cách này nên là 2m để tạo điều kiện cho hệ khung và chân choãi dựng khung của màn hình có chỗ đứng vững chắc. Đặc biệt, không nên dựng truss sát vách tường để tránh rủi ro về an toàn.

(3) Sân khấu

Chiều sâu của sân khấu là yếu tố quyết định không gian biểu diễn và cách trình bày của sự kiện. Thông thường, chiều sâu tiêu chuẩn của sân khấu là 4m. Tuy nhiên, thông số này có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của sự kiện và kích thước của địa điểm tổ chức.

(4) Khoảng cách từ bàn/ghế đầu tiên đến sân khấu

Để tạo không gian thoải mái cho người tham dự và đảm bảo tầm nhìn tốt nhất, khoảng cách từ bàn hoặc hàng ghế đầu tiên đến sân khấu nên là 2.5m. Khoảng cách này giúp người tham dự không cảm thấy quá gần sân khấu, đồng thời tạo ra lối đi thuận tiện giữa các khu vực.

(5) Khu vực người tham dự (xếp bàn/ghế)

Khu vực dành cho người tham dự cần được sắp xếp sao cho tối ưu hóa không gian và tạo sự thoải mái cho mọi người. Bàn ghế nên được xếp gọn gàng, có lối đi rõ ràng để dễ dàng di chuyển. Bố trí hợp lý giúp tăng tính thẩm mỹ và hiệu quả của sự kiện.

Hướng dẫn tính layout sự kiện

Khi tính toán layout cho một sự kiện, không chỉ cần xem xét về khả năng tận dụng không gian mà còn cần quan tâm đến các yếu tố khác như sân khấu, màn hình LED, và hậu đài. Dưới đây là hướng dẫn cơ bản về cách tính layout sự kiện:

• Xác định các yếu tố cần thiết: Đầu tiên cần xác định những yếu tố cần thiết cho sự kiện như sân khấu, màn hình LED, hậu đài và khoảng cách từ bàn đầu tiên đến sân khấu.
• Trừ các khoảng cách: Sau đó thì trừ các khoảng cách này ra khỏi chiều dài hoặc chiều rộng của không gian tổ chức sự kiện.
• Tính toán khoảng cách còn lại: Sau khi trừ đi các khoảng cách sẽ thu được khoảng cách còn lại của không gian dành cho khách mời.
• Xác định sức chứa: Dựa vào khoảng cách còn lại có thể xác định được số lượng bàn, ghế cần setup và sức chứa cho bao nhiêu người tham dự sự kiện.
• Điều chỉnh theo từng loại địa điểm: Tùy thuộc vào từng loại địa điểm, các thông số có thể thay đổi khác nhau, vì vậy doanh nghiệp và các tổ chức cần điều chỉnh layout dựa trên các yếu tố cụ thể của địa điểm.

Thông qua việc tính toán layout sự kiện một cách tỉ mỉ và chính xác có thể giúp tối ưu hóa không gian và tạo ra một sự kiện thành công, thoải mái và tiện lợi cho tất cả các bên tham dự.

Một số kiểu sắp xếp bàn ghế

Khi tổ chức sự kiện, cách sắp xếp bàn ghế đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra không gian thoải mái và thuận tiện cho khách mời. Việc lựa chọn kiểu sắp xếp phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa không gian mà còn tạo nên bầu không khí phù hợp với chủ đề và mục đích của sự kiện. Dưới đây là một số kiểu sắp xếp bàn ghế phổ biến để bạn tham khảo:

Kiểu lớp học

Đây là kiểu sắp xếp thích hợp cho các sự kiện kéo dài mà người tham gia cần sử dụng laptop hoặc sổ, bút để ghi chép.

Ưu điểm:

• Tầm nhìn rộng: Người diễn giả trên sân khấu có thể nhìn thấy tổng quan tất cả người tham dự. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự tương tác và giao tiếp giữa người diễn giả và khán giả.
• Không gian cá nhân: Mỗi người tham dự có không gian riêng biệt để làm việc và ghi chép mà không bị cản trở bởi người khác.

Nhược điểm:

• Tương tác hạn chế: Khả năng tương tác không tốt vì tầm nhìn của những người ngồi ở phía sau bị giới hạn và có thể chỉ nhìn thấy lưng của những người ngồi phía trước. Điều này có thể làm giảm sự tương tác và kết nối giữa người tham dự.

Kiểu hội nghị, hội thảo hoặc kiểu chữ U, kiểu chữ V

Sắp xếp bàn ghế dạng chữ U hoặc chữ V là một lựa chọn thông minh cho các cuộc họp, hội nghị với số lượng người tham dự từ 25 đến 30 người. Kiểu sắp xếp này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự giao tiếp và kết nối giữa các thành viên mà còn giúp tập trung vào người diễn thuyết và nội dung trình bày. Tuy nhiên, doanh nghiệp lưu ý cần tránh áp dụng cho các sự kiện lớn hơn để tránh gây cản trở cho quá trình truyền đạt thông tin.

Kiểu bàn tròn

Sắp xếp bàn kiểu bàn tròn tiệc (Cabaret style) trở nên phổ biến trong tổ chức sự kiện hiện đại, mang lại sự độc đáo và sang trọng. Thay vì sử dụng kiểu sắp xếp truyền thống, các nhà tổ chức sự kiện ngày nay thường lựa chọn cách bố trí này để tạo điểm nhấn và tạo ra một không gian độc đáo cho các buổi hội nghị, hội thảo. Việc sắp xếp theo kiểu này không chỉ tạo ra một không gian tương tác tích cực giữa các khách mời ngồi cùng bàn mà còn tạo ra sự thu hút đối với sân khấu hoặc bục diễn thuyết. Đồng thời, việc sử dụng kiểu bàn tròn tiệc cũng góp phần tăng sự chuyên nghiệp cho sự kiện.

Kiểu nhà hát

Sắp xếp bàn ghế kiểu nhà hát (Theatre style) là một trong những kiểu bố trí phổ biến và linh hoạt cho các sự kiện không ăn uống hoặc phải ghi chép gì vì nó không có bàn kèm theo. Trong kiểu sắp xếp này thì các hàng ghế được xếp theo hình bán nguyệt, hình tròn hoặc hàng ngang với tầm nhìn hướng về tiêu điểm của sự kiện.

Quan trọng nhất, việc sắp xếp các ghế cần tuân thủ nguyên tắc so le để mỗi người ngồi có thể thoải mái và không bị vướng tầm nhìn. Đồng thời, tổ chức cần để khoảng cách đủ lớn giữa các hàng ghế để tạo lối đi thuận tiện cho người tham dự. Một lối đi rộng khoảng 1m giữa các khu vực sắp xếp là lựa chọn lý tưởng, và nếu có thêm không gian có thể tạo ra 2 – 3 lối đi để tăng tính tiện lợi và linh hoạt cho người tham dự.

Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa

Sắp xếp hình khối có khoảng trống ở giữa (Hollow, Complete circle, Octagon style) là một kiểu bố trí linh hoạt và thú vị cho các sự kiện hội nghị. Trong kiểu này, bàn và ghế được sắp xếp theo hình chữ nhật, hình bát giác hoặc hình tròn với một khoảng trống rộng ở giữa. Ghế được đặt xung quanh phía bên ngoài của bàn, tạo ra một không gian mở và thoáng đãng.

Kiểu sắp xếp Hollow thường được ưa chuộng cho các sự kiện hội nghị với quy mô lớn hơn so với các cuộc họp thông thường, với số lượng người tham dự từ 12 đến 30 người.

Đặc biệt, kiểu sắp xếp này thích hợp khi sự tương tác giữa các người tham dự là quan trọng và không có một nhà lãnh đạo hoặc diễn giả được chỉ định hoặc trình bày. Bố trí kiểu Hollow cung cấp không gian làm việc riêng cho mỗi người, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp và tương tác đồng thời cũng giúp sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả.

HCMC Events – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

HCMC Events tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị với đội ngũ chuyên nghiệp và sáng tạo. Chúng tôi cung cấp dịch vụ toàn diện, cam kết tư vấn nhiệt tình và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu khách hàng cho một hội nghị thành công. Chúng tôi cung cấp trang thiết bị hiện đại, kế hoạch rõ ràng, in ấn chất lượng, và đội ngũ kỹ thuật tận tâm. Đối tác thân thiết chúng tôi gồm Vietcombank, Honda, Dat xanh Group, FLC Group,…

Với kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi mong muốn trở thành đối tác tổ chức hội nghị đáng tin cậy của doanh nghiệp bạn. Đường dây nóng của chúng tôi luôn sẵn sàng để hỗ trợ và giải quyết mọi vấn đề của bạn một cách nhanh chóng và hiệu quả!

• Website: https://hcmcevents.com/
• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Address:
• Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.
• Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.

Trên đây là những thông tin để tính các kiểu layout sắp xếp bàn ghế thường sử dụng trong các sự kiện. Để sự kiện diễn ra thành công thì hãy để HCMC Events giúp doanh nghiệp bạn trong sự kiện sắp tới nhé!