Bí kíp tổ chức lễ hội âm nhạc ấn tượng

Ca nhạc hội là một trong những phương thức giúp thư giãn và giải trí được nhiều người quan tâm nhất hiện nay. Chính vì thế mà các chương trình, sự kiện ca nhạc ngày nay được thực hiện rất nhiều và phổ biến. Để cho sự kiện tạo được dấu ấn mạnh với người tham dự cần phải lên kế hoạch thực hiện một cách chi tiết và tỉ mỉ. Bài viết này, HCMC Events sẽ giúp bạn làm thế nào để tổ chức lễ hội âm nhạc thành công.

Chị Ngọc đại diện Dairy Group nhận xét:“Với sự hỗ trợ nhiệt tình và tận tâm của Quý công ty trong suốt quá trình sự kiện diễn ra từ khâu chuẩn bị, tiến hành cho đến khi kết thúc sự kiện. Sự kiện ca nhạc lần này được thực hiện vô cùng thành công và ấn tượng.”

Lễ hội âm nhạc là gì?

Đây là loại hình sự kiện cộng đồng với sự góp mặt của những màn trình diễn ca nhạc và vũ đạo đặc sắc được diễn ra theo chủ đề, dòng nhạc, nghệ sĩ hoặc theo ngày lễ…. Sự kiện thường được tổ chức ngoài trời, dựng rạp hoặc tại các nhà thi đấu. Tại đây, tập trung nhiều người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng đến cộng đồng làm thu hút đông đảo khán giả.

Lễ hội âm nhạc mang lại bầu không khí sôi động thu hút đông đảo khán giả — HCMC Events chuyên đảm nhận các gói sự kiện trọn gói hàng đầu Hồ Chí Minh

Lên kế hoạch tổ chức lễ hội âm nhạc như thế nào để thành công?

Để có được một chương trình ca nhạc ấn tượng đòi hỏi bạn cần phải có sự chuẩn bị chu đáo về ý tưởng,, xây dựng kịch bản và rất nhiều yếu tố khác. Để đảm bảo cho buổi đại nhạc hội được diễn ra thành công, hãy tham khảo các bước thực hiện sự kiện ở dưới đây.

1. Xác định loại hình sự kiện

Các loại hình sự kiện âm nhạc phổ biến như nhạc trẻ, nhạc trữ tình, cải lương, sự kiện nghệ thuật,… Mỗi loại hình sẽ có cách làm riêng, chính vì thế bạn cần xác định mục tiêu của sự kiện là gì để có thể lên kế hoạch chính xác nhất. Giúp tối ưu chi phí cũng như thời gian mà vẫn đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công.

2. Dự kiến ngân sách sự kiện

Việc dự kiến ngân sách thực hiện giúp bạn có thể xác định được quy mô và liệt kê những hạng mục chi tiêu cần thiết cho sự kiện. Dù quy mô nhỏ – vừa – hay lớn thì việc lập ra kế hoạch chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.

3. Xác định thời gian và địa điểm

Bạn nên ưu tiên lựa chọn những khung giờ thuận tiện cho khách mời tham dự. Thông thường các sự kiện ca nhạc hội lựa chọn vào các buổi tối cuối tuần để khách mời thư giãn và giải trí sau một tuần làm việc mệt mỏi. Cần xác định được ngày diễn ra sự kiện để hoàn thành các công tác chuẩn bị theo kịp tiến độ của dự án.

Tiếp theo đó, hạng mục chọn địa điểm cũng không kém phần quan trọng và nó chiếm khoảng 1/4 ngân sách. Những địa điểm thường được chọn để tổ chức lễ hội âm nhạc như sân vận động, bãi biển, nhà hát,… Nếu như bạn chọn địa điểm ngoài trời, hãy chuẩn bị một “kế hoạch B” phòng trường hợp sự kiện bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Nên sớm quyết định địa điểm thực hiện thì mới có thể tiến hành những hạng mục tiếp theo.

Lựa chọn địa điểm là bước vô cùng quan trọng khi lên kế hoạch — Xác định thời gian là hạng mục không thể thiếu

4. Xây dựng timeline và lên kịch bản cho chương trình

Sau khi hoàn thành các bước trên, việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là lên timeline và kịch bản cho các hạng mục còn lại. Timeline của một sự kiện thường sẽ được chia làm 3 phần chính: Khai mạc, chính lễ và bế mạc. Ở mỗi hạng mục, bạn nên lựa chọn những hoạt động thích hợp nhằm truyền tải thông điệp chính đến các khách mời tham gia sự kiện một cách tốt nhất.

Kịch bản cần phải bao quát toàn bộ các hoạt động của sự kiện. Lập ra kế hoạch chi tiết bao gồm nội dung chương trình diễn ra như thế nào, nhân sự phụ trách và thời gian từng hạng mục diễn ra, đạo cụ sử dụng… Nên đầu tư một kịch bản chỉnh chu và độc đáo để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, tạo ấn tượng tốt trong lòng khách mời.

Xây dựng timeline và lên kịch bản sẽ giúp chương trình diễn ra đúng mục tiêu đề ra — Đầu tư một kịch bản chi tiết, chỉnh chu sẽ tạo được dấu ấn tốt trong lòng khách mời

5. Triển khai sự kiện

Cần phải kiểm soát chặt chẽ, phân công các cá nhân chịu trách nhiệm cho từng hạng mục và nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng tiến độ. Ví dụ thiết kế và in ấn banner, xin cấp phép, trang trí sự kiện, setup các trang thiết bị, chuẩn bị quà lưu niệm,…. Để khách mời cảm nhận được sự chuyên nghiệp và đầu tư kỹ lưỡng cho sự kiện.

Đồng thời, bạn cũng nên chú trọng đến vấn đề quảng bá cho sự kiện. Ngoài các kế hoạch truyền thống như: dùng banner, tờ rơi,… Thì hình thức quảng bá thông qua mạng xã hội chính là công cụ được nhiều đơn vị lựa chọn nhằm mang lại những lợi ích, hiệu quả cao nhất cho sự kiện. Nhờ các hoạt động chụp ảnh check-in kèm hashtag của những khách mời tham dự sẽ giúp lan tỏa sự kiện đến với công chúng hơn, góp phần quan trọng tạo nên sự kiện thành công tốt đẹp.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ hội âm nhạc

Mặc dù sự kiện của bạn đã được chuẩn bị kỹ càng từ trước nhưng việc lưu ý một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sẽ không hề dư thừa.

Xác định đối tượng tham gia

Đối tượng tham gia sự kiện là các doanh nghiệp hoặc cá nhân mà đơn vị chủ trì muốn hướng đến. Việc xác định cụ thể đối tượng sẽ giúp cho công tác tổ chức và truyền tải thông điệp đến với người tham dự dễ dàng hơn.

Khách mời tham gia là nhân tố tạo nên sự thành công cho sự kiện — Lên danh sách khách mời cho sự kiện là hạng mục quan trọng

Quản lý rủi ro trong sự kiện

Rủi ro trong quá trình thực hiện sự kiện là điều không ai mong muốn nhưng cũng không thể đảm bảo sẽ tránh được hoàn toàn. Vì các chương trình thường được diễn ra theo hình thức trực tiếp, do đó những sự cố khi sự kiện diễn ra cần phải xử lý và khắc phục ngay lập tức.

Người điều hành sự kiện cần phải trang bị cho mình những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi sự kiện diễn ra là vô cùng cần thiết. Đồng thời đơn vị thực hiện cũng nên chuẩn bị những phương án dự phòng các trường hợp xấu có thể xảy ra để kịp thời ứng biến.

Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín

Ngày nay, với nhu cầu sự kiện ngày càng nhiều, tạo điều kiện cho các đơn vị cung cấp dịch vụ không ngừng mở rộng. Tuy nhiên, có quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện đôi khi cũng gây không ít khó khăn cho khách hàng. Bởi vì không biết nên chọn thương hiệu nào để đảm bảo chất lượng và uy tín.

Tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sự kiện với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động trên thị trường. HCMC Events luôn hiểu rõ bản thân cần phải làm gì để khiến khách hàng tin tưởng và hài lòng khi sử dụng dịch vụ. Với đội ngũ nhân sự có tác phong làm việc chuyên nghiệp, luôn sáng tạo những ý tưởng mới lạ và khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng.

HCMC Events là đơn vị có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện — Đội ngũ nhân sự trẻ trung, tác phong chuyên nghiệp và sáng tạo là thế mạnh của chúng tôi

Trên đây là những thông tin về cách tổ chức lễ hội âm nhạc sao cho thành công và ấn tượng. Hy vọng với những chia sẻ trên đây, bạn đã có thể thực hiện một chương trình đúng như mục tiêu đề ra. Ngoài ra, khi có nhu cầu thuê dịch vụ trọn gói, đừng quên liên hệ theo số Hotline 0939.311.911 – 0913.311.911 để nhận được sự tư vấn nhanh chóng và tận tình nhất đến từ HCMC Events.