Tầm quan trọng của dàn dựng trong tổ chức sự kiện

Việc dàn dựng trong tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và có tầm quan trọng đặc biệt góp phần tạo nên sự thành công cho chương trình. Đây được xem là giai đoạn mà mọi ý tưởng và kế hoạch thông qua quá trình chuẩn bị chu đáo kỹ lưỡng trở thành hiện thực. Một sự kiện hấp dẫn sáng tạo sẽ thu hút gây ấn tượng và tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách mời. Chính bởi hiểu được tầm quan trọng đó mà HCMC Events luôn quan tâm và đưa ra những bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, độc đáo mới lạ nhất cho các chương trình của quý doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu những thông tin về ý tưởng dàn dựng tổ chức cho sự kiện của khách hàng qua bài viết dưới đây nhé!

Dàn dựng sự kiện là gì?

Có thể hiểu đơn giản dàn dựng sự kiện là giai đoạn đầu tiên trong tổ chức sự kiện. Thực hiện các công việc như  lắp đặt, sắp xếp, điều chỉnh các yếu tố thiết bị, chuẩn bị các cơ sở vật chất hạ tầng nhằm phục vụ cho chương trình nhằm phục vụ cho các hoạt động kế hoạch đã lên trước đó. Kỳ công trong việc thiết kế lắp đặt sẽ góp phần làm cho quy mô tính chất của sự kiện trở nên hoành tráng, và sang trọng.

Tầm quan trọng của dàn dựng sự kiện

Việc dàn dựng lên kế hoạch, setup sự kiện chính là khâu khởi đầu trong quá trình chạy sự kiện. Yêu cầu phải có sự chu đáo, kỹ lưỡng trong từng chi tiết nhỏ, giúp cho quý khách hàng chủ động trong công việc của mình.

Không chỉ có các sự kiện mà bất cứ công việc nào trước khi đạt được thành công thì đằng sau đó phải là một quá trình chuẩn bị lâu dài. Bởi khi đã có cho mình bước đi đầu tiên trong kế hoạch thì sẽ có định hướng thực hiện các bước kế tiếp. Đồng thời quy mô dàn dựng đồ sộ sẽ cho thấy tính chất và tầm quan trọng của chương trình gây thu hút và truyền thông quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

Hơn thế khi đã setup xong kế hoạch là cơ sở để người tổ chức, quản lý chương trình có thể nắm bắt toàn bộ sự kiện, có những ý tưởng sáng tạo, độc đáo và nắm vững bước tiến hành đảm bảo tiến độ và tăng khả năng thành công.

Quy trình tổ chức sự kiện

Khảo sát thực tiễn địa điểm dự kiến tổ chức sự kiện

Để đảm bảo độ thực thi khi tiến hành tổ chức sự kiện thì phía ban tổ chức phải đi tìm hiểu, khảo sát để lựa chọn cho mình những địa điểm phù hợp. Cần xem xét về không gian, vị trí, cảnh vật để có những đánh giá về điểm mạnh, điểm yếu. Dựa trên những tiêu chí về mục đích, tính chất, số lượng khách hàng, các công ty sẽ có cho vị trí lý tưởng. Cũng như nắm bắt được toàn bộ các phân khu, sắp xếp các thiết bị để có thể phân bổ chuẩn bị cho sự kiện từ vị trí trung tâm sân khấu, cổng chào, bàn lễ tân đón tiếp khách đến chỗ ngồi tham dự. Tất cả đều được setup khoa học và độc đáo nhất.

Lên ý tưởng sắp xếp cho từng khu vực, bộ phận

Sau khi khảo sát địa điểm và đã nắm rõ vị trí tổ chức thì ban tổ chức cần bố trí các phân khu cho từng hoạt động riêng. Người tổ chức sẽ lên layout hay đó chính là bản thiết thiết kế chi tiết cho sự kiện đó, có thể tượng tượng hoặc dựa trên ý tưởng có sẵn. Chắc chắn rằng khi set up sự kiện sẽ giúp cho bộ phận lắp đặt trang trí dễ dàng lựa chọn các thiết bị, vật dụng thích hợp.

Lựa chọn những phụ kiện, những mẫu được thiết kế dành cho sự kiện

Đó là công việc tiếp theo sau khi đã có layout chi tiết. Các bên nhận dàn dựng sự kiện và phía bên doanh nghiệp tổ chức cần thống nhất với nhau về các nội dung như chủ đề chính của chương trình, màu sắc chủ đạo. Người thiết kế có thể lấy cảm hứng từ chủ đề, thông điệp hay slogan của sự kiện để gắn đó với các mẫu thiết kế để tạo sự đồng điệu, hòa hợp. Bên cạnh tính thẩm mỹ thì cần chú ý đến bố cục, các thông tin in ấn trên bộ phận nhận diện cần chính xác.

Để thực sự tạo được ấn tượng và điểm nhấn cho chương trình thì khâu thiết kế, dàn dựng cần đảm bảo ba nhân tố là có tính thẩm mỹ cao, cảnh quan phù hợp với thực tế tổ chức. Kết hợp đủ các tiêu chí trên thì chắc chắn quý doanh nghiệp sẽ sở hữu một sư kiện đồ sộ và trang trọng.

Tiến hành thực tiễn dựa trên bản kế hoạch, thiết kế đã chuẩn bị

Sau khi mọi ý tưởng, thiết kế đã hoàn thiện thì sẽ chuyển tiếp đến công việc thực thi như lắp đặt khung bạt, đèn, ánh sáng, trang trí để đi tới sự hoàn thiện nhất định. Đặc biệt lưu ý trước khi diễn ra sự kiện thì cần chạy thử chương trình, kiểm tra kỹ lưỡng các vị trí sắp đặt xem co đáp ứng được sự thuận tiện hay không, có phát hiện những rủi ro để thay thế kịp thời đảm bảo tiến độ chương trình không để xảy ra sai sót, đem đến hình ảnh chỉnh chu và đẹp nhất của công ty với khách hàng tạo thiện cảm. lôi cuốn.

Bên cạnh đó cần phải lựa chọn đơn vị thi công lắp đặt uy tín có tinh thần trách nhiệm cao,  nắm được ý tưởng và đáp ứng mong muốn của khách hàng.

HCMC Events – công ty tổ chức sự kiện có hơn 10 năm kinh nghiệm

Công ty HCMC Events với nhiều năm kinh nghiệm, thực chiến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện đã có cho mình vị thế và chỗ đứng trong thị trường như ngày hôm nay thì đó chính là những nỗ lực không ngừng đổi mới để hoàn thiện và bắt kịp xu hướng hiện đại, sang trọng để có thể đáp ứng tốt mọi yêu cầu và mong muốn của quý khách hàng.

HCMC Events sở hữu đội ngũ đội ngũ chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, có kế hoạch chi tiết rõ ràng, cụ thể, khoa học từ khâu lên ý tưởng chuẩn bị đến áp dụng tiến hành diễn ra thuận lợi đạt hiệu suất tiến trình công việc cao. Đồng thời có hệ thống trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, dàn âm thanh, loa đài, bóng nháy và cách setup trang trí đã tạo điểm nhấn thu hút ngay từ ánh nhìn và cảm nhận đầu tiên của khách hàng.

Với những nỗ lực đó, HCMC Events tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu Việt Nam. Chúng tôi tự tin mang đến cho quý doanh nghiệp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín kèm theo những ưu đãi bất ngờ.

Nếu quý khách hàng đang quan tâm đến tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với HCMC Events để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc. Hãy để cho chúng tôi được đồng hành cùng quý công ty trong các sự kiện được chứng kiện sự thành công và tỏa sáng phát triển hưng thịnh của doanh nghiệp trên chặng đường bức phá giới hạn vươn tầm quốc tế!

Thông tin liên hệ: 

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.