Điểm Qua Những Vai Trò Quan Trọng Của Công Tác Hậu Cần Sự Kiện

Hậu cần sự kiện là gì? Tầm quan trọng của công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện là gì? Khi nhắc đến công việc này mọi người chỉ nghĩ đó là công việc phía sau hậu trường và hỗ trợ sự kiện.  Bài viết dưới đây HCMC Events sẽ cung cấp đầy đủ nội dung mà bạn thắc mắc liên quan đến công tác hậu cần trong quá trình tổ chức sự kiện.

Ban hậu cần là gì?

Hậu cần sự kiện một thuật ngữ không hề xa lạ đối với những bạn làm trong lĩnh vực sự kiện, công việc thường thực hiện phía sau trước khi tạo ra thành quả. Trong lĩnh vực hậu cần (Event Logistics) là tập hợp những con người, hoạt động và các phương tiện kỹ thuật, sắp xếp lịch trình nhằm huy động nguồn lực và triển khai kế hoạch để góp phần tạo nên một sự kiện thành công.

Nói cách khác, event logistics là bao gồm tất cả các việc như lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát chương trình, quản lý thông tin trước và sau sự kiện. Ví dụ khi bạn cần một tấm backdrop đặc biệt cho sự kiện của bạn sắp tới và một màn pháo hoa hoành tráng sau khi chương trình kết thúc và quy trình tiếp đón khách VIP một cách chu đáo thì hãy đưa ra yêu cầu với team Event Logistics.

Vai trò của công tác hậu cần trong tổ chức sự kiện

Vậy vai trò của hậu cần sự kiện là gì? Những người làm công tác hậu cần, họ phải tất cả các việc từ  việc nhỏ nhất đến sự thành công của sự kiện đó. Hậu cần được xem như là “chiếc cầu nối” với tất cả bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện. Sự thành công của bất cứ event nào đều phụ thuộc chủ yếu đến việc lên kế hoạch và chuẩn bị thật chu đáo, chuyên nghiệp của người Event Logistics. 

Trên thực tế, những người này được xem là những người hùng thầm lặng đứng đằng sau sự thành công của các chương trình. Chúng ta không bắt gặp họ xuất hiện trên sân khấu giống như MC hoặc người có tầm ảnh hưởng. Thay vào đó họ là những nhân viên đứng sau sân khấu để làm việc hết mình mang đến cho khán giả những màn biểu diễn chất lượng nhất. Có thể khẳng định rằng sự kiện không thể nào thành công nếu không có Event Logistics Team.

Những công việc của hậu cần trong quá trình tổ chức sự kiện 

Công việc của ban hậu cần là chuẩn vị checklist công việc để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng tiến độ và đem lại hiệu quả cao. Dưới đây là những công việc cần phải chuẩn bị trong quá trình tổ chức sự kiện: 

1.Lên kế hoạch chi tiết

Bất kỳ một chương trình hoặc sự kiện nào cũng đòi hỏi lên kế hoạch cụ thể, đặc biệt trong công tác hậu cần. Bảng kế hoạch bao gồm tất cả các hạng mục, checklist càng chi tiết càng tốt. Các công việc mà nhân viên làm cụ thể như: lắp đặt, thiết kế sân khấu, quản lý PG, truyền thông sự kiện, setup chương trình, lên kế hoạch đón tiếp khách, checkin,….

2.Xây dựng đội ngũ nhân viên

Hoạt động hỗ trợ sự kiện là sự kết hợp tất cả nguồn lực, phòng bàn. Đối với các sự kiện lớn, chương trình cần số lượng lớn nhân viên hỗ trợ để thúc đẩy công việc đúng tiến độ. Các nhân viên tổ chức sự kiện cần phải có kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để xử lý công việc và giải quyết những tình huống phát sinh bất ngờ trong quá trình tổ chức.

3. Kiểm soát và phối hợp 

Việc triển khai công tác hậu cần luôn phải gắn liền với hoạt động giám sát nhằm hạn chế những rủi ro, vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện. Công tác quản lý và kiểm soát, phối hợp mang tính tất yếu trong quá trình tổ chức khai trương, khánh thành hoặc sự kiện âm nhạc.

4. Dự tính ngân sách và xử lý các rủi ro 

Trong quá trình tổ chức sự kiện luôn xảy ra những rủi ro bất cứ lúc nào, nguyên nhân có thể đến từ thiết bị, nhân viên hay có thể là chính khách mời. Lập bảng kế hoạch chi tiêu ngân sách và dự trù những khoản ngân sách có thể phát sinh bất ngờ. Những vấn đề này luôn yêu cần ban hậu cần có phương án dự trù và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng mà không ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu. Chính vì thế, người làm công tác Event Logistics đòi hỏi phải phải có kinh nghiệm và khả năng nắm bắt được vấn đề để có cách giải quyết phù hợp.

Những tố chất cần có của thành viên ban hậu cần 

Để trở thành một người nhân viên có trách nhiệm cũng như sở hữu các kỹ năng cần có của team hậu cần thì bạn cần phải có những tổ chất như: 

1. Đam mê, nhiệt huyết

Công việc gì cũng vậy nếu muốn thành công thì phải cần có đam mê và nhiệt huyết với nghề, đặc biệt một công việc cần sự tỉ mỉ và có tính đặc thù như hậu cần. Quan trọng hơn là bạn cần phải chú ý về sức khỏe vì công việc của hậu cần bất kể ngày đêm và luôn trong trạng thái xử lý công việc.

2. Kỹ năng lên kế hoạch

Công việc sẽ không đúng tiến độ nếu như bạn không có khả năng lên kế hoạch công việc một cách hợp lý. Khối lượng công việc của Event Logistics rất lớn nên nếu không lên kế hoạch trước thì sẽ không diễn ra đúng như dự kiến. Khách hàng và đối tác sẽ đánh giá hiệu suất của bạn kém chất lượng.

3. Kỹ năng làm việc nhóm 

Một nhân viên hậu cần giỏi là một người phải có khả năng và tiếp xúc và làm việc chung với rất nhiều phòng ban nên kỹ năng làm việc nhóm vô cùng quan trọng. Bạn phải liên hệ và phối hợp nhịp nhàng với đối tác và khách hàng để hoàn thành công việc tốt nhất.

4. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Do đặc thù công việc nên hậu cần luôn trong trạng thái làm việc và giải quyết rất nhiều hạng mục sự kiện. Và tất nhiên, công việc không phải lúc nào cũng suôn sẻ mà ngược lại sẽ có nhiều vấn đề phát sinh vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề vô cùng quan trọng đối với một người  Event Logistics. Trong các tình huống khẩn cấp nhằm giải quyết rủi ro và hạn chế tối thiểu gây tổn hại đến doanh nghiệp

6. Cẩn thận và tỉ mỉ

Cẩn thận là tỉ mỉ được xem là đức tính quan trọng và cần thiết của một nhân viên hậu cần. Bạn luôn phải luôn có trách nhiệm trong từng công việc như: điều phối sự kiện, điều phối xe vận chuyển hàng hóa, điều phối nhân viên tiếp đón khách hàng,… 

HCMC Events đơn vị cho thuê nhân sự chạy sự kiện 

HCMC Events với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức và cho thuê hậu cần sự kiện cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Để tổ chức một chương trình thành công đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Tuy nhiên có nhiều doanh nghiệp không có phòng tổ chức sự kiện riêng và giải pháp cho các đơn vị lựa chọn đó là thuê nhân sự tổ chức sự kiện đến từ các công ty sự kiện.

HCMC Events tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ cho quý khách hàng, bạn không cần phải bận tâm về vấn đề nhân viên tổ chức sự kiện. Tại đây chúng tôi gợi ý cho bạn những dịch vụ như:

• Đạo diễn, điều hành sự kiện, người quản lý tất cả sự kiện 
• Nhân viên ý tưởng: Phụ trách lên ý tưởng chương trình, nội dung kịch bản MC,…
• Điều phối viên: phụ trách giám sát và điều phối sự kiện 
• Nhân viên kỹ thuật: Phụ trách những mảng liên quan đến âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, và giải quyết những vấn đề phát sinh của thiết bị 
• Nhân sự hậu đài: Phụ trách công việc setup cung cấp và kiểm soát các vật phẩm phụ chương trình

Lựa chọn dịch vụ bên HCMC Events bạn sẽ được nhận những đãi ngộ gì?

• Tư vấn và lựa chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu khách hàng
• Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
• Lên ngân sách tổ chức 
• Triển khai, quản lý sự kiện 
• Cung cấp nhân sự chạy chương trình 
• Xác định, đo lường đánh giá hiệu quả sau khi chương trình kết thúc
• Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh và mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đối tác.

Những lý do bạn nên chọn HCMC Events là đơn vị đồng hành

• HCMC Events là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín trên toàn quốc với mức chi phí phù hợp nhất. Chúng tôi có đầy đủ kinh nghiệm và đã từng đảm nhận tất cả các chương trình có quy mô từ nhỏ đến lớn. 
• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo, năng động sẽ đem đến quý khách những ý tưởng tổ chức ấn tượng nhất.
• Dịch vụ trọn gói giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách 
• HCMC Event chuyên tổ chức các chương trình: hội thảo, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công, động thổ, các hoạt động kick off, sampling, roadshow,…
• Gây ấn tượng qua nhiều ý tưởng mới mẻ và phong cách tổ chức chuyên nghiệp, trang thiết bị hiện đại, được vận chuyển và lắp đặt nhanh chóng. Chúng tôi tự hào là lựa chọn hàng đầu của quý khách trong mọi sự kiện quan trọng 

Với phương châm “Chất lượng làm nên danh tiếng” chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho quý khách hàng những dịch vụ chất lượng tốt nhất. Nếu đang có nhu cầu về dịch vụ xin vui lòng liên hệ  Hotline 0989.496.239 – 0913.311.911 để được tư vấn và báo giá nhanh nhất.

Thông qua bài viết trên, HCMC Events hy vọng bạn đã hiểu được các công việc hậu cần sự kiện và những thông tin hữu ích để tổ chức một chương trình thành công. HCMC Events mong muốn rằng sẽ đồng hành cùng bạn trong những sự kiện trong tương lai. Hãy theo dõi chúng tôi để nhận được các thông tin hữu ích bạn nhé! 

Thông tin liên hệ

Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Du Lịch Quốc Tế Hòa Bình

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM