Check in sự kiện: 11+ điều lưu ý để chương trình thành công, thuận lợi

Như đã biết, hầu hết các sự kiện chuyên nghiệp đều không thể thiếu bước đầu tiên là check-in. Việc check in sự kiện tưởng chừng là một quy trình đơn giản nhưng lại đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của chương trình. Trong bài viết dưới đây, HCMC Events chia sẻ những quy tắc cơ bản để việc check-in đơn giản, thành công và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng. 

11 lưu ý quan trọng trong quy trình check in sự kiện 

Một sự kiện thành công là tổng hợp từ nhiều công việc phức tạp. Trong đó, quy trình check in đầu vào là bước đầu tiên chứng minh năng lực tổ chức và quản lý của đơn vị phụ trách. Cùng HCMC Events điểm danh 11+ lưu ý quan trọng giúp quy trình check in suôn sẻ và tạo thiện cảm trong mắt khách hàng. 

Bố trí khu vực check in sự kiện logic

Xây dựng sơ đồ cho khu vực check-in sự kiện gần với tỷ lệ địa điểm thực tế là lưu ý đầu tiên mà người phụ trách cần đảm bảo. Bằng cách sử dụng bản đồ mới nhất mà chủ địa điểm cung cấp sẽ giúp bạn hình dung cách bố trí khu vực check in được rõ ràng hơn, đồng thời sơ lược được những vật dụng cần chuẩn bị như bàn ghế, bảng hiệu,…

Lập danh sách chi tiết các công việc cần có khi check-in 

Danh sách công việc bao gồm chi tiết về việc check-in tại chỗ cho khách mời sẽ diễn ra như thế nào. Ví dụ nên chuẩn bị những vật dụng nào, số lượng cổng check-in sự kiện, số lượng và vai trò của từng nhân viên hoặc người giám sát tại mỗi cổng, quy định vào cổng của người tham dự (các hạng vé khác nhau),… Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng cần đảm bảo có đủ nhân sự và trang thiết bị để dự trù cho các tình huống bất ngờ.  

Truyền thông trước thềm sự kiện 

Tùy vào tính chất cũng như quy mô mà ban tổ chức có thể cân nhắc việc truyền thông quy trình check-in trước sự kiện. Dù thế nào, bạn cũng hãy chắc chắn khách mời nắm được chính xác các thông tin gồm: địa điểm, thời gian (mở cửa, bắt đầu, kết thúc), những vật dụng cần mang để check-in như vé, code, căn cước công dân,… 

Thành lập khu vực check-in cố định 

Để quy trình check in được tập trung, nhanh chóng và đồng bộ, cần có có bàn hỗ trợ dành riêng cho khách tham dự. Đây là nơi giải đáp mọi vấn đề của người tham dự như vé/vòng tay/huy hiệu, tìm kiếm đồ cá nhân hoặc người thân, chuyển vé cho người khác,.., hoặc bất cứ câu hỏi chi tiết nào khác. 

Bố trí một khu vực giải quyết những yêu cầu này sẽ giúp quy trình vào cổng được diễn ra suôn sẻ hơn. Người đứng ở bàn hỗ trợ nên là quản lý sự kiện, hoặc một người cực kỳ am hiểu về những vấn đề có thể phát sinh tại chương trình và có khả năng giải quyết chúng một cách nhanh chóng. 

Bố trí nhân sự 

Nhân sự hỗ trợ check in cho khách mời cũng vô cùng quan trọng và nên được phân chia thành nhiều khu vực như VIP, khán giả, ban tổ chức, vũ đoàn – nhóm nhảy,… Nhóm nhân sự này nên được tuyển dụng vào đào tạo bài bản càng sớm càng tốt. Bởi việc đánh giá và bố trí những người có năng lực tốt vào khu vực quan trọng sẽ giúp quy trình vào cổng đạt hiệu quả tốt hơn. 

Nếu check in sự kiện kéo dài và cần chia nhiều ca, hãy lập kế hoạch sao cho có khoảng thời gian ngắn trùng giữa 2 ca để khi nhân sự mới đến, người cũ vẫn đang thực hiện công việc.Ban tổ chức nên khuyến khích những nhân sự hoàn thành công việc tham gia vào chương trình, điều này sẽ tạo cho họ động lực và nghiêm túc hơn trong quá trình làm việc.  

Chuẩn bị biển báo phân chia khu vực 

Lắp đặt biển báo hay bảng hiệu hướng dẫn sẽ giúp người tham dự dễ dàng di chuyển đúng hướng mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên. Ban tổ chức hãy chọn một vị trí ngang tầm mắt và nổi bật để mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy. Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm rõ mọi vị trí và lối ra vào của địa điểm trước khi bố trí bảng hướng dẫn. Đây là cơ sở để phân chia rõ ràng từ khu vực check-in, bàn thông tin hỗ trợ, lối đi chính hay nhà vệ sinh,….

Chuẩn bị huy hiệu/ biển tên/ vòng tay 

Nếu sự kiện sử dụng các huy hiệu hoặc name tag in sẵn tên khách theo danh sách có sẵn, thì nên dự phòng thêm các huy hiệu/name tag trống. Vì ban tổ chức sẽ không thể tránh khỏi tình trạng khách mời đăng ký trực tiếp tại quầy hoặc chuyển vé cho người khác. Lúc này, ban có thể ghi thông tin cập nhật mới lên huy hiệu hoặc biển tên một cách nhanh chóng. 

Một số lễ hội, show ca nhạc khi khách tham dự check-in sẽ được nhận vòng tay tùy theo hạng vé. Ban tổ chức cũng nên in dư so với số lượng dự kiến (căn cứ vào sức chứa tối đa của mỗi zone tương ứng với hạng vé) để đảm bảo có sẵn vòng tay cho tất cả mọi người. 

Lối đi riêng dành cho khách VIP 

Tùy vào tính chất chương trình và mức độ quan trọng mà bạn nên cân nhắc việc bố trí lối di riêng cho khách VIP. Tại một số sự kiện có sự tham dự của các nghệ sĩ, diễn giả nổi tiếng, ban tổ chức nên đưa họ vào khu vực hậu đài nhanh chóng bằng lối đi riêng để tránh hỗn loạn do sự cuồng nhiệt của đám đông. 

Bên cạnh đó, một lối đi riêng cho các nhà tài trợ/ đối tác/ giới báo chí – truyền thông cũng rất hữu ích. Bởi họ thường check-in vào những thời điểm khác so với những khách mời chung. Ngoài ra, thiết lập lối đi riêng cho nhóm đối tượng này cũng giúp bạn có cơ hội chia sẻ thêm nhiều thông tin cụ thể về chương trình. 

Nhân sự take care diễn giả/ nghệ sĩ

“Artist/speaker runner” là người có nhiệm vụ đón và hộ tống các nghệ sĩ/diễn giả từ cổng riêng đến khu vực hậu đài. Trong sự kiện, ban tổ chức nên bố trí ít nhất 1 người take care cho 1 nghệ sĩ/diễn giả. Họ là người có thể liên lạc nhanh chóng với ekip để ban tổ chức nắm được những ai đã đến và sẵn sàng. Ngoài ra, người hộ tống còn giúp nghệ sĩ/ diễn giả không bị lạc tại sự kiện, có thể tìm thấy phòng chờ và giữ đúng lịch trình nếu đang gấp rút. 

Logistics

Đây là những vấn đề chung liên quan đến hỗ trợ check-in sự kiện. Ví dụ, nếu việc check-in bằng công nghệ thì sẽ luôn có kỹ thuật viên trực sẵn để xử lý các tình huống bất ngờ. Ngoài ra, việc xử lý các hạ tầng công nghệ cũng là hạng mục quan trọng đảm bảo quy trình vào cổng được suôn sẻ. Logistics cũng bao gồm việc rà soát những vật dụng mà khách mời không được phép mang vào như thức ăn, ô dù, điện thoại,… 

Kiểm soát an ninh khi check-in

Cổng vào là khu vực tập trung nhiều khán giả trước khi sự kiện bắt đầu nên không thể tránh được tình trạng lộn xộn hay chen lấn xô đẩy. Chính vì vậy, công tác an ninh tại đây nên được thắt chặt để đảm bảo trật tự trong quá trình check-in cũng như rà soát được những vật dụng không được phép mang vào bên trong. 

Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cùng HCMC Events 

Là đơn vị đứng sau sự thành công của hàng loạt các sự kiện quan trọng tại nhiều doanh nghiệp như VCBS, YKK, Sagen, ISUZU, VietNam Airlines,… HCMC Events tự hào là công ty sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu tại miền Nam và trên cả nước. Nhận được sự hậu thuẫn to lớn từ công ty mẹ là tập đoàn HoaBinh Group, chúng tôi tự tin về chất lượng dẫn đầu trong các dịch vụ: 

• Tổ chức sự kiện: Business event, Corporate events, Exhibitions, Trade fairs,…
• Tổ chức hội nghị, hội thảo, M.I.CE
• Tổ chức hội chợ, triển lãm, lễ hội 
• Thiết bị sự kiện, hội chợ
• Truyền thông, Media sự kiện 
• Travel, Teambuilding, …  

Check in sự kiện là giai đoạn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tất các cả khâu còn lại trong chương trình. Hy vọng với những thông tin được chia sẻ trên đây, bạn đã có thêm nhiều kiến thức trong việc quản lý check-in cho các sự kiện sắp đến. Bên cạnh đó, nếu đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, có nhiều kinh nghiệm thực chiến trong các sự kiện quy mô lớn, đừng ngần ngại liên hệ với HCMC Events để được tư vấn chi tiết nhất nhé!