Kế hoạch tổ chức tri ân khách hàng chi tiết có kèm chi phí dự kiến

Hội nghị tri ân khách hàng là hoạt động thường niên tại hầu hết các doanh nghiệp. Đây không chỉ là một buổi tiệc thông thường, mà còn có vai trò định hướng hình ảnh và chiến lược truyền thông của doanh nghiệp. Do đó, việc chú trọng xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng là việc làm hết sức cần thiết. Gần 10 năm hoạt động trong ngành sự kiện, HCMC Events là đơn vị được nhiều công ty, doanh nghiệp ưu ái lựa chọn khi cần tổ chức chương trình. 

Những điều cần lưu ý khi xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng

Để có được bảng kế hoạch chi tiết và hoàn chỉnh không phải là điều dễ dàng. Việc này đòi hỏi Planner phải là người có kinh nghiệm và cực kỳ am hiểu về doanh nghiệp cũng như quy trình tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bạn có thể bám sát theo những tiêu chí được HCMC Events gợi ý dưới đây để xây dựng kế hoạch tri ân khách hàng chi tiết. 

Ý tưởng thực hiện 

Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch, ban tổ chức cần xem xét đến 3 yếu tố cơ bản cấu thành một chương trình hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Bao gồm: tính sự kiện – tính cộng đồng (liên quan trực tiếp đến khách hàng) –  tính gắn kết với doanh nghiệp. Dựa trên nguyên tắc này, bạn có thể dễ dàng lựa chọn ý tưởng thực hiện chương trình sao cho phù hợp. Đó có thể là buổi hội nghị thông thường hoặc hội nghị tri ân kết hợp tiệc tất niên,… 

Danh sách khách mời

Số lượng khách mời tham dự là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến rất nhiều đầu việc khác trong sự kiện. Cụ thể là việc tìm kiếm địa điểm, ngân sách dự trù, thư mời tham dự, quà tặng, đặt tiệc,… Hơn thế, lập danh sách từ sớm còn giúp đảm bảo sự trang trọng và chỉnh chu trong quá trình tiếp đón cũng như chăm sóc khách hàng VIP. 

Ngân sách dự kiến 

Khi doanh nghiệp xây dựng kế hoạch hội nghị khách hàng, thì vấn đề tiếp theo cần lưu ý chính là ngân sách. Thực tế, đây luôn là bài toán khiến những người làm sự kiện đau đầu khi phải tìm cách phân bổ sau cho hiệu quả và tiết kiệm. 

Xây dựng kịch bản chương trình, kịch bản MC chi tiết 

Trước khi bắt tay vào quá trình thực hiện, hầu hết các đơn vị đều phải dành thời gian bàn bạc và chuẩn bị kịch bản thật kỹ lượng và chi tiết. Theo đó, các đầu mục và nội dung quan trong trong buổi hội nghị tri ân khách hàng sẽ được trình bày theo hàng ngang như sau: 

• Số thứ tự 
• Thời gian cho từng tiết mục
• Tên tiết mục (giúp việc phân loại và chạy chương trình thuận tiện hơn)
• Lời dẫn MC
• Người phụ trách 
• Ghi chú về đạo cụ, thiết bị hoặc nhân sự cho từng tiết mục

Nhân sự và trang thiết bị 

Không chỉ trong lĩnh vực events mà trong bất kỳ ngành nghề nào, yếu tố con người cũng luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là nhân tố đóng góp rất lớn vào tính chuyên nghiệp và hiệu quả khi triển khai công việc thực tế. Cụ thể, nhân sự cho chương trình tri ân khách hàng bao giờ cũng phải có:

• Quản lý sự kiện 
• MC chương trình 
• Đạo diễn sân khấu
• Ekip kỹ thuật 
• Lễ tân
• Đội media 
• Security
• …

Bên cạnh đó, hệ thống trang thiết bị và đạo cụ cần có trong chương trình có thể kể đến như: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, sân khấu, backdrop, màn hình led,… 

Mẫu kế hoạch hội nghị tri ân khách hàng chi tiết tại HCMC Events 

Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành events tại Việt Nam nói chung và khu vực miền Nam nói riêng, HCMC Events tự hào là đơn vị đứng sau thành công của hàng loạt các sự kiện doanh nghiệp lớn, nhỏ. Thành công của chúng tôi là sự kết hợp giữa nhiều yếu tố và nguồn lực. Trong đó phải kể đến đội ngũ nhân sự tinh anh, có nhiều kinh nghiệm trong mảng sự kiện và biết cách lên kế hoạch chi tiết. 

Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cơ bản được thực hiện bởi HCMC Events, mời bạn đọc cùng tham khảo. 

Bảng chi phí dự trù cho chương trình tri ân khách hàng 

HCMC Events gửi đến quý doanh nghiệp bảng kinh phí dự trù cho chương trình hội nghị khách hàng với số lượng 400 khách mời. 

Lưu ý: Bảng giá dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo, tùy vào số lượng thực tế và yêu cầu doanh nghiệp mà có sự cân chỉnh hợp lý. 

Trên đây là mẫu kế hoạch tri ân khách hàng mà HCMC Events gửi đến quý bạn đọc. Hy vọng những thông tin được chúng tôi cung cấp trên đây sẽ là hành trang bổ ích giúp việc thực hiện chương trình của bạn được thuận lợi hơn. Ngoài ra, nếu có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và giá cả phải chăng, xin vui lòng liên hệ về HCMC Events theo địa chỉ sau đây để được hỗ trợ nhanh chóng nhất. 

• Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
• Website: https://hcmcevents.com/
• Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM