Hybrid Event – Xu hướng tổ chức sự kiện thời đại mới

Với sự chuyển đổi mang tính tức thì của xã hội hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp trong ngành event đều đang đối diện với hàng loạt thách thức và trì trệ. Trong bối cảnh đó, Hybrid Event ra đời và đang dần trở thành xu hướng được ưa chuộng. Hình thức này giúp người thực hiện gia tăng uy tín và tiếp cận khán giả rộng rãi hơn. Nhờ đó mà khách mời có thể tham gia chương trình một cách linh hoạt theo đúng sở thích và nhu cầu cá nhân.

Một nhân sự lâu năm trong lĩnh vực truyền thông cho biết: “Cùng với sự phát triển của mạng xã hội thì cách truyền thông bằng những công cụ như Facebook, Tiktok cũng ngày càng bùng nổ. Bằng cách kết hợp chương trình giữa trực tiếp và livestream, khán giả vừa có thể theo dõi từ xa hoặc tại địa điểm thực tế nếu muốn.”

Tổng quan về loại hình sự kiện kiểu mới này

Hybrid Event là một dạng event kết hợp giữa trực tiếp (in-person) và trực tuyến (virtual event). Có thể xem đây là xu hướng mới trong ngành do đang ngày càng được sử dụng phổ biến. Loại hình này cho phép người tham gia tương tác và dự chương trình thông qua các kênh như livestream, video conference, hoặc chat room. Đồng thời, họ vẫn có thể gặp gỡ, trao đổi trực tiếp với nhau trong không gian vật lý như bình thường. Điều này giúp tăng tính tương tác giữa các bên, tiết kiệm ngân sách mà vẫn lan tỏa rộng rãi đến mọi người.

Sự kiện kết hợp trực tuyến và trực tiếp — Loại hình giúp tăng tính tương tác và tiết kiệm nhiều chi phí

Ưu và nhược điểm

Hiện nay, giới chuyên môn ngày càng đánh giá cao loại hình này và dự báo chúng sẽ trở thành tương lai của ngành. Vậy hoạt động kết hợp trực tuyến và trực tiếp sở hữu những ưu và nhược điểm gì mà bạn nên cân nhắc lựa chọn?

1.Ưu điểm

Tiết kiệm nhiều khoản chi phí như di chuyển, lưu trú, thuê địa điểm, nhân sự… mà vẫn đảm bảo hiệu quả tương đương.
Đáp ứng nhu cầu tham dự của khách hàng không có mặt tại địa điểm “vật lý”.
Kết hợp được cả hình thức trực tiếp và trực tuyến, giúp nâng cao trải nghiệm của khán giả.
Cơ hội tiếp cận khách hàng cao hơn thông thường
Giảm thiểu các rủi ro về an ninh, thời tiết, địa điểm thực hiện…
Có thể sử dụng các công cụ phân tích, đo lường để nghiên cứu hành vi, độ tương tác và sự quan tâm của khách mời.

Chương trình mang đến cơ hội tiếp cận khách hàng lớn — Mọi người có thể tham gia trực tiếp hoặc từ xa nếu muốn

2.Nhược điểm

Đảm bảo kết nối internet để sự kiện online diễn ra thuận lợi
Khó khăn trong vấn đề kiểm soát chất lượng âm thanh, hình ảnh khi kết hợp cả hai hình thức
Yêu cầu quản lý và phối hợp giữa ekip thực hiện cao nhằm đảm bảo sự hấp dẫn, khả năng tương tác tốt và mang đến hiệu quả cho các bên,
Xử lý những vấn đề liên quan đến bảo mật riêng tư của khán giả.

Kết nối internet là một trong những yêu cầu của chương trình — Sự phối hợp giữa các bộ phận là yếu tố làm nên thành công cho chương trình

Những yêu cầu kỹ thuật bắt buộc

Khi lựa chọn kiểu chương trình kết hợp in-person event và virtual event, việc đầu tư vào trang thiết bị kỹ thuật hiện đại là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên các thiết bị cụ thể cần dựa vào đặc điểm, mục đích và quy mô chương trình. Nếu hoạt động chỉ mang tính chất quảng bá thì có thể sử dụng trực tiếp qua các kênh mạng xã hội như Youtube, Facebook, Tiktok,… Ngược lại, tại các hội thảo, hội nghị, âm nhạc, giải trí… thì yêu cầu về kỹ thuật sẽ cao hơn.

Một số thiết bị mà bạn có thể tham khảo như:

Thiết bị trình chiếu: Màn hình led, TV, camera 4-8K, cable kết nối, web presenter, bàn trộn hình ảnh, capture hình ảnh…
Thiết bị âm thanh: Micro, Amate, Soundcard…
Thiết bị kết nối: Máy tính, ipad, điện thoại, đường truyền mạng, tai nghe…
Một vài thiết bị khác như: máy chiếu, đèn sân khấu, dụng cụ quay chuyên nghiệp, phần mềm…

Hệ thống thiết bị hiện đại là yếu tố bạn cần chuẩn bị kỹ càng — Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng là những điều không thể thiếu

Doanh nghiệp nên lựa chọn sự kiện trực tiếp, Virtual Event hay kết hợp?

Có khá nhiều yếu tố tạo nên sự khác biệt căn bản giữa các loại hình event hiện nay. Những yếu tố này phần lớn xoay quanh quy mô, ngân sách, timeline và vị trí/địa điểm của khách mời. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức tổ chức phù hợp dựa trên những tiêu chí kể trên. Dưới đây là một số lời khuyên của những người có kinh nghiệm trong ngành:

Nếu mục đích chương trình là đề cao tính tương tác trực tiếp với khán giả hoặc đối tác thì sự kiện trực tiếp là lựa chọn hoàn hảo nhất. Bởi hình thức này có thể giúp doanh nghiệp tạo ra cơ hội giao lưu tốt hơn.
Nếu doanh nghiệp có mức ngân sách giới hạn mà vẫn muốn tiếp cận rộng rãi với khách hàng thì Virtual Event là ý tưởng tốt nhất. Loại hình này sẽ giúp tiết kiệm nhiều khoản phí về lưu trú, di chuyển, thuê địa điểm… mà vẫn mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Nếu doanh nghiệp muốn tận dụng những ưu điểm của hai loại hình trên thì Hybrid Event sẽ là gợi ý tối ưu nhất. Chúng tạo ra một trải nghiệm đầy độc đáo và khác biệt, kết hợp khả năng tương tác trực tiếp cùng khả năng tiếp cận công chúng trên quy mô lớn thông qua các kênh truyền thông ảo.

Những điều cần lưu ý khi chọn loại hình sự kiện kết hợp

Đảm bảo độ trễ tối thiểu giữa hai địa điểm: Bạn phải sắp xếp thời gian và chắc chắn độ truyền tải đã được tối ưu để đảm bảo người tham dự trực tuyến và trực tiếp đều cập nhật thông tin đồng thời.
Lựa chọn địa điểm phù hợp:

- Hình thức trực tuyến: Phải có sự kết nối internet ổn định và sử dụng nền tảng trực tuyến chất lượng cao nue MS Teams, Google Meets, Zoom…
- Hình thức trực tiếp: Địa điểm được chọn phải đủ sức chứa cho tất cả mọi người, hệ thống âm thanh và ánh sáng tốt để tạo ra không gian thu hút.
Cung cấp tài liệu cho khán giả: Chuẩn bị trước tài liệu liên quan đến chương trình như chủ đề, tóm tắt nội dung, thông tin về diễn giả… để người tham dự có thể tìm hiểu trước về chương trình. Đây là cách giúp khán giả theo dõi mọi hoạt động một cách hiệu quả.
Chú trọng vào trải nghiệm của khách mời: Với cương vị là người thực hiện, bạn cần tạo ra một không gian mà cả hai bên đều có thể tương tác với nhau dễ dàng. Bạn có thể kết hợp thêm một số trò chơi hoặc câu hỏi thảo luận để tăng tính trải nghiệm. Ngoài ra, lắng nghe ý nghe ý kiến phản hồi và đánh giá từ khán giả là cách để cải thiện chất lượng tốt nhất.

Không gian thực hiện phải được chuẩn bị kỹ càng và đủ sức chứa cho mọi người — Chuẩn bị sẵn tài liệu về chương trình sẽ giúp họ nắm bắt nội dung nhanh hơn

Thu hút truyền thông và gia tăng trải nghiệm của khách mời là những gì mà Hybrid Event mang đến. Biết cách tận dụng mạng xã hội sẽ là yếu tố then chốt giúp chương trình diễn ra thành công. Tuy nhiên, mỗi hình thức sự kiện đều sở hữu những ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy việc lựa chọn kiểu trực tiếp, trực tuyến hai kết hợp cả hai nên được cân nhắc kỹ lưỡng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp.