Quy trình tổ chức concert lễ hội âm nhạc thành công từ A – Z

Concert hay lễ hội âm nhạc là sự kiện có quy mô vô cùng lớn và hoành tráng. Do đó, để sự kiện diễn ra thành công và chỉn chu trong từng công đoạn thực hiện chương trình không phải là điều đơn giản. Đòi hỏi nhà tổ chức sự kiện phải xây dựng kế hoạch chi tiết, tỉ mỉ và lôi cuốn người tham gia. Bài viết sau sẽ giới thiệu đến bạn quy trình tổ chức concert lễ hội âm nhạc chuyên nghiệp và trọn gói tại HCMC Events.

“Cám ơn HCMC Events đã mang đến cho chúng tôi một sự kiện mãn nhãn và hoành tráng. Các thao tác lắp đặt setup sân khấu đều rất nhanh chóng và chắc chắn. Chúng tôi đánh giá cao về sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên của các bạn.” – Đại diện Dairy Group chia sẻ.

Vì sao doanh nghiệp nên tổ chức concert âm nhạc?

Concert hay sự kiện âm nhạc thường được diễn ra với quy mô hoành tráng thu hút hàng ngàn người tham gia. Với sự góp mặt của các ca sĩ nổi tiếng, sự kiện âm nhạc sẽ tạo sức hút mạnh mẽ đến công chúng, đặc biệt là giới trẻ. Đây là cơ hội tốt để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình đến gần hơn với khách hàng.

Một số thương hiệu lớn như Tiger, Heineken,… cũng áp dụng hình thức tổ chức concert cho việc truyền thông. Các đơn vị này thường xuyên tổ chức sự kiện đại nhạc hội được đầu tư với quy mô khủng nhằm gây sự chú ý và quan tâm của đông đảo khán giả. Để tăng độ nhận diện thương hiệu và gần gũi hơn với khách hàng, tổ chức concert âm nhạc là hướng đi đúng mà doanh nghiệp nên chú trọng đầu tư.

Quy trình tổ chức concert, lễ hội âm nhạc chuyên nghiệp

Để sự kiện concert, lễ hội âm nhạc diễn ra thành công và đạt giá trị truyền thông cao thì bắt buộc phải lên kế hoạch thật chi tiết. Tại HCMC Events, chúng tôi tuân thủ theo quy trình sau:

Xác định loại hình sự kiện và đối tượng khán giả

Xác định loại hình sự kiện là yếu tố tiên quyết chi phối toàn bộ các hoạt động của chương trình. Tùy vào mục đích tổ chức sự kiện mà bạn có thể lựa chọn loại hình concert phù hợp. Bên cạnh đó, bạn nên cân nhắc đối tượng khán giả muốn hướng đến để chương trình được diễn ra đồng nhất và phù hợp với chủ đề ban đầu.

Chẳng hạn như sự kiện âm nhạc dành cho các bạn Gen Z thì nên tổ chức những buổi concert sôi động và náo nhiệt. Còn sự kiện hướng đến đối tượng là người lớn tuổi thì nên tổ chức những buổi hòa nhạc sâu lắng và nhẹ nhàng.

Xác định ngân sách tổ chức concert

Mức độ đầu tư quy mô của sự kiện concert phụ thuộc rất lớn vào ngân sách tổ chức. Một sự kiện âm nhạc với phạm vi lớn lên đến hàng trăm hàng ngàn người cần rất nhiều nguồn lực và thiết bị sự kiện hiện đại. Chính vì thế, chi phí tổ chức concert khá lớn so với các loại hình sự kiện khác. Để tránh trường hợp phát sinh các chi phí không đáng có, chúng tôi sẽ giúp bạn tính toán kỹ càng các hạng mục, đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích.

Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi nắm rõ quy mô và số lượng khán giả, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm kiếm những địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với ngân sách. Sự kiện âm nhạc có thể được ở tổ chức ở sân vận động, bãi biển hay những nơi có không gian rộng rãi.

Lên ý tưởng cho chương trình âm nhạc

Đưa ra ý tưởng độc đáo và mới lạ cho chương trình là một cách để tạo hứng thú cho khán giả. Chúng tôi thường xuyên cập nhật các trend mới ở thời điểm hiện tại để biến tấu đưa vào chương trình. Mục đích của việc làm này là giúp cho sự kiện của bạn trở nên hấp dẫn và đặc sắc hơn bao giờ hết.

4. Xây dựng timeline và lên kịch bản cho chương trình

Sau khi hoàn thành các bước trên, việc tiếp theo bạn cần làm đó chính là lên timeline và kịch bản cho các hạng mục còn lại. Timeline của một sự kiện thường sẽ được chia làm 3 phần chính: Khai mạc, chính lễ và bế mạc. Ở mỗi hạng mục, bạn nên lựa chọn những hoạt động thích hợp nhằm truyền tải thông điệp chính đến các khách mời tham gia sự kiện một cách tốt nhất.

Kịch bản cần phải bao quát toàn bộ các hoạt động của sự kiện. Lập ra kế hoạch chi tiết bao gồm nội dung chương trình diễn ra như thế nào, nhân sự phụ trách và thời gian từng hạng mục diễn ra, đạo cụ sử dụng… Nên đầu tư một kịch bản chỉnh chu và độc đáo để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, tạo ấn tượng tốt trong lòng khách mời.

3. Quá trình thực hiện

Bước thực hiện bao gồm các hoạt động chuẩn bị như in ấn, xin cấp phép biểu diễn, liên lạc với các bên liên quan hỗ trợ cho buổi tổ chức. Ngoài ra, đối với một sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp thì việc quảng bá và truyền thông sự kiện ở giai đoạn này rất cần thiết. Đội ngũ truyền thông sẽ liên tục đăng tải thông tin của sự kiện lên mạng xã hội để mọi người biết đến sự kiện âm nhạc sắp diễn ra.

4. Set up và quản lý chương trình

Quá trình dàn dựng và chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức trước khi sự kiện diễn ra 1 hoặc 2 ngày. Cần xây dựng một bảng liệt kê công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ công đoạn nào. Các trưởng nhóm dựa theo kịch bản này để điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Nếu có phát sinh ngoài dự kiến thì mọi người sẽ tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ.

Giai đoạn chương trình diễn ra là thành quả của sự phối hợp giữa nhiều các bộ phận với nhau, thể hiện sự hoàn chỉnh đã chuẩn bị. Dó đó, team tổ chức sẽ tập trung toàn lực để quản lý chương trình. Các thành viên nên được trang bị bộ đàm để liên lạc, giải quyết mọi sự việc phát sinh ngay tức thì và để phối hợp nhịp nhàng hơn với nhau trong khi sự kiện diễn ra.

5. Kết thúc chương trình

Khi kết thúc sự kiện âm nhạc thì cần có những bài tổng kết, bài cảm ơn người ủng hộ và nhà tài trợ trên truyền thông để tạo được thiện cảm với mọi người đồng thời để thể hiện sự chuyện nghiệp. Bên cạnh đó nên có một buổi họp giữa các bộ phận để rút kinh nghiệm. Các bộ phận sẽ báo cáo lại những thiếu sót và ưu điểm trong quá trình tổ chức để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Những điều cần lưu ý khi tổ chức lễ hội âm nhạc

Mặc dù sự kiện của bạn đã được chuẩn bị kỹ càng từ trước nhưng việc lưu ý một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sẽ không hề dư thừa.

Quản lý rủi ro trong sự kiện

Rủi ro trong quá trình thực hiện sự kiện là điều không ai mong muốn nhưng cũng không thể đảm bảo sẽ tránh được hoàn toàn. Vì các chương trình thường được diễn ra theo hình thức trực tiếp, do đó những sự cố khi sự kiện diễn ra cần phải xử lý và khắc phục ngay lập tức.

Người điều hành sự kiện cần phải trang bị cho mình những kinh nghiệm xử lý tình huống bất ngờ khi sự kiện diễn ra là vô cùng cần thiết. Đồng thời đơn vị thực hiện cũng nên chuẩn bị những phương án dự phòng các trường hợp xấu có thể xảy ra để kịp thời ứng biến.

Lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín

Ngày nay, với nhu cầu sự kiện ngày càng nhiều, tạo điều kiện cho các đơn vị cung cấp dịch vụ không ngừng mở rộng. Tuy nhiên, có quá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ sự kiện đôi khi cũng gây không ít khó khăn cho khách hàng. Bởi vì không biết nên chọn thương hiệu nào để đảm bảo chất lượng và uy tín. 

Tự hào là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực sự kiện với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động trên thị trường. HCMC Events luôn hiểu rõ bản thân cần phải làm gì để khiến khách hàng tin tưởng và hài lòng khi sử dụng dịch vụ. Với đội ngũ nhân sự có tác phong làm việc chuyên nghiệp, luôn sáng tạo những ý tưởng mới lạ và khả năng xử lý vấn đề nhanh chóng. 

Mong rằng qua bài viết này bạn sẽ hiểu rõ hơn về quy trình tổ chức concert, lễ hội âm nhạc tại HCMC Events. Để sự kiện diễn ra như ước muốn được đầu tư chỉn chu về mọi mặt với mức chi phí tối ưu, chúng tôi là đơn vị lâu năm trong ngành sự kiện nên có đủ năng lực để giúp bạn. Với đội ngũ nhân viên sáng tạo và chuyên nghiệp, được đào tạo bài bản, chúng tôi đảm bảo mang đến cho bạn một lễ hội âm nhạc đỉnh cao và gây ấn tượng sâu sắc với khán giả.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức concert, lễ hội âm nhạc uy tín chất lượng tại Sài Gòn

Việc tổ chức một sự kiện âm nhạc đòi hỏi rất nhiều công sức. Chính vì thế phải là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện thì mới có thể tổ chức thành công như mong muốn.

HCMC Events tự hào là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị. Với đội ngũ nhân sự tận tâm và giỏi chuyên môn, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện âm nhạc lớn trên toàn quốc. Đặc biệt, HCMC Events có kho xưởng cung cấp trọn gói các thiết bị phục vụ cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, nhà không gian, màn hình LED…Chính vì không phải thuê qua đơn vị trung gian nên chi phí được tối ưu hơn rất nhiều và chất lượng được đảm bảo.

HCMC Events luôn cập nhật các xu hướng mới nhất và có nhiều sự đột phá, sáng tạo trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức concert, sự kiện âm nhạc trọn gói bao gồm:

• • Xây dựng ý tưởng kịch bản cho chương trình
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Các trang thiết bị sự kiện
  • Nhân sự phục vụ sự kiện
  • Truyền thông, quảng cáo

Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện âm nhạc, hãy liên hệ với HCMC Events theo Hotline 0913.199.866 – 0913.341.911 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!