7 loại chi phí tổ chức hội nghị doanh nghiệp cần biết

Hội nghị là sự kiện quan trọng được các doanh nghiệp tổ chức thường niên. Bên cạnh việc giao lưu và chia sẻ kinh nghiệm, hội nghị còn là cơ hội để doanh nghiệp gắn kết mối quan hệ với đối tác và khách hàng. Để tổ chức chương trình thành công, doanh nghiệp cần liệt kê những hạng mục cần phải chi tiêu để có kế hoạch phù hợp. Đây cũng là vấn đề được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt là đối với những đơn vị chưa có kinh nghiệm tổ chức chương trình hội nghị. Thấu hiểu được những lo lắng đó, bài viết này chúng tôi xin chia sẻ những loại chi phí tổ chức hội nghị để bạn có thể tham khảo thêm.

Chị Hạnh – Đại diện AIWADO nhận xét: “Theo thông tin tôi tham khảo trên mạng, để buổi hội nghị được diễn ra thành công cần tốn rất nhiều khoản chi phí cũng như thời gian, công sức. Rất may mắn khi biết đến dịch vụ tổ chức hội nghị trọn gói tại HCMC Events. Quý công ty đã hỗ trợ chúng tôi thực hiện mọi công tác chuẩn bị từ A-Z. Không những giúp chúng tôi tiết kiệm khá nhiều về chi phí tổ chức, mà hiệu quả mang lại vô cùng tuyệt vời. Chúng tôi rất hài lòng về dịch vụ, chân thành cảm ơn quý công ty và hy vọng sẽ có thêm nhiều cơ hội hợp tác.”

Những việc cần làm khi lên ngân sách tổ chức hội nghị

Doanh nghiệp cần lên danh sách những hạng mục cần chi trả và dự trù chi phí tổ chức hội nghị để đảm bảo chương trình được diễn ra thành công và suôn sẻ.

Liệt kê các hạng mục cần thiết

Bạn cần phải liệt kê chi tiết các hạng mục như dựng sân khấu, thuê thiết bị, nhân sự, thiết kế, in ấn, chuẩn bị quà tặng,…. Từ khái quát đến cụ thể nhất để đảm bảo rằng mình sẽ không bỏ sót bất cứ hạng mục nào. Điều này không chỉ giúp bạn loại bỏ những phần không cần thiết. Đồng thời còn giúp bạn có hoạch định rõ ràng trong công việc, tối ưu chi phí tổ chức, mang lại hiệu quả vượt trội.

Dự trù chi phí

Sau khi đã liệt kê đầy đủ và chi tiết những hạng mục cần chi tiêu, bạn nên xác định rõ ràng tổng ngân sách tổ chức. Sau đó tính toán chi phí hợp lý cho từng hạng mục. Công việc này sẽ giúp bạn hạn chế tối đa việc thiếu hụt ngân sách, hay phân bổ chi phí không hợp lý làm ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị. Ngoài ra, việc dự trù ngân sách tổ chức cũng giúp doanh nghiệp xác định được quy mô tổ chức từ đó đưa ra kế hoạch phù hợp.

Tổ chức hội nghị cần những chi phí nào?

Chi phí để tổ chức một chương trình hội nghị là những khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả cho các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị,… Dưới đây là các loại chi phí quan trọng và cần thiết, hãy theo dõi đến thông tin cuối cùng để không bỏ lỡ những hạng mục quan trọng nhé.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức là một trong những hạng mục mà doanh nghiệp nên chú trọng. Nó phải đáp ứng những tiêu chí như sân khấu, bàn ghế, sức chứa,… Tùy vào quy mô và ngân sách tổ chức để lựa chọn địa điểm phù hợp với tính chất của hội nghị.

Giữa địa điểm trung tâm thành phố so với các khu vực lân cận, ngoại thành cũng có sự chênh lệch khá lớn. Ngoài ra, các yếu tố như thuê vào những ngày lễ hoặc cuối tuần cũng sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến chi phí.

Những địa điểm được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn như trung tâm hội nghị tiệc cưới, nhà hàng, khách sạn,… Những địa điểm này có ưu điểm nổi bật là không gian rộng rãi, đem lại sự sang trọng và chuyên nghiệp cho hội nghị. Bên cạnh đó còn được trang bị sân khấu và một số thiết bị cơ bản giúp tiết kiệm chi phí tổ chức.

Chi phí thuê trang thiết bị

Âm thanh, ánh sáng là những thiết bị giúp truyền tải những thông điệp chính đế khách mời tham dự. Khách hàng cũng có thể dựa vào những yếu tố này để đánh giá sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức. Chính vì thế, chi phí thuê thiết bị là một trong những mục cần đầu tư và quan tâm hàng đầu. Nó quyết định chương trình hội nghị có được diễn ra thành công và suôn sẻ hay không.

Thông thường, buổi hội nghị được tổ chức sẽ có sự hỗ trợ của các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng như loa đài, micro, bàn mixer, đèn sân khấu, màn hình LED, máy chiếu, bút viết, bảng, bục sân khấu,… Tuy nhiên bạn cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng để chọn lựa những trang thiết bị phù hợp với quy mô tổ chức để đem lại hiệu quả tốt nhất cho hội nghị.

Chi phí tổ chức tiệc teabreak

Teabreak là hình thức tiệc nhẹ được du nhập từ Châu Âu. Ngày nay, các buổi hội nghị thường lựa chọn tổ chức kết hợp với tiệc teabreak với mục đích chính giúp khách mời có không gian để nghỉ ngơi, giao lưu và trò chuyện với nhau. 

Tiệc teabreak gồm các món ăn nhẹ như trái cây, nước ép, trà, bánh ngọt,… Không chỉ chú trọng về hình thức mà chất lượng món ăn cũng phải cần được đảm bảo. Với sự chuẩn bị chu đáo sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt trong lòng khách mời. Tùy theo ngân sách tổ chức mà doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn thực đơn có mức chi phí phù hợp.

Chi phí chuẩn bị quà tặng cho khách tham dự

Những món quà lưu niệm được gửi đến khách mời tham dự thay cho lời cảm ơn của doanh nghiệp. Phần quà phải được đóng gói cẩn thận, tỉ mỉ và tinh tế để thể hiện thành ý và tấm lòng của doanh nghiệp đối với khách hàng.

Các sản phẩm được sử dụng làm quà tặng thường có tính ứng dụng rất cao như cốc, áo mưa, ô, mũ, sổ tay, bình nước,… in hình logo doanh nghiệp. Để khi khách hàng sử dụng sẽ góp phần quảng bá hình ảnh doanh nghiệp một cách tự nhiên nhất. Bên cạnh đó còn giúp khách hàng ghi nhớ về doanh nghiệp lâu hơn.

Chi phí thuê nhân sự

Nhân sự là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công của hội nghị. Họ sẽ phụ trách những công việc như đón tiếp khách mời, phục vụ ăn uống và đảm nhận những công việc hậu cần. Những nhân sự cần thiết cho một sự kiện gồm kỹ thuật, lễ tân, phục vụ, MC, PG, PB,…

Nếu như doanh nghiệp bạn không có đủ nhân sự hoặc chưa có kinh nghiệm tổ chức hội nghị thì nên thuê những đơn vị tổ chức uy tín, có kinh nghiệm. Họ sẽ cung cấp nhân sự phục vụ hội nghị chuyên nghiệp đảm bảo chương trình của bạn được diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp nhất. 

Chi phí thiết kế và in ấn

Hạng mục thiết kế và in ấn cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Hội nghị càng lớn các ấn phẩm cần thiết kế và in ấn càng nhiều. Các khoản cần chi gồm backdrop, banner, standee, photobooth, hashtag, thiệp mời,… Một chiếc banner hoặc backdrop được đầu tư và thiết kế ấn tượng sẽ khiến khách mời đánh giá cao về quy mô và tính chuyên nghiệp của hội nghị.

Chi phí cho hạng mục này phụ thuộc vào chất liệu, số lượng và thời gian đặt in. Chính vì thế, bạn cần phải tham khảo nhiều đơn vị để so sánh mức giá, sau đó chọn lựa đơn vị phù hợp nhất.

Chi phí setup và trang trí cho hội nghị

Để cho buổi hội nghị được tổ chức hoành tráng và ấn tượng trong lòng mỗi khách mời tham dự. Bạn cần lựa chọn những hạng mục trang trí cần thiết để tổ điểm cho không gian hội nghị thêm phần thẩm mĩ và sang trọng. Những hạng mục trang trí được dùng trong các buổi hội nghị như hoa, sân khấu, backdrop,…

Trên đây là 7 loại chi phí tổ chức hội nghị mà HCMC Events muốn chia sẻ cho bạn đọc. Nếu như quý khách vẫn còn thắc mắc khác về cách thức tổ chức thì hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi qua số Hotline để được hỗ trợ nhé. Đội ngũ chuyên viên tư vấn với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ luôn sẵn sàng lắng nghe và  giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng 24/7.