Tận dụng những lợi ích vượt trội của hội nghị trực tuyến

Trong thời đại số ngày nay hội nghị trực tuyến đã trở thành một công cụ làm việc quan trọng. Đối với các công ty hoạt động trên phạm vị toàn cầu hoặc có đội ngũ làm việc từ xa, thì những cuộc gặp mặt online không chỉ linh hoạt mà còn nhiều lợi ích vô hình nó mang lại. Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu thuận lợi của nó mang lại cho doanh nghiệp và cách khai thác mô hình làm việc này để nâng cao hiệu quả và tiết tiết kiệm thời gian.

Chị Ngọc Mai – Chuyên viên điều hành tại HCMC Events cho biết: “Hiện nay các công ty tận dụng những ưu điểm mà những các cuộc họp online mang lại mô hình này diễn ra thường xuyên hơn. Nó giúp tăng cường sự hiểu biết và nâng cao khả năng tương tác và làm việc từ xa của nhân viên còn là giải pháp làm việc hiệu quả trong tương lai”

Định nghĩa

Hội nghị trực tuyến thường diễn ra thông qua Internet hoặc sử dụng các công nghệ truyền thông điện tử. Thay vì trước khi diễn ra trong một địa điểm nhất định có mặt tất cả các thành viên. Nhưng giờ chỉ thông qua Internet hoặc thiết bị kết nối mạng mà người họp có thể tham gia bất cứ ở đâu và không giới hạn số lượng người và tùy thuộc vào mức độ quan trọng của buổi họp.

Dưới sự hỗ trợ của những phần mềm và các thiết bị điện tử các công nghệ thường được sử dụng như video call, hội thảo web, email, chat, và những công cụ bổ trợ khác. Một số ứng dụng phổ như Zoom, Microsoft Team, Google Meet và nhiều công nghệ khác được ứng dụng linh hoạt trong công việc. Các tiện ích này linh hoạt, tiện lợi cho phép người dùng kết nối từ máy tính, điện thoại di động để tham gia và sự kiện. So với những hình thức họp truyền thống thì nó có những đặc điểm vượt trội hơn về chi phí, thời gian linh hoạt, và hạn chế về mặt địa lý,…Chính vì thế, hình thức này đang đang được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi trong tương lai.

Lợi ích to lớn mà hình thức làm việc này mang lại

Được xem là một bước tiến trong thời kỳ ngày nay ngoài ra còn đem lại nhiều ưu điểm như tiết kiệm thời gian, chi phí, tăng cường khả năng làm việc, mở rộng phạm vi kết nối. Vì thế, nó đã trở thành một công cụ quan trọng hỗ trợ cho công việc và giao tiếp tạo ra môi trường kinh doanh năng động hiện đại.

1. Chủ động, linh hoạt

Nếu công ty bạn có nhiều chi nhánh và các nhân viên làm việc trên toàn thế giới thì quản lý và họp mặt như thế nào? Vậy trong trường hợp này một cuộc họp trực tuyến có thể giải quyết được tất cả nó không cần tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí đi lại. Cho phép các thành viên có thể tham gia từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Khiến cho nhân viên, đối tác họ có thể chủ động trong công việc. Đối với những việc khẩn cấp,  nó là lựa chọn hàng đầu giúp cho các thành viên nhanh chóng nắm bắt và chuẩn bị chu đáo cho công việc

2. Bảo mật thông tin

Độ phổ biến của hình thức này cũng khiến nhiều người đặt ra câu hỏi rằng liệu các thông tin mật của cuộc họp có đảm bảo hay không? Bởi vì với sự phát triển vượt bậc của công nghệ hiện nay thì chỉ cần một chút sơ hở có thể lộ các tài liệu, hợp đồng quan trọng bị lộ ra bên ngoài dẫn đến nhiều công ty bị thiệt hại nặng nề. Cho nên các nền tảng thường sẽ được thiết kế với các biện pháp bảo mật cao bao gồm mã hóa dữ liệu và quản lý quyền truy cập để không ai có thể xem hoặc sao chép lại. Điều này đảm bảo rằng những tài liệu tại chỉ có những người tham gia biết tránh những truy cập trái phép.

3. Tốc độ chia sẻ nhanh chóng

Một trong những hiệu quả to lớn đó là khả năng kết nối nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau một các cách nhanh chóng và hiệu quả. Hơn nữa các ứng dụng hỗ trợ hiện nay đều có tích hợp các tính năng như chia sẻ màn hình, chia sẻ video, trình chiếu, hình ảnh rõ ràng sắc nét. Tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc thảo luận và giúp giải quyết vấn đề một cách triệt để và nhanh chóng.

4. Quản lý và giám sát hiệu quả

Quản lý và giám sát nhân viên là hai yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức hoạt động hiệu quả để được sự thành công bền vững. Các phần mềm sẽ giúp người quản lý dễ dàng nằm bắt được quá trình hoạt động, năng suất làm việc, và hiệu quả công việc mà nhân viên họ mang lại. Phá vỡ rào cản, khoảng cách địa lý, tạo động lực và đảm bảo được chất lượng công việc.

5. Tiết kiệm chi phí tổ chức

Đối với những công ty  đa quốc gia hoặc có nhiều trụ sở chi nhánh trên toàn quốc thì quá trình họp mặt sẽ gây ra nhiều khó khăn. Họp mặt đầu đủ tất cả các thành viên tốn rất nhiều thời gian, công sức tiền bạc vào việc di chuyển đi lại. Sự có ra đời của truyền thông, mạng xã hội là một bước tiến vượt bậc nó đã giúp tiết kiệm được một lớn chi phí. Người tham dự dù có ở bất kì nơi đâu cũng tham gia được rất nhanh chóng và dễ dàng. Các doanh nghiệp không cần chi tiêu quá nhiều cho việc lắp đặt đặt, thiết kế, lựa chọn địa điểm tổ chức, lên kế hoạch cho những cuộc họp. Do đó có thể tiết kiệm một khoản đáng kể trong ngân sách tổ chức sự kiện 

6. Ghi chép và lưu trữ dễ dàng

Cuối cùng hiệu quả mà mô hình này mang lại đó là ghi chép là lưu trữ lượng thông tin khổng lồ. Các tài liệu quan trọng cần phải lưu trữ lại để tham khảo hoặc chia sẻ với những người không tham gia. Điều này giúp cho tất cả mọi người đều nắm được thông tin và đảm bảo tính minh bạch rõ ràng trong công việc. 

Bài viết trên cung cấp cho bạn những thuận lợi của mô hình làm việc này mang lại và nó được xem là xu hướng tất yếu trong thời đại hiện nay. Tóm lại, hội nghị trực tuyến đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Từ việc tiết kiệm chi phí nó giúp cho mọi người giao tiếp hiệu quả, thúc đẩy quá trình làm việc từ xa, lưu trữ thông tin dễ dàng tất các những ưu điểm đó đều giúp nâng cao hiệu quả và tăng cường cạnh tranh cho các tổ chức.