Quy trình tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ, chi tiết cho doanh nghiệp

Sự kiện khai trương là cột mốc đầu tiên đánh dấu sự ra mắt của cửa hàng hoặc doanh nghiệp với mong muốn có một sự khởi đầu đầy phát triển, thịnh vượng về sau. Đây là cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của mình đồng thời cũng là dịp giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đối tác và các bên có liên quan.

Trong bài viết dưới đây, HCMC Events chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn ý tưởng tổ chức, kịch bản và quy trình các bước cần thực hiện cho một buổi lễ khai trương.

Ý nghĩa của sự kiện khai trương đối với cửa hàng, doanh nghiệp

Đầu tiên trước khi lên kịch bản để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công và hiệu quả, bạn cần hiểu ý nghĩa của sự kiện khai trương đối với cửa hàng, doanh nghiệp.

Sự kiện khai trương là một hoạt động mang tính truyền thông của cửa hàng, doanh nghiệp nhằm đánh dấu sự thành lập và ra mắt của sản phẩm, thương hiệu. Đây là một sự kiện đặc biệt và trọng đại đối với cửa hàng, doanh nghiệp mới để bắt đầu bước chân vào thị trường. Người ta quan niệm rằng sự khởi đầu suôn sẻ sẽ mang lại cho việc kinh doanh sau này của cửa hàng, doanh nghiệp nhiều may mắn, tài lộc và phát triển thịnh vượng.

Trong lĩnh vực kinh doanh thì việc tổ chức sự kiện khai trương được xem như lời giới thiệu sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng, đối tác, các bên liên quan để người tiêu dùng biết đến sản phẩm nhằm tiếp cận thị trường gia tăng cơ hội bán hàng. Sự kiện khai trương cần phải được tổ chức thật hoành tráng, sang trọng để thu hút khách hàng, đối tác thấy được tiềm lực, tiềm năng và để lại ấn tượng tốt của cửa hàng, doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương.

Việc tổ chức sự kiện khai trương thành công được xem là bước đệm quan trọng đối với mỗi cửa hàng, doanh nghiệp. Do đó, khi tổ chức buổi lễ khai trương thì cửa hàng, công ty cần phải cẩn trọng trong bước lên kịch bản tổ chức và triển khai quy trình tổ chức sự kiện khai trương hợp lý.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương

Khai trương là một thủ tục từ lâu đời trong dân gian của các chủ cửa hàng, doanh nghiệp với mong muốn buôn may bán đắt, thuận buồm xuôi gió và phát triển thịnh vượng. Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức các sự kiện khai trương, HCMC Events chúng tôi sẽ chia sẻ các bước để tổ chức một buổi lễ khai trương đầy đủ, chi tiết như sau:

Bước 1: Xác định số lượng người tham dự, thời gian, địa điểm tổ chức

Bước đầu tiên trong các bước tổ chức một sự kiện khai trương đó là xác định thời gian, địa điểm tổ chức và số lượng người tham dự. Các thông tin này sẽ giúp đội ngũ tổ chức sự kiện có thể lên danh sách khách mời và chuẩn bị thư mời, thiệp mời khai trương.

Thời gian tổ chức sự kiện khai trương thường vào buổi sáng và địa điểm tổ chức là tại cửa hàng trưng bày sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Để buổi lễ khai trương diễn ra hợp pháp, bạn sẽ cần làm đầy đủ các thủ tục xin phép treo banner, quảng cáo cho sự kiện tại sở văn hóa du lịch địa phương nơi tổ chức sự kiện khai trương.

Ngoài ra, dựa vào số lượng người tham dự ban tổ chức sự kiện sẽ chủ động trang bị đầy đủ chỗ ngồi, phần quà tặng (nếu có) cho khách mời và đặt tiệc phù hợp với số lượng khách mời tránh lãng phí hoặc thiếu sót khi tổ chức sự kiện.

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề của buổi lễ khai trương

Trong bất kỳ sự kiện quan trọng nào, việc lên ý tưởng, chủ để tổ chức đóng vai trò quyết định đến sự thành công của sự kiện. Dựa vào những thông tin mà cửa hàng, doanh nghiệp cung cấp bộ phận tổ chức sự kiện phải lên được những ý tưởng độc đáo thu hút, gây ấn tượng với khách mời và phải phù hợp với nội dung tổ chức của sự kiện.

Để lên được ý tưởng hay chủ đề cho một sự kiện khai trương thì cửa hàng, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thông tin như mục đích tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng khách mời,… Một ý tưởng, chủ đề sự kiện nổi bật sẽ tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện thông tin đại chúng và giúp khách mời dễ dàng ghi nhớ sự kiện khai trương.

Từ ý tưởng, chủ đề của sự kiện khai trương bạn sẽ có thiết kế banner, backdrop, thư mời, thiệp mời sự kiện để in ấn và phát hành.

Một lưu ý khi lên ý tưởng, chủ đề cho sự kiện khai trương là concept tổ chức phải tương ứng với ngành nghề, sản phẩm, dịch vụ và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Bước 3: Dự trù chi phí tổ chức

Chi phí để tổ chức một sự kiện khai trương sẽ phụ thuộc vào mong muốn cũng như quy mô tổ chức mà cửa hàng, doanh nghiệp hướng đến. Để tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả, sự hài lòng cho chủ cửa hàng, doanh nghiệp thì bạn cần tính toán và tối ưu các chi phí cần thiết.

Những hạng mục quan trọng, chi phí sẽ được ưu tiên trước để hoàn thành buổi lễ một cách trang trọng. Đối với những hạng mục kém hoặc ít quan trọng hơn bạn có thể cân đối sử dụng các dịch vụ phù hợp hơn để tránh lãng phí.

Với tiêu chí tiết kiệm và hiệu quả, bạn hãy tìm hiểu và đánh giá nhiều nguồn để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho các hạng mục cần phải chi trong buổi lễ khai trương.

Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện

Sau khi đã xác định được đối tượng tham dự, lên ý tưởng, chủ đề và dự trù chi phí tổ chức cho sự kiện bạn sẽ tới bước lập kế hoạch cho sự kiện. Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu của cửa hàng, doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương để thiết kế chương trình sao cho phù hợp nhất.

Trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết cần phải được cụ thể về chi phí thực hiện đối với từng hạng mục, thời gian triển khai cho từng nội dung, trang thiết bị công cụ cần chuẩn bị, nhân sự hay nguồn lực hỗ trợ tương ứng, những vấn đề phát sinh nếu có và cách giải quyết, ….

Để không làm gián đoạn quá trình tổ chức sự kiện và để buổi lễ khai trương diễn ra hiệu quả thì bạn cần xây dựng một bản kế hoạch các công việc đầy đủ, cẩn trọng và nhanh chóng trước khi tổ chức chương trình.

Bước 5: Viết kịch bản nội dung cho sự kiện khai trương

Với bản kế hoạch đầy đủ từng hạng mục tổ chức sự kiện nêu trên, chúng ta sẽ đến bước viết kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương của cửa hàng, doanh nghiệp.

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương sẽ bao gồm các nội dung chính như sau: chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, tặng hoa quà, kết thúc buổi lễ.

Bước 6: Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện khai trương của cửa hàng, doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và thu hút nhiều khách hàng quan tâm thì truyền thông sự kiện là một phần không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương.

Một chiến dịch truyền thông và marketing tốt là điều rất cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ khai trương. Ngoài ra, bạn có thể thông qua truyền thông để quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp đến thị trường thông qua các phương tiện thông tin đại chúng với nhiều nguồn khác nhau.

Một số phương pháp truyền thông hiệu quả mà chúng ta có thể kể đến như: báo chí, mạng xã hội hay hợp tác với người nổi tiếng, người có sức ảnh hưởng trong cộng đồng để thu hút và định hướng người tiêu dùng mục tiêu.

Bước 7: Chuẩn bị quà tặng, voucher mua hàng cho khách mời

Trong các buổi lễ khai trương, chủ cửa hàng hay chủ doanh nghiệp sẽ có những phần quà tặng hay ưu đãi voucher cuối chương trình để tạo nên sự thích thú cho những khách mời. Quà tặng có thể là các sản phẩm dùng thử hoặc các voucher ưu đãi khi mua các sản phẩm của cửa hàng, công ty trong ngày khai trương.

Hơn thế nữa, đây sẽ cũng là cơ hội tốt để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng, doanh nghiệp ngay sau khi sự kiện khai trương kết thúc. Quà tặng, voucher mua hàng cũng là cách để cửa hàng, doanh nghiệp tổ chức khai trương kết thúc sự kiện bằng lời cảm ơn, sự nồng nhiệt và chu đáo đối với các khách mời tham dự sự kiện.

Bước 8: Tổng kết

Để đánh giá sự thành công của một sự kiện khai trương bạn cần tổng hợp lại những thông tin sau sự kiện: số lượng khách mời tham dự, số lượng khách nhận quà tặng, voucher và số lượng khách hàng mua hàng sau sự kiện. Bên cạnh đó, dựa vào các mục tiêu mà cửa hàng, doanh nghiệp đã nêu ra khi chuẩn bị tổ chức sự kiện làm căn cứ so sánh, đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sự kiện cần bố trí nhân sự dọn dẹp trang thiết bị cũng như vệ sinh khu vực tổ chức để trả mặt bằng cho cửa hàng, công ty.

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cho cửa hàng, công ty

Để có một buổi lễ khai trương thành công, cửa hàng hay doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương cần phải có một kịch bản chương trình khai trương bao gồm:

Chuẩn bị trước ngày tổ chức lễ khai trương

• Xem ngày giờ đẹp tổ chức khai trương
• Lên danh sách số lượng khách mời tham dự
• Khảo sát địa điểm tổ chức, lựa chọn thời gian tổ chức (xem ngày giờ cụ thể)
• Thiết kế thư mời, thiệp mời, backdrop sân khấu và banner cho sự kiện
• Vẽ sơ đồ thiết kế layout tổng thể các khu vực tổ chức trong buổi lễ khai trương
• In ấn và gửi thư mời hoặc thiệp mời sự kiện tới khách mời
• Làm thủ tục xin giấy phép cho thuê địa điểm tổ chức, giấy phép cho phép treo banner quảng cáo,….

Trang trí cho buổi lễ khai trương

• Treo banner, trang trí bóng bay, hoa,…xung quanh khu vực tổ chức sự kiện
• Dọn dẹp và trang trí lối đi cho khách mời tham dự sự kiện
• Lắp đặt đầy đủ hệ thống ánh sáng, âm thanh, máy chiếu, màn led trình chiếu, hệ thống pháo điện, pháo giấy tại khu vực sân khấu
• Trang trí sân khấu, trải thảm đỏ, treo backdrop chủ đề sự kiện, hoa tươi…
• Sắp xếp bàn ghế ngay ngắn thẳng hàng, trải khăn phủ bàn và bọc áo ghế, thắt nơ trang trí tại các chỗ ngồi của khách mời
• Đặt biển tên tại khu vực khách ngồi, trang trí hoa tươi , chuẩn bị đồ uống dành cho khách mời
• Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho buổi lễ khai trương trên bàn
• Khu vực đón khách sắp xếp lễ tân chào hỏi, mời khách và hướng dẫn khách mời di chuyển vào khu vực tổ chức sự kiện

Mở đầu buổi lễ khai trương

Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đậu xe, nhận hoa, quà từ khách mời đem đến tặng chúc mừng cho cửa hàng, doanh nghiệp.

Sắp xếp nhân sự đón khách theo từng khu vực như sau:

• Khu vực 1 sẽ đón khách từ cổng và mời đến bàn đăng ký tham dự sự kiện.
• Khu vực 2 sẽ đứng ở bàn đăng ký để đón khách, nhận thiệp mời và cài hoa hoặc dán logo thương hiệu cho khách mời.
• Khu vực 3 sẽ tiếp khách mời và hướng dẫn họ di chuyển vào chỗ ngồi bên trong khu vực tổ chức sự kiện.
• Đội múa lân biểu diễn đón khách ở trước cổng

Trong quá trình đón tiếp khách mời, nhân sự khác thuộc ban tổ chức sự kiện liên tục kiểm tra các khâu chuẩn bị, thử âm thanh, micro, ánh sáng…trước khi buổi lễ được diễn ra. Khi gần tới thời gian bắt đầu sự kiện cần có nhân sự xem xét lại danh khách mời đã tới sự kiện đầy đủ hay chưa và thông báo cho MC để kịp thời xử lý.

Tổ chức buổi lễ khai trương

Biểu diễn văn nghệ

Khi sự kiện chính thức bắt đầu, các tiết mục văn nghệ hấp dẫn độc đáo sẽ được biểu diễn theo lời dẫn của MC. Đây là cách để tổ chức khai trương thu hút khách mời hiệu quả nhất và sẽ để lại ấn tượng vô cùng tốt với khách mời tham dự sự kiện.

Các tiết mục ca hát, nhảy múa sẽ làm nóng chương trình và tạo sự sôi động, khí thế cho buổi lễ khai trương.

Khai mạc, tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu

Sau khi tiết mục văn nghệ kết thúc, MC sẽ ổn định khách mời và tuyên bố lý do cho buổi lễ khai trương.

MC sẽ lần lượt giới thiệu về các đại biểu, đối tác và khách quý có mặt trong buổi lễ.

Trình chiếu video về quá trình hình thành và phát triển của cửa hàng, công ty.

MC mời chủ cửa hàng hoặc lãnh đạo của công ty tổ chức sự kiện khai trương lên sân khấu phát biểu, chia sẻ cảm nghĩ của mình và gửi những lời chúc mừng tới buổi lễ, khách mời tham dự.

Cắt băng khai trương

MC mời chủ cửa hàng, lãnh đạo của công ty và các đơn vị đối tác có liên quan lên sân khấu để cắt băng khánh thành khai trương.

Khi tổ chức nghi thức này, phía sau cánh gà nên có pháo hoa ở hai bên bắn chúc mừng

MC mời lãnh đạo công ty lên khui sâm banh, cắt bánh thực hiện những nghi thức chúc mừng cho buổi lễ.

Sau đó MC giới thiệu tổng quan về sản phẩm/dịch vụ của công ty và mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và sử dụng thử sản phẩm đó.

Chiêu đãi khách mời tham dự sự kiện dùng tiệc do công ty đã chuẩn bị sau khi kết thúc phần trải nghiệm và sử dụng thử sản phẩm/dịch vụ.

Kết thúc buổi lễ khai trương

Cuối cùng trước khi khách mời ra về, ban tổ chức sự kiện khai trương sẽ bố trí lễ tân, nhân sự gửi các phần quà tặng đã chuẩn bị, voucher mua hàng cho khách mời và chào tạm biệt khách ở lối ra về của sự kiện.

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện khai trương

Buổi lễ khai trương là sự khởi đầu của doanh nghiệp và cũng là dịp để doanh nghiệp giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ hay thương hiệu của mình đến khách hàng, người tiêu dùng. Do đó, để tổ chức một sự kiện khai trương được hiệu quả, thành công như mong đợi bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Theo quan niệm của người Á Đông, để tiến hành một công việc trọng đại thì ngày giờ là yếu tố quan trọng, mang tính phong thủy và phải được lựa chọn kỹ lưỡng. Trước khi lên kịch bản tổ chức sự kiện khai trương, bạn cần xem ngày giờ tốt nhất (dựa theo cả yếu tố thời tiết) để tổ chức buổi lễ với mong muốn đem lại sự khởi đầu may mắn, thuận lợi cho cửa hàng hoặc doanh nghiệp.
• Chủ cửa hàng hoặc chủ doanh nghiệp phải đăng ký làm thủ tục xin giấy phép quảng cáo, tổ chức khai trương với sở văn hóa du lịch địa phương tại địa bàn mở cửa hàng trước khi sự kiện khai trương diễn ra.
• Lập một kế hoạch cụ thể, chi tiết cả về thời gian, chi phí cho từng nội dung, trang thiết bị máy móc cần có và nhân sự hỗ trợ cho buổi lễ khai trương. Phân chia thời gian thực hiện các công việc trong buổi lễ một cách hợp lý
• Không gian tổ chức sự kiện khai trương cần được trang trí hoành tráng, nổi bật và bắt mắt. Cần tham khảo hoặc tìm hiểu thêm sự tư vấn từ các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có sự lựa chọn các dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương phù hợp với mong muốn của cửa hàng, doanh nghiệp.
• Cửa hàng hay doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương cần lưu tâm đến vấn đề quảng cáo và truyền thông trước buổi lễ để thu hút khách hàng tiềm năng và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp một cách rộng rãi.
• Quà tặng và voucher mua hàng là hạng mục cần thiết không thể thiếu trong các buổi lễ khai trương nhằm thúc đẩy sự mua hàng của khách hàng do đó hạng mục này phải có sự chuẩn bị chu đáo, cẩn thận và hấp dẫn khách mời.
• Cuối cùng, nhân sự được phân công chuẩn bị, thực hiện và tổ chức chương trình khai trương phải chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và có chuyên môn trong công việc.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương ấn tượng, trọn gói, giá cả hợp lý

Một buổi lễ khai trương diễn ra thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào kịch bản tổ chức chương trình và đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, kế hoạch thực hiện chương trình. Với kinh nghiệm thực chiến nhiều năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HCMC Events chúng tôi tự hào là đơn vị uy tín, chất lượng hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp ấn tượng, chuyên nghiệp và giá cả trọn gói.

Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện khác như sự kiện ra mắt sản phẩm mới, sự kiện hội nghị khách hàng, gala dinner, team building,…cùng nhiều hoạt động khác cho doanh nghiệp.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các dịch vụ của chúng tôi hoặc cần sự tư vấn, báo giá, thiết kế trọn gói các dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239 – 0913.199.866

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội.

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.