Những lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức “đánh bóng” hình ảnh hiệu quả nhất hiện nay đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy để tổ chức một sự kiện thành công bạn cần phải chú ý đến những vấn đề nào, mời bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Chị Hạnh – Đại diện Mobifone khẳng định “Chúng tôi đã hợp tác cùng HCMC Events qua rất nhiều sự kiện khác nhau. Từ hội thảo, tập huấn đến hoạt động Team Building – Gala Dinner của công ty. Mỗi sự kiện là một dấu ấn thành công, mới lạ và đầy ấn tượng. Tôi vô cùng tin tưởng các dịch vụ mà quý công ty cung cấp.”

Khi nào doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện?

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, chắc hẳn sẽ có những khoảng thời gian cần tổ chức sự kiện. Giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu một cách tinh tế và khéo léo nhất.

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có những sự kiện mang ý nghĩa riêng gắn bó liền với nó. Cùng với sự hỗ trợ của các công cụ truyền thông như mạng xã hội, email, gửi tin nhắn,… sẽ đưa sự kiện đến gần với công chúng hơn. Nếu như bạn biết cách chọn một phương án truyền thông phù hợp thì chắc chắn hiệu quả mang lại sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời.

10 lưu ý quan trọng để tổ chức sự kiện thành công

Sự kiện là các hoạt động để công ty, doanh nghiệp có cơ hội giao lưu, thấu hiểu và xây dựng hình ảnh trong lòng đối tác, nhà đầu tư, khách hàng. Đúc kết kinh nghiệm qua các sự kiện mà HCMC Events tổ chức, chúng tôi đã tổng hợp lại một số lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công và hiệu quả.

Nắm rõ số lượng khách mời

Việc xác định rõ số lượng khách mời là điều bạn cần lưu ý đầu tiên khi tổ chức sự kiện. Nắm rõ số lượng khách tham dự sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch và dự trù kinh phí tổ chức.

Ngoài ra bạn cũng nên tìm hiểu để biết được tính cách và yêu cầu của khách mời khi đến dự sự kiện để lên kế hoạch tổ chức phù hợp và tiết kiệm.

Chọn chủ đề và khảo sát địa điểm tổ chức

Chủ đề không chỉ là linh hồn của chương trình mà nó còn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công  của sự kiện. Việc chọn chủ đề tổ chức phải được lên kế hoạch từ trước, đảm bảo ấn tượng và thu hút. Chủ đề cần phải ngắn gọn tránh bị lạc hướng, nhưng vẫn thể hiện đầy đủ nội dung thông điệp cần truyền tải đến khách mời.

Lựa chọn và khảo sát địa điểm tổ chức cũng là một trong những điều cực kỳ quan trọng bạn cần phải lưu ý. Cần phải tìm hiểu cụ thể các tiện ích của địa điểm để bạn lên kế hoạch về kinh phí phù hợp. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện để đưa ra sự lựa chọn phù hợp. Một số địa điểm tổ chức được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn hiện nay như: trung tâm hội nghị, nhà hàng, nhà hát, sân vận động,…

Chọn thời gian tổ chức phù hợp

Tùy theo đối tượng khách mời để đưa ra lựa chọn thời gian tổ chức hợp lý. Thông thường các sự kiện sẽ được diễn ra vào những ngày cuối tuần để khách mời thuận tiện tham dự. 

Xây dựng kịch bản chi tiết

Kịch bản chương trình không cuốn hút có thể sẽ ảnh hưởng đến nhiều hệ lụy cho sự kiện. Chính vì thế, để chương trình được diễn ra thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài. Phải tạo ấn tượng ngay từ những giây đầu tiên và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt.

Sắp xếp và điều phối công việc

Bạn cần phải phân chia nhiệm vụ, hạng mục phụ trách cụ thể cho từng bộ phận như: thư mời, đón khách, chuẩn bị quà tặng,… Việc sắp xếp công việc hợp lý giúp bạn dễ dàng quản lý được tiến độ chương trình giúp tránh các sai sót có thể xảy ra. 

Kiểm tra các thiết bị sử dụng trong sự kiện

Các trang thiết bị cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chương trình được diễn ra để đảm bảo mọi thứ đều hoạt động trơn tru và được bố trí đúng theo kế hoạch đã được chuẩn bị từ trước.

Chạy thử chương trình

Chạy thử chương trình trước một ngày tổ chức giúp bạn phát hiện ra những vướng mắc và rủi ro nằm ngoài dự tính. Từ đó tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Đảm bảo cho ngày tổ chức chính thức được diễn ra suôn sẻ và thành công.

Bố trí nhân sự và trang thiết bị y tế dự phòng

Việc trang bị sẵn các thiết bị y tế, nhân sự có kiến thức sơ cứu hoặc nhân viên ý tế là điều cần được chú trọng đến ở bất kỳ sự kiện nào. Cần bố trí thiết bị y tế và nhân sự ở các vị trí dễ dàng tiếp cận để kịp thời xử lý khi gặp sự cố, tránh làm mất quá nhiều thời gian.

Kế hoạch truyền thông hợp lý

Truyền thông là phương thức giúp cho cho sự kiện được công chúng biết đến nhiều hơn. Giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp và có vị trí đứng trong lòng khách hàng. Cần lên kế hoạch hợp lý để phát huy hết khả năng, đạt hiệu ứng truyền thông cao nhất.

Các kênh truyền thông hiệu quả có thể kế đến như: mạng xã hội, diễn đàn, email, báo chí,… Tùy vào quy mô, tính chất và đối tượng khách hàng mục tiêu của sự kiện mà doanh nghiệp chọn kênh truyền thông phù hợp.

Lựa chọn địa chỉ tổ chức chuyên nghiệp, uy tín

Việc hợp tác với đơn vị tổ chức chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức cho khâu chuẩn bị. Đem lại sự đồng bộ giữa các bộ phận với nhau, tối ưu chi phí tổ chức.

Bởi vậy, nếu như bạn đang phân vân giữa các đơn vị tổ chức sự kiện thì HCMC Event thực sự là một lựa chọn tuyệt vời. Tự hào có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại TP.HCM. Đã tổ chức thành công hàng loạt sự kiện lớn nhỏ của các công ty, tập đoàn trong nước và quốc tế như: Gcoop, Antao, Unicity, Habeco,…

Với cơ sở vật chất hiện đại và chất lượng, sở hữu đội ngũ nhân viên phục vụ có trình độ chuyên môn cao. Liên hệ đến số Hotline của chúng tôi để được trải nghiệm các dịch vụ đẳng cấp và chuyên nghiệp nhất nhé!