Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng là một sự kiện do doanh nghiệp tổ chức hàng năm nhằm phát triển mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó còn giúp quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông, tiếp cận được với nhiều khách hàng tiềm năng. Bài viết hôm nay sẽ nêu một số lưu ý khi tổ chức hội nghị để chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Đại diện DKBike chia sẻ: “Chúng tôi đánh giá cao về quy trình tổ chức, thái độ phục vụ của quý công ty. Cảm ơn HCMC Events đã đem lại cho chúng tôi chương trình hội nghị khách hàng hoành tráng và đáng nhớ. Hy vọng sẽ được tiếp tục hợp tác với đơn vị ở những sự kiện lần sau.”

Tại sao cần phải tổ chức hội nghị khách hàng?

Khách hàng chính là người tạo ra lợi nhuận, đồng thời đem lại giá trị cho doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức hội nghị khách hàng không đơn thuần chỉ là bày tỏ lời cảm ơn mà còn mang lại rất nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp như:

• Tạo dựng uy tín và niềm tin trong lòng khách hàng đối với doanh nghiệp.
• Củng cố mối quan hệ và giữ chân khách hàng, đối tác.
• Thu hút và tiếp cận những khách hàng, đối tác tiềm năng.
• Cơ hội để quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp.
• Thu thập ý kiến khách hàng để cải thiện và xây dựng chiến lược kinh doanh.

5 lưu ý để tổ chức hội nghị khách hàng thành công

Dưới đây là một số lưu ý khi tổ chức hội nghị khách hàng mà HCMC Events muốn chia sẻ với bạn để chương trình được diễn ra suôn sẻ và thành công.

Lên chủ đề cho chương trình

Chủ đề chương trình là cơ sở để phác thảo nên nội dung cũng như kế hoạch cho hội nghị. Mỗi chương trình cần có một chủ đề thống nhất, nó không chỉ là linh hồn mà còn là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho hội nghị. 

Chủ đề cần ngắn gọn và thể hiện được đầy đủ thông điệp của hội nghị muốn truyền tải đến khách mời. Bạn có thể thăm dò, khảo sát ý kiến của khách mời tham dự để tìm ra chủ đề mà họ quan tâm nhất. Từ đó đưa ra quyết định lựa chọn chủ đề phù hợp với tính chất của hội nghị.

Mời các chuyên gia để tạo sự tin tưởng

Sự tham dự của các chuyên gia trong buổi hội nghị sẽ làm tăng thêm sự chuyên nghiệp, uy tín cho chương trình. Đồng thời gia tăng sự tin tưởng của khách mời đối với doanh nghiệp. Giúp củng cố hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông.

Ban tổ chức cần lên danh sách câu hỏi và kịch bản cụ thể cho chuyên gia để thống nhất những nội dung được trao đổi trong hội nghị. Đảm bảo cho buổi hội nghị khách hàng được diễn ra suôn sẻ đúng theo kế hoạch đã được chuẩn bị trước. 

Lựa chọn địa điểm thích hợp

Địa điểm tổ chức hội nghị cần phải được khảo sát kỹ lưỡng sao cho phù hợp với quy mô và tính chất của chương trình. Thông thường, các buổi hội nghị sẽ được diễn ra tại những địa điểm tổ chức đòi hỏi sự sang trọng nhưng vẫn đem lại sự thoải mái cho người tham dự. Gợi ý một số địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn như nhà hàng, trung tâm hội nghị hoặc tổ chức ngoài trời tại bãi biển, hồ bơi,…

Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra xem các tiện ích đi kèm mà địa điểm tổ chức cung cấp. Để biết được những hạng mục miễn phí và dịch vụ nào là tốn phí. Từ đó giúp bạn dự trù ngân sách tổ chức phù hợp.

Lưu trữ thông tin khách mời

Việc thu thập thông tin khách mời tham dự hội nghị cũng không kém phần quan trọng nhằm củng cố và tăng cường mối quan hệ các khách hàng cũ. Đồng thời tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng, giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp. 

Có rất nhiều hình thức để lấy thông tin khách hàng bạn có thể cân nhắc lựa chọn như điền form online, đăng ký nhận email, sử dụng thẻ thành viên,…

Thực hiện quảng bá, truyền thông cho hội nghị

Để chương trình được nhiều người biết đến hơn, xây dựng hình ảnh thương hiệu và tạo lòng tin đến công chúng thì việc truyền thông cho hội nghị là hạng mục không thể thiếu. Bạn cần lên kế hoạch chọn thời điểm truyền thông thích hợp để mang lại hiệu quả cao nhất cho hội nghị. Thời điểm tốt nhất để truyền thông đó là trước 1-2 tuần hội nghị diễn ra. 

Một số kênh truyền thông hiệu quả được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn như mạng xã hội, diễn đàn, báo chí, email,… Tùy vào tính chất, quy mô và đối tượng khách mời để lựa chọn hình thức truyền thông phù hợp sao cho vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí.

Trên đây là những thông tin cần lưu ý khi tổ chức hội nghị giúp cho chương trình được diễn ra thành công, tốt đẹp. Với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị đã giúp chúng tôi trở thành đối tác đáng tin cậy của rất nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước như FLC, ISUZU, IFC, BROTHER,… Hãy để chúng tôi đem đến cho bạn những hội nghị đẳng cấp và nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong lòng khách hàng. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ đến số Hotline: 098.949.62.39 – 091.176.00.00 để được hỗ trợ.