Những chi phí cần thiết cho tổ chức tiệc Tất Niên mà bạn cần phải biết

Dự trù các khoản phí cần phải chi là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện chương trình. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc lên ngân sách chương trình sẽ dễ dàng thiếu hụt những khoản cần chi cũng như sẽ phát sinh thêm những khoản chi trong quá diễn ra trước và sau chương trình. Qua bài viết này, hãy để tôi “mách” cho bạn những chi phí cần thiết cho tổ chức tiệc Tất Niên.

“Tiệc cuối năm là dịp giúp gắn kết tình đồng nghiệp trong công ty, thu ngắn “khoảng cách” giữa sếp và nhân viên công ty. Cũng là dịp để nhìn lại một năm hoạt động của công ty, vinh danh những nhân viên xuất sắc, cùng nhau chúc mừng những thành tựu đạt được.”

Địa điểm diễn ra chương trình

Khoản chi đầu tiên để thực hiện chương trình đó chính là kinh phí cho địa điểm diễn ra chương trình. Thông thường, các công ty sẽ thuê các địa điểm cho thuê mặt bằng sự kiện như nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị,…. Nếu khuôn viên công ty đủ lớn, bạn có thể tận dụng  ngay sân bãi rộng đó, như vậy đã tiết kiệm được phần phí.

Khoản chi này sẽ không cố định mà sẽ dao động tùy thuộc vào:

• Quy mô, đặc điểm của chương trình.
• Độ sang trọng của địa điểm thực hiện chương trình.
• Số lượng khách mời.

Thi công sân khấu, lắp đặt trang thiết bị

Giá thành của phần phí này sẽ tùy thuộc vào địa điểm mà bạn tổ chức. Nếu bạn thực hiện chương trình tại các địa điểm trong nhà thì giá thành cho hạng mục sẽ phải chăng hơn khi bạn thực hiện ở ngoài trời. Thông thường, các hạng mục thi công, lắp đặt đã được cộng vào chi phí thuê địa điểm.

Bên cạnh đó, nếu như thực hiện chương trình ở ngoài trời thì giá thành sẽ cao hơn, bởi vì yêu cầu về độ bền của các trang thiết bị sẽ phải đảm bảo hơn để tránh các yếu tố thời tiết không gây ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Các thiết bị đó, để đạt được yêu cầu về độ bền cao, khuếch đại âm thanh, phát sáng tốt thì sẽ phải thuê ở các đơn vị ở ngoài.

Trang trí chương trình

Các vật dụng dùng để trang trí chương trình thường khá đa dạng với từng chủ đề khác nhau như: Giáng sinh, Tết,… Nếu bạn chưa lên kế hoạch các vật phẩm trang trí phù hợp để mua, chắc chắn sẽ không tránh khỏi tình trạng không kiểm soát được số lượng mua. Để có thể hoạch định được những món trang trí cần thiết, hãy xác định concept của chương trình. Từ đó, bạn sẽ lựa chọn được những món đồ trang trí phù hợp. Khoản chi cho hạng mục này thường là backdrop, standee, sân khấu, hashtag, vòng hoa,…

Menu bàn tiệc

Đây là yêu tố hầu hết mọi khách mời tham dự đều quan tâm. Tùy vào quy mô của chương trình Tất Niên, bạn có thể lựa chọn một menu phù hợp với chương trình. Ngoài ra, bạn phải dựa vào khả năng chi trả của doanh nghiệp và ngân sách dành cho hạng mục này. Có hai loại menu bàn tiệc hiện nay:

Tiệc buffet

Được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi tính tiện lợi của chúng cho cho chương trình cuối năm. Khi bạn lựa chọn loại menu này, khách mời sẽ có thể tự phục vụ tạo cảm giác thoải mái, ngoài ra khách mời sẽ dễ dàng giao gặp gỡ, giao tiếp với nhau.

Tiệc bàn tròn

Thích hợp với những chương trình có tính chất quan trọng hơn khi có sự xuất hiện của đối tác hay nhà đầu tư. Khi bạn lựa chọn menu, khách mời sẽ được phục vụ tại bàn, thể hiện được sự chuyên nghiệp, coi trọng nhà đầu tư, đối tác của doanh nghiệp.

Tùy vào tính chất của buổi tiệc cuối năm, một menu sẽ có: Khai vị – món chính – món tráng miệng, để kinh phí dành cho hạng mục này được tối ưu một cách tốt nhất, bạn nên đặt số lượng suất ăn và thực đơn phù hợp.

Quà tặng

Tính chất của chương trình Tất Niên là tri ân sự đồng hành của đối tác, sự tin tưởng của khách hàng và sự xuất sắc của nhân viên công ty. Vì vậy, để cảm ơn đối tác, khách hàng và nhân viên công ty, chi phí dành cho quà tặng là một phần phí thiết yếu trong việc hoạch định ngân sách cho sự kiện.

Khoản chi cho những phần quà cần phải được tính toán và dự trù trước. Lưu ý bạn cần phải đặt những phần quà đó trước từ 1-2 tháng để kịp sản xuất đúng theo hạn và tránh giá thành sẽ cao vì bạn yêu cầu làm gấp.

Đơn vị tổ chức

Việc lựa chọn đơn vị thực hiện chương trình cuối năm cho công ty uy tín, chuyên nghiệp, giá thành hợp lý là điều bạn cần phải ưu tiên lên hàng đầu. Ngoài ra, bạn còn phải tính đến khoản tiền cho các vị trí như: MC, PG, nhân sự chương trình,… Để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí một cách tối ưu nhất,  bạn có thể thuê các gói dịch vụ  sự kiện trọn gói.

Đây là những chi phí cần thiết để tổ chức tiệc Tất Niên, bạn cần phải hạch toán những khoản chi một cách chi tiết và cẩn thận. Tất nhiên, để một chương trình diễn ra suôn sẻ thì còn những yếu tố khác nữa nhưng nếu bạn làm tốt được hạng mục này thì bạn sẽ có thể thêm nhiều thời gian làm chỉnh chu những phần việc còn lại.