Year End Party là một buổi tiệc được các công ty tổ chức thường niên vào cuối năm. Đây là dịp để mọi người cùng nhau nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong năm vừa qua; cũng như có những định hướng cho năm tới. Để tổ chức sự kiện Year End Party thành công thì cần phải có kế hoạch thật tỉ mỉ và chi tiết. Và làm thế nào để xây được bản kế hoạch này, HCMC Events sẽ hướng dẫn bạn trong bài viết dưới đây.

HCMC Events đã có kinh nghiệm tổ chức thành công nhiều sự kiện year end party cho các công ty tại khu vực Tp. Hồ Chí Minh. Với đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo và giàu kinh nghiệm, chắc chắn chúng tôi sẽ mang đến một”luồng gió mới” cho bữa tiệc tất niên của công ty bạn

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện Year End Party chuyên nghiệp

Kế hoạch tổ chức cần được lên trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 – 3 tháng. Một kế hoạch hoàn chỉnh sẽ bao gồm các hạng mục sau:

1. Lên ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm ấn tượng cho công ty 

Ý tưởng cần phải dựa vào chủ đề xuyên suốt của buổi tiệc. Ý tưởng không cần quá phức tạp nhưng cần phải độc đáo để tạo ấn tượng với khách tham dự. Đồng thời vẫn phải phù hợp với thực tế, ngân sách của công ty. Dưới đây HCMC Events sẽ gợi ý cho bạn một vài ý tưởng thú vị dưới đây: 

Tiệc year end party kết hợp với Team Building

Một chuyến du lịch Team Building chính là lời tri ân, một phần thường ý nghĩa của doanh nghiệp với nhân viên của mình dịp cuối năm. Nhờ đó tất cả các nhân viên công ty sẽ có một khoảng thời gian vui chơi thỏa thích và có những kỷ niệm khó quên. Đây còn là cơ hội để các thành viên thêm gắn kết và hiểu nhau hơn, giúp tăng tính đoàn kết trong tập thể.

Tổ chức sự kiện year end party với concept độc lạ

Bạn có thể tạo nên một bữa tiệc cuối năm mang phong cách cổ điển hay phong cách hiện đại, sang trọng. Hoặc tổ chức theo một phong cách cụ thể như: Gala dinner;  Vũ hội hóa trang; dạ hội khiêu vũ; White night party; Rock music party; Pool Party; …Những concept độc đáo này sẽ giúp buổi tiệc trở nên đặc biệt và tạo sự thích thú, mong đợi cho khách tham dự.

Tổ chức tiệc cuối năm kết hợp các cuộc thi

Chúng ta có thể tổ chức một số cuộc thi như tiết mục văn nghệ, thi nấu ăn, cắm hoa, trình diễn thời trang, …Và sẽ có các phần thường cho những cá nhân, tập thể đạt giải. Điều này vừa đem lại tinh thần phấn chấn vừa thúc đẩy thi đua giữa các thành viên trong công ty. Nhờ đó sẽ tạo nên bầu không khí sôi động và hào hứng hơn bao giờ hết. Không chỉ thế còn giúp tình cảm của các thành viên thêm gắn kết 

Tổ chức Year End Party như một đêm nhạc hội

Đây sẽ là cơ hội để các nhân viên trổ tài ca hát, nhảy múa,… mà thường ngày họ không có nhiều cơ hội để thể hiện. Một buổi tiệc với các tiết mục văn nghệ “cây nhà lá vườn” mang đến những cảm xúc thân thuộc và gần gũi. Qua đêm nhạc hội này cũng giúp doanh nghiệp phát hiện được tài năng của các nhân viên. 

2. Lên danh sách khách tham dự và gửi thiệp mời 

Lập danh sách các khách mời tham dự để ban tổ chức nắm được số lượng và bố trí các hạng mục khác cho hợp lý. Sau đó gọi điện thông báo hoặc gửi thiệp mời trước ngày tổ chức khoảng 1-2 tuần để khách mời sắp xếp. Điều này cũng giúp ban tổ chức chủ động hơn trong việc điều chỉnh số lượng.

3. Chọn thời gian, địa điểm tổ chức tiệc cuối năm phù hợp

Về thời gian, thời lượng

Những ngày cuối tuần của tháng cuối cùng trong năm là thời gian phù hợp để tổ chức tiệc cuối năm. Các công ty cần cân nhắc thời lượng chương trình sao cho phù hợp, vì nếu ngắn quá thì không đạt được mục đích của buổi tiệc mà dài quá có thể gây nhàm chán, mệt mỏi Thời gian của buổi tiệc có thể kéo dài từ 120 – 150 phút tùy thuộc vào mỗi công ty và nên tổ chức vào khung giờ 18h – 20h.cho tất cả mọi người. 

Về địa điểm

• Ngoài trời:  resort, bãi biển, sân vận động, quảng trường,…
• Trong nhà: trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, khách sạn…. 

4. Xây dựng thực đơn cho bữa tiệc

Tiệc ăn uống là một phần không thể thiếu trong tiệc Year End Party. Để có thể lên được một thực đơn phù hợp với khẩu vị của tất cả mọi người thì công ty nên lên một bảng khảo sát sở thích ăn uống. Một bàn tiệc cần phải có món khai vị, 3-4 món chính và món tráng miệng.

 5. Chọn MC 

MC là linh hồn của bất kỳ sự kiện nào vì thế để chương trình thành công cần phải cân nhắc lưạ chọn người phù hợp. MC dẫn dắt tiệc cuối năm cần đáp ứng được các tiêu chí như ngoại hình ưa nhìn, năng động, vui vẻ, hoạt bát…. Có thể lựa chọn nhân viên công ty làm MC hoặc thuê MC chuyên nghiệp. Và cần 2 MC 1 nam 1 nữ để tạo được sự giao lưu hơn với khán giả

6. Lên các tiết mục biểu diễn

Tiệc cuối năm sẽ có nhiều tiết mục như: 

• Các tiết mục văn nghệ được biểu diễn bởi các nhân viên trong công ty
• Các tiết mục do công ty thuê bên ngoài 
• Video tổng kết thành tựu đạt được và những khoảnh khắc đáng nhớ trong năm vừa qua.
• Khen thưởng cho nhân viên đạt được nhiều thành tích xuất sắc
• Trò chơi giao lưu 

Lên cấu trúc chương trình

Đây chính là việc phân loại các tiết mục cụ thể hơn, chẳng hạn như

4 tiết mục ca múa nhạc gồm

• 1 tiết mục hát đơn ca của……….
• 1 tiết mục múa của……….
• 1 tiết mục song ca của……….

• 1 tiết mục trình diễn nhảy hiện đại của……….

2 trò chơi giao lưu: 

• Trò chơi nối từ 
• Trò chơi đuổi hình bắt chữ 

2 tiết mục biểu diễn xiếc, kịch: 

• 1 tiết mục xiếc thú được trình diễn bởi Liên đoàn xiếc Việt Nam
• 1 tiết mục hài kịch của nhóm Chuồn chuồn giấy

Video trình chiếu: 1 video 

Tiết mục trao thưởng nhân viên xuất sắc: 1 tiết mục

Cấu trúc chương trình bao gồm 10 tiết mục 

7. Trình tự biểu diễn các tiết mục trong chương trình

Khi đã lên được cấu trúc chương trình thì cần phải sắp xếp các tiết mục theo thứ tự. Ví dụ như 

1. Nhảy hiện đại (trong 5 phút)
2. Video trình chiếu thành tựu công ty (4-5 phút)
3. Ban lãnh đạo công ty lên giới thiệu, phát biểu (10 phút)
4. Tiết mục đơn ca của………. (5 phút)
5. Tiết mục múa của…….. (5 phút)
6. Trò chơi giao lưu 1: Trò chơi nối từ (15 phút)
7. Tiết mục hài kịch – Chuồn chuồn giấy (15-20 phút)
8. Tiết mục hát song ca của……… (5 phút)
9. Trò chơi giao lưu 2: Trò chơi đuổi hình bắt chữ (15 phút)
10. Trao phần thưởng cho nhân viên (7-10 phút)
11. Tiết mục xiếc thú do Liên đoàn xiếc Việt Nam biểu diễn (10 phút)

8. Lên kịch bản cho chương trình

Kịch bản chương trình được xây dựng dựa trên cấu trúc và trình tự chương trình đã sắp xếp trước. Nội dung kịch bản này sẽ có các đầu mục như: tên tiết mục, nội dung tiết mục (lời dẫn MC), người phụ trách, thời lượng, ghi chú.

Trên đây là các bước để tổ chức chương trình year end party cho doanh nghiệp một cách chi tiết nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có một buổi liên hoan cuối năm thật độc đáo và ấn tượng 

Quý khách đang có nhu cầu tổ chức sự kiện year end party cho công ty mình, vui lòng liên hệ HCMC Events. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói uy tín với chi phí hợp lý nhất!