Dịch vụ tổ chức lễ khai trương phòng khám

Khai trương phòng khám là sự kiện quan trọng, đánh dấu sự ra đời và hoạt động của một cơ sở khám chữa bệnh mới. Đây là cơ hội để quảng bá hình ảnh thương hiệu thu hút đông đảo lượng lớn khách hàng biết đến phòng khám. Đồng thời, cũng là dịp để nhận lời chúc mừng, chia vui từ phía anh em, bạn bè, mong cầu sự may mắn, khởi phát trên chặng đường phát triển phía trước. Hãy cùng HCMC Events tham khảo bài viết dưới đây để khám phá kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương phòng khám ngay nhé!

Tổ chức lễ khai trương phòng khám gồm những loại nào?

Nhắc đến lĩnh vực ngành y gồm đa dạng những chuyên ngành khác nhau. Và mỗi loại hình tổ chức phòng khám sẽ có những đặc biệt trong việc tổ chức các sự kiện khai trương bao gồm những loại sau:

Khai trương phòng khám đa khoa

Đây là phòng khám được xây dựng với đầy đủ những chuyên khoa đa chức năng nhằm phục vụ mục đích chăm sóc sức khỏe dưới đội ngũ chuyên gia các y bác sĩ, chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm đảm bảo uy tín chất lượng. Việc tổ chức khai trương phòng khám nhằm xác lập vị trí hoạt động trên thị trường, đồng thời quảng bá, hình ảnh thương hiệu của phòng khám, khẳng định vai trò, chức năng chăm sóc khám, chữa bệnh cho người dân.

Phòng khám nha khoa

Có lẽ, các phòng khám nha khoa đang được cực kỳ ưa chuộng trong thời gian gần đây. Với chức năng mang đến nụ cười tự tin, rạng rỡ cho quý khách hàng thì chắc chắn rằng sự kiện khai trương của phòng khám sẽ được săn đón nhiệt thành. Nhân dịp khai trương, phòng khám sẽ có những voucher ưu đãi cùng các phần quà hấp dẫn cho khách hàng.

Đây chính là cơ hội để khách hàng có thể trải nghiệm dịch vụ để có cho mình những cảm nhận, đánh giá về chất lượng chuyên môn của phòng khám. Từ những trải nghiệm của quý khách sẽ giúp quảng bá hình ảnh tạo sự uy tín và danh tiếng cho phòng khám.

Phòng khám đông y cổ truyền

Đây là phương pháp chữa bệnh khá mới mẻ và sự độc đáo có nguồn gốc xuất phát từ Trung Hoa. Hiện nay các phòng khám đông y thường vận dụng phương pháp châm cứu các loại thuốc uống và cả xoa bóp trong điều trị. Sự kiện khai trương chính là dịp để thu hút lượng khách hàng biết đến phòng khám và quảng bá thương hiệu xác lập chỗ đứng trên thị trường.

Kế hoạch tổ chức lễ khai trương phòng khám

Nếu như lần đầu bạn tổ chức lễ khai trương phòng khám, nhưng không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào thì viết ra kế hoạch là một khởi đầu quan trọng. Nó sẽ giúp bạn hình dung cụ thể từng bước cần làm như thế nào, và đối chiếu trong quá trình thực hiện tổ chức. Cùng xem mẫu kế hoạch mà HCMC Events gợi ý dưới đây nhé!

Xin giấy phép hoạt động phòng khám

Sau khi phòng phám đã hoàn thành các bước xây dựng, set up và kiểm tra trang thiết bị, cơ sở vật chất đáp ứng đầy đủ theo tiêu chuẩn của bộ y tế, thì doanh nghiệp có thể xin giấy phép hoạt động cho phòng khám. Có hai hình thức hoạt động phòng khám: phòng khám đa khoa và chuyên khoa. Tuỳ thuộc vào định hình tổ chức phòng khám của doanh nghiệp mà chủ phòng khám có thể lựa chọn hình thức phù hợp khi xin giấy phép.

Giấy phép hoạt động phòng khám chính là căn cứ để phòng khám chứng minh cơ sở của mình đáp ứng được các quy chuẩn kỹ thuật do Bộ Y tế ban hành khi đi vào hoạt động. Thông thường, doanh nghiệp sẽ mất một khoản phí nhỏ khoảng vài triệu để xin cấp phép hoạt động cho phòng khám theo quy định tại thông tư 11/2020/TT_BTC.

Xác định thời gian tổ chức

Khi doanh nghiệp hoàn tất xây dựng và đã sẵn sàng để đi vào hoạt động thì cần chọn một ngày tốt để khai trương. Về ý nghĩa phong thuỷ, chọn khai trương vào ngày tốt và khung giờ hoàng đạo sẽ giúp cho phòng khám có một khởi đầu tốt đẹp, may mắn.

Xác định mục đích và quy mô tổ chức

Lễ khai trương không chỉ là một lễ khai trương phòng khám, nó còn là một hình thức quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng mới. Do đó, trước khi bắt tay vào khâu chuẩn bị, cần xác định rõ: buổi lễ hướng tới ai – khách hàng tiềm năng, đối tác hay truyền thông? Quy mô tổ chức lớn hay nhỏ? Diễn ra nội bộ hay công khai rộng rãi?

Sau đó tuỳ thuộc vào mục đích và ngân sách mà doanh nghiệp có thể set up quy mô chương trình khai trương lớn hay nhỏ. Một lễ khai trương nhỏ thường bao gồm sự tham gia của ban lãnh đạo, đối tác và toàn thể nhân viên. Lớn hơn một chút thì doanh nghiệp có thể mời thêm bạn bè, hay những vị khách hàng đầu tiên.

Lên timeline và kịch bản tổ chức khai trương phòng khám

Khi đã có thời gian tổ chức, mục đích và quy mô của buổi lễ khai trương, bạn sẽ tiến hành xây dựng kịch bản và timeline cho chương trình. Timeline cần thể hiện rõ các mốc thời gian cụ thể từ khâu chuẩn bị, trang trí, đón khách, diễn ra nghi lễ chính đến phần tiệc giao lưu hoặc trải nghiệm dịch vụ. Kịch bản chương trình khai trương nên phân chia rõ vai trò MC, người đại diện phát biểu, các tiết mục biểu diễn (nếu có), nghi thức cắt băng – tham quan phòng khám…

Setup trang trí sự kiện

Thiết kế backdrop lễ khai trương cần truyền tải được nội dung, thông điệp của sự kiện. Các vị trí cổng chào, đón tiếp lễ tân, sân khấu được trang trí tỉ mỉ, chu đáo. Hệ thống âm thanh, ánh sáng đảm bảo chất lượng tốt, cùng các dụng cụ phục vụ cho lễ trương như bộ băng khai trương, quả cầu, pháo giấy…

Bố trí nhân sự

Trước tiên để điều hành chương trình thì phải lựa chọn MC chuyên nghiệp dẫn dắt sự kiện, thổi bùng lên không khí của buổi khai trương. Đồng thời sắp xếp bộ phận lễ tân đón tiếp khách hàng, phân phát tờ rơi để truyền thông về sự kiện khai trương của phòng khám.

Có kế hoạch mời các ca sĩ ban nhạc, nhóm nhảy mang đến những tiết mục đặc sắc, ấn tượng góp vui để khuấy động không khí cũng như thu hút sự chú ý của đối tác cũng như khách mời tham dự.

Tiệc đãi khách

Bên cạnh việc mời khách hàng đến tham dự thì một bữa tiệc chung vui cùng nhau sẽ tạo độ thân mật, quan hệ thân thiết cũng như là cơ hội để họ ở lại sự kiện lâu hơn. Thời gian này là dịp để phòng khám quảng bá, giới thiệu và chia sẻ những thông tin về dịch vụ sản phẩm. Qua đó sẽ có những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng để phòng khám có những định hướng chiến lược phát triển trên chặng đường chinh phục thành công phía trước.

Lên lịch khám, áp dụng chương trình hỗ trợ để thu hút khách hàng trước ngày khai trương

Đây là phần để khách hàng có thể đến để trải nghiệm dịch vụ khách chữa bệnh tại phòng khám hoặc nghe các y bác sĩ tư vấn. Các dịch vụ sẽ được giảm giá, với voucher ưu đãi cùng các phần quà tặng kèm theo như lời tri ân khách hàng đã đến khai trương và tin tưởng. Đồng thời, đó cũng là cơ hội để phòng khám thể hiện tay nghề, trình độ chuyên môn kỹ thuật của đội ngũ y bác sĩ để tạo cho khách hàng sự yên tâm tin tưởng và có những đánh giá khách quan nhất về dịch vụ phòng khám.

Truyền thông trước sự kiện khai trương

Buổi khai chương của quý khách hàng có thể được đông đảo mọi người quan tâm biết đến thì vấn đề truyền thông sao cho hiệu quả là vô cùng quan trọng. Phòng khám có thể đăng tải bài viết thông báo khai chương ghi rõ thời gian, địa điểm có sự tham dự của bác sĩ, tiến sĩ, thạc sĩ trên các nền tảng xã hội để mọi người biết đến. Hoặc kết hợp với hình thức phát tờ rơi, thuê các nhà báo viết và đăng tải về sự kiện để tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ.

Dự trù những sự cố phát sinh

Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, một buổi lễ khai trương vẫn có thể gặp phải những tình huống phát sinh ngoài dự tính. Vì vậy, việc lập kế hoạch dự phòng và chuẩn bị phương án xử lý là điều cần thiết. Một số sự cố thường gặp như: thời tiết xấu (nếu tổ chức ngoài trời), trục trặc âm thanh – ánh sáng, khách mời đến trễ hoặc không đúng như dự kiến, thiếu hụt vật phẩm sự kiện, hoặc sự cố về truyền thông – livestream.

Do vậy, chuẩn bị tốt sẽ giúp bạn chủ động ứng biến, giữ hình ảnh chuyên nghiệp cho phòng khám ngay từ ngày đầu ra mắt.

Kế hoạch truyền thông – Marketing cho sự kiện

Để buổi lễ khai trương được nhiều người biết đến, cũng như quảng bá rộng rãi phòng khám đến với công chúng thì khâu truyền thông và marketing vô cùng quan trọng. Ngoài những hình thức marketing offline như treo banner cỡ lớn, đặt standee, băng rôn quảng cáo, thì bạn có thể kết hợp marketing online trên các nền tảng Facebook, Instagram, book báo lớn,….

Quy trình tổ chức khai trương phòng khám chung

Để bắt đầu chương trình MC giới thiệu mục đích của buổi lễ khai trương với những vị khách mời đối tác tham dự buổi lễ. Đồng thời tuyên bố chương trình bắt đầu.
Mở màn lễ khai trương là chương trình biểu diễn văn nghệ đã được chuẩn bị và lên kế hoạch trước với những tiết mục sôi động đem đến không khi vui tươi, náo nhiệt và tạo cảm hứng phấn khích cho người tham dự.
Đặc biệt sau phần tiết mục trình diễn là đến phần, MC mời đại diện phía phòng khám lên phát biểu tuyên bố lý do và thực hiện cắt băng rôn cho buổi khai trương hồng phát. Trong phần long trọng này sẽ có sự chung sức của các đối tác, nhà đầu tư và chủ phòng khám cùng nhau chung tay cắt băng rôn với đầy sự nhiệt huyết và niềm vui rạng rỡ, đầy hy vọng và ấp ủ những mầm xanh trên chặng đường hoạt động của phòng khám.
Tiếp tục là hoạt động tư vấn dịch vụ và trả lời giải đáp thắc mắc từ phía khách hàng
MC cám ơn quý khách hàng đã tới tham dự sự kiện và mời tất cả quan khách thăm phòng khám và dự tiệc.
Đội múa tiếp tục các tiết mục văn nghệ trình diễn cầu may mắn và tài lộc.
Tiến hành thăm khám cho bệnh nhân để marketing quảng bá hình ảnh phòng khám
Tặng quà, cảm ơn tham dự khai trương và tiễn quý khách hàng ra về
Bế mạc kết thúc sự kiện khai trương

Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương phòng khám trọn gói tại HCMC Events

Nếu chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro phát sinh nhưng không có kinh nghiệm xử lý. Điều này dẫn đến tạo ấn tượng xấu với khách hàng, chi phí tổ chức cao, nhưng hiệu quả truyền thông không được như mong đợi.

Chính vì vậy, lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp là một lựa chọn tối ưu. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện HCMC Events tự tin mang đến cho quý khách hàng dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương trọn gói với giá cả hợp lý chất lượng nhất.

HCMC Events sở hữu đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo bài bản, với sự sáng tạo trong việc lên ý tưởng trang trí sự kiện, thấu hiểu được tâm lí của quý khách hàng. Chúng tôi đã sẵn sàng các phương án để chương trình khai trương sự kiện được diễn ra tốt đẹp. Hotline của chúng tôi luôn mở 24/24 sẵn sàng giải đáp và tư vấn mọi thắc mắc cho các doanh nghiệp.

Website: https://hcmcevents.com/
Tel: 0939. 311. 911 – 0989.496.239
Address: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.