Dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng mới của HCMC Events

Lễ khai trương công ty – văn phòng mới là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để tổ chức một buổi lễ diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp/đơn vị thường tìm đến dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng ở những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Bài viết dưới đây giúp bạn đọc biết được cần chuẩn bị những gì cho một sự kiện khai trương cũng như quy trình tổ chức của HCMC Events giúp cho khách hàng có một buổi lễ diễn ra trọn vẹn. 

Lễ khai trương công ty – văn phòng mới

Lễ khai trương là sự kiện được tổ chức để thông báo việc bắt đầu hoạt động của một doanh nghiệp mới. Đó có thể là sự kiện khai trương của một công ty, cửa hàng, văn phòng hay một chi nhánh mới. Sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ luôn là mong muốn của chủ doanh nghiệp để mang lại một khởi đầu thuận lợi. 

Do đó, sự kiện khai trương công ty, văn phòng mới là vô cùng quan trọng với một doanh nghiệp. Lễ khai trương thường có các hoạt động bao gồm: Cắt băng khai trương, diễn văn khai mạc của lãnh đạo công ty, các tiết mục văn nghệ, tiệc chào mừng, giao lưu với khách mời, hoạt động quảng bá và khuyến mãi;…

Sự kiện khai trương cần chuẩn bị những gì? 

Sự kiện khai trương công ty, văn phòng mới đòi hỏi nhiều yếu tố để tổ chức thành công, đặc biệt là sự chỉn chu trong khâu chuẩn bị. Mọi thứ được sắp xếp kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp có một buổi lễ khai trương diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

Lên danh sách khách mời

Điều đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải xác định là quy mô tổ chức của buổi lễ, từ đó ước lượng số lượng và đối tượng khách mời dự kiến. Sau khi xác định được đối tượng khách mời, thư mời nên được gửi trước một thời hạn nhất định và được xác nhận sự tham gia từ họ.

Cân đối ngân sách và quy mô sự kiện

Sau khi xác định quy mô của sự kiện, bao gồm số lượng khách mời và các hoạt động sẽ diễn ra, doanh nghiệp nên cân đối ngân sách cho buổi lễ khai trương. Ngân sách sẽ chi trả những khoản chi phí cần thiết để chuẩn bị cũng như thực hiện các chương trình, hạng mục trong ngày khai trương. 

Ngân sách có thể dùng cho các chi phí về khâu trang trí; tiệc chiêu đãi; thuê địa điểm, thiết bị; chi phí trả cho nhân sự vận hành; kế hoạch truyền thông; quà tặng khách mời,…Ngoài ra, doanh nghiệp nên dự trù thêm khoản chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh không lường trước.

Lựa chọn thời gian, địa điểm

Với một số chủ doanh nghiệp, việc chọn ngày lành tháng tốt theo phong thủy để mang lại may mắn là yếu tố vô cùng quan trọng. Thời gian tổ chức lễ khai trương nên tổ chức vào buổi sáng và được xem là thời điểm khởi đầu tốt lành trong ngày.

Địa điểm tổ chức có thể là chính văn phòng của công ty hoặc có thể là một nhà hàng, hội nghị sang trọng. Một điều cần lưu ý là nên đảm bảo không gian rộng rãi, tiện nghi và đầy đủ biện pháp an ninh cho tất cả khách mời.

Lên kế hoạch, kịch bản cho buổi lễ

Xác định mục đích và concept của buổi lễ cũng là một yếu tố quan trọng để xác định buổi lễ nên được diễn ra như thế nào.  Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho toàn bộ sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc và cả kịch bản cho MC bao gồm: Lời chào mừng, giới thiệu chương trình, dẫn dắt các phần khác của buổi lễ.

Lên kế hoạch, chuẩn bị kỹ lưỡng và theo dõi sát sao là chìa khóa để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công. Doanh nghiệp đảm bảo rằng mỗi bước trong kế hoạch đều được thực hiện đúng và đầy đủ để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Bố trí nhân sự, thiết bị và vật dụng cho lễ khai trương

Việc bố trí nhân sự, thiết bị và vật dụng đúng cách sẽ giúp buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ. Doanh nghiệp nên chú ý phần chuẩn bị để sự kiện tránh được những sai sót không đáng có.

Nhân sự cần có cho một sự kiện khai trương bao gồm ban phụ trách cho khâu khách mời, truyền thông, hậu cần và chịu trách nhiệm chung. Ngoài ra, lễ khai trương còn cần thêm những nhân sự hỗ trợ buổi lễ gồm MC, PG/PB tiếp đón, đội văn nghệ, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ.

Trang thiết bị cũng là phần không thể thiếu trong một buổi lễ khai trương. Doanh nghiệp cần sắp xếp ổn thỏa về thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu sao cho phù hợp với quy mô sự kiện.

Vật dụng cho lễ khai trương gồm những vật dụng cho khâu trang trí như backdrop, banner, hoa, bóng bay, biển chỉ dẫn, băng khai trương, pháo giấy,… Mâm cúng khai trương cũng là một phần không thể thiếu. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm tiệc teabreak, đồ uống hay quà tặng cho khách mời.

Tại sao doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng chuyên nghiệp?

Tổ chức sự kiện khai trương là một trong những buổi lễ ra mắt quan trọng đối với bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp nên tìm đến đơn vị dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng chuyên nghiệp:

Đơn vị tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn: Đơn vị dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có kinh nghiệm và hiểu biết nhất định để tổ chức một buổi khai trương thành công. Do đó, họ sẽ biết cách lên kế hoạch và thay mặt doanh nghiệp điều phối các chi tiết buổi lễ một cách mượt mà hơn.

Tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp: Tổ chức buổi khai trương đòi hỏi nhiều công việc từ lên ý tưởng, chuẩn bị trang thiết bị, đến quản lý sự kiện. Việc dùng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào các hoạt động khác cho buổi lễ như tiếp đón và giao lưu khách mời, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ.

Đảm bảo chất lượng cho buổi khai trương: Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có sẵn các thiết bị, công cụ và mối quan hệ cần thiết để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, ấn tượng. Ngoài ra, đơn vị giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, đồng thời đảm bảo chất lượng âm thanh, ánh sáng, trang trí và các yếu tố khác.

Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp: Mặc dù thuê dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng nghe qua có vẻ tốn kém nhưng trên thực tế, việc này có thể tiết kiệm chi phí hơn so với việc tự tổ chức. Các đơn vị dịch vụ với những quan hệ trong ngành có thể nhận được giá ưu đãi từ các nhà cung cấp và tránh các chi phí phát sinh không đáng có.

Dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng trọn gói tại HCMC Events

HCMC Events là lựa chọn lý tưởng cho việc tổ chức khai trương công ty – văn phòng mới. Với sự tận tâm và chuyên nghiệp, chúng tôi đảm bảo rằng mọi công đoạn tổ chức khai trương đều được chuẩn bị kỹ lưỡng để ngày khai trương diễn ra thành công.

Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, HCMC Events hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương văn phòng theo một quy trình chuyên nghiệp và hệ thống. Cụ thể, chúng tôi cung cấp dịch vụ theo quy trình sau:

• Xác định quy mô, chủ đề khai trương và triển khai các hoạt động liên quan
• Xây dựng kịch bản cho buổi lễ
• Lập danh sách khách mời cho doanh nghiệp
• Xác định thời gian, địa điểm tổ chức
• Dự toán kinh phí cho khách hàng
• Cung cấp các thiết bị, vật dụng, nhân sự cần có theo yêu cầu của khách hàng
• Thực hiện tổ chức sự kiện khai trương công ty – văn phòng mới
• Kiểm soát sự kiện khai trương sao cho buổi lễ diễn ra như dự tính
• Cung cấp dịch vụ quay phim và chụp hình buổi lễ

Chúng tôi hiểu rằng buổi lễ khai trương không chỉ là một sự kiện đánh dấu bước khởi đầu mà còn là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng tiềm năng. Vì vậy, HCMC Events luôn tập trung vào việc tạo ra một không gian trang trọng, đẳng cấp, kết hợp với các hoạt động giải trí và tiệc chiêu đãi hấp dẫn. Chúng tôi tự hào là đơn vị đã tổ chức thành công hàng ngàn buổi lễ khai trương thành công cho nhiều doanh nghiệp.

Sự kiện khai trương là một buổi lễ rất cần thiết cho một đơn vị/doanh nghiệp. HCMC Events sẵn lòng là đơn vị đồng hành cùng doanh nghiệp trong dịch vụ tổ chức khai trương công ty – văn phòng thành công và ấn tượng nhất. Liên hệ để biết thêm chi tiết về dịch vụ.

CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN HCMC EVENTS

• Tel: 0913 199 866 – 0989 496 239
• Website: https://hcmcevents.com/
• Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
• Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
• Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM