Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm mục thu hút truyền thông, cộng động về một thông tin quan trọng sắp được ra mắt. Trong bài viết này, hãy cùng HCMC Events tìm hiểu ý nghĩa của sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm và quy trình tổ chức họp báo chuyên nghiệp nhất.

Ý nghĩa của việc tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

Họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động truyền thông, quảng bá và giới thiệu sản phẩm mới đến các khách hàng tiềm năng. Sự kiện này mang ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ấn tượng sản phẩm trong tâm trí khách hàng. Ngoài ra, sự kiện ra mắt sản phẩm còn đóng vai trò quan trọng trong việc:

Đưa sản phẩm đến gần hơn với người tiêu dùng
Thông báo về sự xuất hiện của sản phẩm và dịch vụ mới trên thị trường
Thu hút sự chú ý của truyền thông, báo chí và tối ưu chi phí quảng cáo.
Sự kiện được diễn ra thành công sẽ quyết định tương lai sản phẩm, dịch vụ và sự thành công của doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới chi tiết nhất

Để tổ chức thành công họp báo ra mắt sản phẩm mới bạn cần phải tuân thủ theo các bước sau đây:

Xây dựng kế hoạch họp báo ra mắt sản phẩm mới

Bước đầu tiên trong quá trình tổ chức họp báo là phải lên kế hoạch chi tiết từng hạng mục cho sự kiện. Một bản kế hoạch hiệu quả là bảng kế hoạch cần phải đầy đủ các thông tin như mục đích rõ ràng, ý tưởng sáng tạo, nội dung chương trình và thông tin khách hàng tham gia chương trình. Việc lên kế hoạch cho tiết giúp bạn chọn đúng chủ đề cho sự kiện, mục đích được xác định rõ ràng và đo lượng được mức độ hiệu quả của sự kiện sau kết thúc.

Chuẩn bị nội dung kịch bản

Phần kịch bản luôn là phần quan trọng và chiếm 70% thành công của chương trình họp báo. Nội dung tốt, ý tưởng sáng tạo sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được dư luận và truyền thông sẽ chú ý đến chương trình của bạn. Hơn nữa, bạn cần chèn những keymoment xuyên suốt chương trình nhằm mục đích gây ấn tượng với khách hàng.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến kịch bản MC, hình ảnh PR sản phẩm phải được chuẩn bị chỉnh chu. Ngoài ra, bạn cũng có thể mời những nhân vật có sức ảnh hưởng như: KOL, KOC, nghệ sĩ nổi tiếng đến tham dự để thu hút sự chú ý của sự kiện.

Xác định địa điểm và thời gian họp báo

Về thời gian: Khác với các sự kiện thông thường được tổ chức vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm thường sẽ tổ chức buổi sáng hoặc các ngày nghỉ. Lý do là bởi vì thời gian này giúp các cơ quan, tổ chức, truyền thông báo chí sẽ có thể tiến hành đăng tin ngày trong ngày sau khi sự kiện kết thúc. Điều này đảm bảo tính thời sự và giúp mọi người cập nhật thông tin sự kiện mới nhất.
Về địa điểm: Doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn những địa điểm không gian thích hợp, phổ biến và đáp ứng đủ số lượng khách mời và cho phóng viên, báo chí. Đặc biệt, bạn nên lựa chọn những địa điểm trung tâm giúp khách hàng dễ dàng di chuyển và đi lại.

Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là bước quan trọng trong quá trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới cho doanh nghiệp. Trong trường hợp nếu bạn không xin giấy phép đăng ký sẽ dẫn đến trường hợp phải hủy bỏ toàn bộ chương trình.

Thủ tục xin giấy phép đăng ký tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm bao gồm:
Đơn xin phép đơn vị họp báo đứng tên doanh nghiệp bao gồm: Mục đích, thời gian, địa điểm, nội dung, người chủ trì (họ tên/ chức vụ), đối tượng khách mời.
Những giấy tờ liên quan đến mục đích, nội dung chương trình họp báo
Bảo sao chứng nhận đăng ký kinh doanh (công chứng)
Hợp đồng thuê địa điểm doanh nghiệp sự kiện.

Lập danh sách khách mời và những cơ quan báo chí

Sau khi đã xin được giấy phép tổ chức và chốt lượng khách mời tham dự. Bước tiếp theo các đơn vị sẽ gửi thông cáo báo chí và thư mời giúp mọi người nằm bắt được thông tin sự kiện. Hầu như khách mời sự kiện đều là những người liên quan đến truyền thông hoặc có tầm ảnh hưởng đến xã hội.

Vì thế, thư mời bắt buộc phải có những thông tin quan trọng như: Chủ đề chương trình, thời gian, địa điểm, các nhân vật chính tham dự sự kiện,…

Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo

Để không phải gặp bất kỳ vấn đề nào trong sự kiện, bạn cần phải chuẩn bị kỹ các tài liệu cho buổi họp như:

Thông cáo báo chí
Thông tin chi tiết, giới thiệu sản phẩm
Kịch bản chương trình, kịch bản MC, kịch bản thuyết và trả lời báo chí.
Slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm
Bài phát biểu của ban lãnh đạo, đơn vị tài trợ, đối tác,…

Thi công sự kiện

Thi công và setup sự kiện thường được thực hành trước thời gian diễn ra sự kiện khoảng 1-2 ngày. Việc setup, trang trí và chạy rehearsal trước sự kiện giúp bạn sớm phát hiện những sự cố và có giải pháp xử lý kịp thời.

Tổ chức sự kiện

Các thành viên trong ban tổ chức bắt buộc phải có mặt trước 2 tiếng trước khi sự kiện bắt đầu để rà soát lại các hạng mục lần cuối. Điều này nhằm đảm bảo mọi thứ đều diễn ra một cách hoàn hảo và không gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm của doanh nghiệp.

HCMC Events – Đơn vị tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp và uy tín hàng đầu trên thị trường

HCMC Events tự hào là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và họp báo ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp. Lựa chọn dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới bạn hoàn tâm yên tâm dịch vụ bên chúng tôi, bao gồm:

Tư vấn dịch vụ miễn phí
Lên kế hoạch các hạng mục chi tiết và đầy đủ
Đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo
Trang thiết bị hiện đại luôn có sẵn tại kho
Đội ngũ CSKH được đào tạo bài bản và am hiểu chuyên môn cao
Cung cấp nhân sự phục sự kiện
Xử lý những vấn đề phát sinh nhanh chóng
Dịch vụ trọn gói và phù hợp với ngân sách

Trên đây, HCMC Events chúng tôi đã chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp. Hy vọng với những thông tin sẽ giúp quý khách hàng có thêm thông tin và kiến thức trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Quý khách hàng đang có nhu cầu tìm một đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp và uy tín trên thị trường vui lòng liên hệ với HCMC Events qua số hotline 0939311911 – 0989 496 239 hoặc truy cập vào website chính thức của đơn vị để được tư vấn và báo giá nhanh nhất bạn nhé!