Cách lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ thuê thiết bị sự kiện uy tín

Thực hiện chương trình là công việc phức tạp bởi phải kết nối các hạng mục cần thiết và vận hành chúng một cách tốt nhất. Thế nên, công việc này đòi hỏi nhiều kinh nghiệm từ người lên kế hoạch. Một trong những yếu tố giúp người lên kế hoạch đảm bảo được phần trăm thành công đó là tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ thuê thiết bị sự kiện uy tín, chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc lựa chọn được công ty phù hợp với tiêu chí của bạn là việc không dễ dàng.

Người đảm nhận lên nội dung cho Hội thảo Quốc Tế Đóng góp vật liệu cách nhiệt trong tiết kiệm năng lượng có đôi lời nhận xét: “Tôi rất hài lòng với các gói sản phẩm tại HCMC Events. Tôi được nhân viên tư vấn rất chi tiết những trang bị cần thiết dựa theo nhu cầu, ngân sách của khách hàng và sự chuyên nghiệp đội ngũ lắp đặt. Những chương trình trong tương lai, tôi vẫn sẽ tiếp tục sử dụng các sản phẩm của công ty.”

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn công ty phù hợp

Để tìm kiếm được công ty hỗ trợ trong việc thực hiện chương trình, bạn cần phải dựa theo những tiêu chí như giá cả, danh tiếng, chất lượng các sản phẩm,… Sau đây là những lưu ý khi sử dụng dịch vụ thuê thiết bị.

Danh tiếng, kinh nghiệm của đơn vị cung cấp

Đối với mọi ngành nghề, đặc biệt ngành tổ chức sự kiện bạn cần phải ưu tiên danh tiếng, kinh nghiệm và những thành tựu đạt được của công ty. Bởi vì, khi họ đã trải qua nhiều chương trình, gặt hái được nhiều thành công họ mới đưa ra những tư vấn cụ thể và phù hợp nhất với những tiêu chí, loại hình mà bạn mong muốn. Từ đó, các hạng mục sẽ được chuẩn bị một cách chu đáo, chuyên nghiệp.

Những trang bị cần thiết

Lời khuyên dành cho bạn là hãy chọn những gói sản phẩm phục vụ riêng cho loại hình sự kiện mà bạn thực hiện. Việc chọn những gói sản phẩm sẽ giúp bạn nắm được những vật dụng, hạng mục thật sự cần thiết đối với chương trình của bạn vì sao phải lựa chọn trang bị đó thay những trang bị khác.

Những yếu tố vì sao công ty tư vấn cho bạn tìm được những trang bị phù hợp với chương trình:

• Môi trường: Nếu bạn tổ chức ngoài trời thì cần hệ thống âm thanh – ánh sáng có công suất, độ bền, khuếch đại cao hơn các trang bị được sử dụng trong nhà.
• Mức độ cần thiết: Sẽ có một số chương trình sẽ không cần đến một số thiết bị để giảm những chi phí không đáng.
• Tính chất chương trình: Có những trang bị sự kiện chỉ được sử dụng riêng cho loại hình chương trình như bộ kéo và băng đỏ cắt khai trương, khánh thành, động thổ.

Giá thành sản phẩm

Các bạn đừng chọn các loại trang bị có giá thành quá rẻ bởi vì giá thành sẽ đi đôi với chất lượng sản phẩm. Bạn hãy tham khảo từ nhiều nơi để chọn được những trang bị có giá thành tốt, đảm bảo chất lượng. Tốt nhất, bạn nên nghe tư vấn từ nhân viên của các đơn vị khác nhau để nắm chi tiết về giá thuê, giá sản phẩm trọn gói,…và lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp với ngân sách dành cho việc thực hiện chương trình.

Quy định về thời gian bàn giao, nghiệm thu trang bị

Bạn cần xác định rõ ràng với công ty các mốc thời gian:

• Thời gian bàn giao
• Thời gian nghiệm thu
• Thời gian thanh toán các hạng mục, dịch vụ đã sử dụng

Bạn hãy cân nhắc thật kỹ lưỡng hạng mục của từng thời điểm để đảm bảo sử dụng tối đa hiệu quả của trang bị, thời gian dọn dẹp bàn giao.

Hợp đồng mua sản phẩm, dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện

Để có một chương trình hiệu quả và thành công nhất, thì cần phải có các vật dụng, công cụ cần thiết. Khi có hợp đồng, bạn sẽ nắm được có bao nhiêu trang bị, có chức năng như thế nào, số lượng cho từng hạng mục là bao nhiêu, giá cho từng loại là bao nhiêu.

Thanh toán, đặt cọc

Hiện nay, có hai thương thức thanh toán, đặt cọc mua dịch vụ phổ biến là chuyển khoản và thanh toán bằng tiền mặt. Bạn hãy chọn phương thức thuận tiện cho việc thanh toán. Thông thường, bạn phải thanh toán, đặt cọc trước một nửa giá sản phẩm và thanh toán phần phí còn lại sau khi hoàng thành chương trình và bàn giao trang bị. Điều này, để chắc chắn bạn sẽ không thay đổi hay hủy bỏ trước giờ bàn giao, cũng như đảm bảo bên phía giao đúng loại trang bị.

Sự chuyên nghiệp của đội ngũ kỹ thuật, nhân viên công ty

Bạn cần xem xét thái độ của nhân viên công ty khi tư vấn cũng như sự nhiệt tình trong cách trả lời những thắc mắc của bạn về sản phẩm, sự chuyên nghiệp trong cách giải quyết các vấn đề chương trình gặp phải. Đối với đội ngũ kỹ thuật, cần phải đảm bảo việc lắp đặt, đảm bảo sự ổn định của các trang bị trong suốt thời gian diễn ra chương trình. Khi đội ngũ, nhân viên nhiệt tình, nhanh nhẹn thì các hạng mục chương trình sẽ được chuẩn bị chu đáo, chỉn chu nhất.

Việc tìm kiếm và chọn lựa được nhà cung cấp, bạn cần phải có kinh nghiệm, tìm hiểu kỹ danh tiếng, những thành tựu,… của công ty đó. Bên cạnh đó, bạn phải xác định rõ nhu cầu, mục đích của chương trình để tìm cho mình được đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện phù hợp với những tiêu chí của bạn.