Bật mí 7 bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức giúp quảng bá thương hiệu doanh nghiệp hiệu quả. Xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chặt chẽ, rõ ràng, cụ thể chương trình mới có thể diễn ra suôn sẻ và thành công nhất. Để khách hàng hiểu rõ hơn về cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, hãy tham khảo qua 7 bước  trong Quy trình tổ chức dưới đây.

HCMC Events được rất nhiều khách hàng lớn đánh giá: “Aqua, Dairy Group, Taseco… nhận xét là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chất lượng hàng đầu hiện nay. Chúng tôi tự hào đã tổ chức cho rất nhiều sự kiện lớn và nhỏ, đảm bảo sẽ đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ tốt nhất”.

Mục đích của việc triển khai và tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện được biết đến là một trong những hoạt động rất phổ biến, giúp truyền tải những thông điệp mà đơn vị cần tổ chức sự kiện muốn gửi đến khán giả, khách hàng, người tiêu dùng. Như vậy sẽ:

+ Giúp sản phẩm của doanh nghiệp sẽ tiếp cận đến khách hàng tiềm năng một cách tốt nhất.

+ Giới thiệu, quảng bá được thương hiệu của doanh nghiệp đến với khách hàng đạt hiệu quả cao.

+ Hình thức tổ chức sự kiện còn góp phần giúp thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện diễn ra, từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.

+ Thông qua việc tổ chức sự kiện sẽ giúp mở rộng tệp khách hàng cho doanh nghiệp, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư các đối tác hay NPP khách hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ nhất

Tổ chức sự kiện được hiểu một cách đơn giản là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, thực hiện và giám sát sự kiện trong một không gian, thời gian cụ thể. Thông thường, một quy trình tổ chức sự kiện đầy đủ lúc nào cũng sẽ bao gồm 7 bước như sau:

Nghiên cứu thị trường

Để có thể xây dựng được một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, bạn cần phải nghiên cứu những nội dung chính như:

+ Loại hình chương trình sự kiện sắp tổ chức

+ Chủ đề chính của sự kiện

+ Đối tượng khách hàng tham gia sự kiện

+ Thời gian tổ chức sự kiện 

+ Địa điểm tổ chức

+ Dự trù về ngân sách của chương trình…

Xác định thông điệp chính của sự kiện

Để biết được thông điệp chính của chương trình thì bạn cần phải xác định được loại hình sự kiện mà bạn sắp  tổ chức. Sau đó sẽ xây dựng ý tưởng, thông điệp xuyên suốt chương trình. Việc lên một ý tưởng hay chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng riêng biệt đối với những người đến tham dự. Ý tưởng tổ chức sự kiện cũng cần phải đặc biệt để tạo ra sự khác biệt so với đối thủ của bạn.

Lên kế hoạch tổ chức 

Sau khi bạn đã hoàn thành bước nghiên cứu và có được ý tưởng tổ chức sự kiện, bạn cần phải có một kế hoạch tổ chức rõ ràng nhất. Với nội dung cụ thể như sau:

+ Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp: trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách hàng,…

+ Thời gian tổ chức sự kiện: thông thường các sự kiện sẽ diễn ra vào buổi tối hoặc các ngày cuối tuần, vì đây là thời điểm mà mọi người có nhiều thời gian rảnh rỗi và thoải mái nhất.

+ Timeline tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn chủ động và làm chủ được chương trình, đặc biệt là không bị “cháy” thời gian.

+ Lên kịch bản chương trình rõ ràng: nội dung chương trình là gì, các tiết mục văn nghệ, có tổ chức minigame hay không,…

+ Chuẩn bị những thiết kế, in ấn cho chương trình, đối với những chương trình tổ chức ngoài trời thì cần sử dụng thêm phương án dù, bạt,…

+ Set up khu vực sân khấu, địa điểm diễn ra sự kiện. 

+ Cần phải có phương án dự phòng để có thể đề phòng những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.

Phân công nhân sự cụ thể

Sau khi đã lên được kế hoạch tổ chức chương trình chi tiết thì bạn cần phải phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự để đảm bảo các khâu hoạt động tốt nhất. Trong đó, các nhân sự sẽ tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, khách mời như: PG, PB, MC cần được training về chuyên môn cũng như sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Người tổ chức chương trình cần phải có cái nhìn bao quát, kiểm soát chặt chẽ tất cả mọi hoạt động đang diễn ra tại sự kiện. Như vậy sẽ giúp hạn chế tối đa những sự cố có thể xảy ra và là yếu tố quan trọng để giúp chương trình diễn ra thành công tốt đẹp.

Chuẩn bị setup sự kiện

Mỗi một sự kiện sẽ cần 1 đến 2 tuần để có thể chuẩn bị tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện sẽ bao gồm các hoạt động như:

+ Thiết kế và trang trí khu vực sân khấu.

+ Chọn thuê đội ngũ PG-PB, MC, đội văn nghệ,…

+ Thuê các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế,…

+ Gửi thiệp mời khách tham dự

+ Truyền thông và quảng bá chương trình trước khi diễn ra.

Triển khai chương trình

Thời điểm chương trình diễn ra là chứng minh cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện đã hoàn thiện. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị và chạy chương trình, bạn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực. Như vậy sẽ giúp xử lý các sự cố phát sinh nếu có trong sự kiện.

Tổng kết và đánh giá sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình, bạn cần phải tổng kết chi phí và thanh toán những phần chi phí còn lại với các hạng mục. Sau đó sẽ tổng kết và đánh giá hiệu quả của hoạt động sự kiện để có cơ sở thực hiện các chương trình sau tốt hơn.

Trên đây là các bước cơ bản nhất trong một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà chúng tôi muốn gửi đến bạn. Nếu bạn đang cần một đơn vị hỗ trợ, tư vấn về cách tổ chức một sự kiện hiệu quả thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé. Tư vấn viên của chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian sớm nhất để có thể hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng.