HCMC Events – Cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, uy tín
Hội nghị khách hàng là hoạt động thường niên và có ý nghĩa quan trọng tại các công ty, doanh nghiệp. Sự kiện được tổ chức với sự tham gia của những khách hàng mới, khách hàng thân thiết và các đối tác chiến lược, mục đích là quảng bá sản phẩm/ dịch vụ, tạo ra chuyển đổi cho doanh nghiệp. Là một trong những công ty sự kiện có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức hội nghị khách hàng, HCMC Events tự tin mang đến cho bạn một sự chuyên nghiệp và ấn tượng.
HCMC Events tổ chức những những loại hội nghị khách hàng nào?
Hội nghị khách hàng (Customer Conference) là một buổi gặp mặt được tổ chức chuyên nghiệp nhằm tổng kết các hoạt động vừa qua, khen thưởng, rút kinh nghiệm cho những thành tựu đạt được, đồng thời bàn bạc về các phương hướng kinh doanh trong thời gian tới.
Hội nghị tri ân khách hàng
Mục đích chính của hội nghị là gửi thông điệp cảm ơn đến những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ/ sản phẩm của doanh nghiệp. Đây là một trong những hình thức hội nghị có vai trò quan trọng trong cả hình thức và nội dung. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư từ khâu lên ý tưởng đến quá trình tổ chức cũng như tiếp đón khách mời.
Hội nghị bán hàng
Trước bối cảnh nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng gặp nhiều khó khăn như hiện tại, để tìm được khách hàng cũng như giữ chân họ không phải là dễ dàng. Những người làm kinh doanh phải liên tục đưa ra các giải pháp bán hàng phù hợp, sáng tạo nhằm đem về nguồn doanh thu cho công ty. Hội nghị bán hàng là một trong những cách mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tiếp cận với nhiều người mua hàng cùng lúc vô cùng hiệu quả.
Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới
Đúng như tên gọi, đây là buổi hội nghị nhằm giới thiệu tới giới truyền thông, khách hàng và đối tác những sản phẩm/ dịch vụ mới được doanh nghiệp tung ra thị trường. Từ đó xây dựng bàn đạp vững chắc trước khi chính thức được bày bán. Với mục đích này, các hạng mục trong quy trình tổ chức như xây dựng nội dung, trang trí không gian hay thiết kế hoạt động trải nghiệm sản phẩm thực tế luôn phải được lên kế hoạch chi tiết và đầu tư kỹ càng.
Hội nghị tổng kết cuối năm
Hội nghị tổng kết cuối năm nhằm mục tiêu thông báo kết quả kinh doanh của năm vừa qua, tình hình phát triển và những bước đi tiếp theo trong kế hoạch dài hạn của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên với đối tượng khách mời chính là đại diện khách hàng thân thiết, Ban lãnh đạo và tập thể nhân viên công ty.
Hội nghị thượng đỉnh
Hội nghị thượng đỉnh nói chung là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế, chính trị, xã hội,… Tại sự kiện này, tất cả mọi giai đoạn đều phải được lên kế hoạch kỹ vàng cũng như đảm bảo hoàn thiện nhất có thể. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự có nghiệp vụ cao cũng như chuẩn bị trước những phương án dự phòng là điều bắt buộc.
Tại sao nên chọn HCMC Events để tổ chức hội nghị khách hàng?
Với bề dày hơn 10 năm kinh nghiệm, HCMC Events tự hào là đơn vị đứng sau thành công của hàng nghìn sự kiện được tổ chức với nhiều quy mô khác nhau. Nổi bật nhất có thể kể đến các buổi hội nghị khách hàng, hội thảo, gala dinner, kỷ niệm thành lập công ty, tiệc khai trương/ khánh thành,… không chỉ trong phạm vi tại Việt Nam mà còn có sức ảnh hưởng quốc tế.
Về nhân sự
HCMC Events luôn lấy việc đào tạo nguồn nhân lực làm chìa khóa tạo nên sự thành công của thương hiệu như hiện tại. Quy trình vận hành và quản lý của chúng tôi được công nhận đạt chuẩn ISO quốc tế, cam kết mọi hạng mục, dù là chi tiết nhất, cũng đều được thực hiện đầy đủ, chỉnh chu và chất lượng nhất.
Chính vì vậy, khi chọn HCMC Events để cộng tác, quý khách hàng có thể tránh được đáng kể các rủi ro và sai sót do yếu tố con người. Chúng tôi đảm bảo sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm sự kiện tuyệt vời mà không gặp bất kỳ sự gián đoạn nào.
Về thiết bị
HCMC Events không chỉ là một trong những cái tên hàng đầu trong ngành tổ chức sự kiện tại miền Nam nói riêng và toàn quốc nói chung. Chúng tôi còn là đơn vị chuyên cung ứng các trang thiết bị sự kiện có quy mô lớn nhất thị trường, cam kết không làm việc qua trung gian hay phải thuê ngoài. Đây là cơ sở để HCMC Events đáp ứng mọi yêu cầu dù là chi tiết nhất của khách hàng một cách đầy đủ và tiết kiệm nhất.
Cung cấp đa dạng các dịch vụ đi kèm
Nhờ sự hậu thuẫn từ công ty mẹ là Tập đoàn sự kiện và hội nghị HoaBinh Group, HCMC Events còn cung cấp đa dạng các dịch vụ đi kèm bao gồm: thiết kế, thi công, lên concept, check địa điểm,… giúp đáp ứng mọi yêu cầu về mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết về sự linh hoạt và nhanh nhạy trong việc đáp ứng mọi thay đổi phát sinh từ phía khách hàng, đảm bảo quá trình tổ chức hội nghị của bạn trở nên hiệu quả, đơn giãn và thành công như mong đợi.
Chi tiết quy trình tổ chức hội nghị khách hàng tại HCMC Events
Như đã chia sẻ phía trên, tổ chức hội nghị khách hàng là hoạt động phổ biến mà bạn có thể thấy ở bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Tùy theo mục đích, tính chất cũng như quy mô mà nội dung chương trình sẽ được thiết kế cầu kỳ hay đơn giản. Tuy nhiên, kết cấu cơ bản của một buổi hội nghị phải bao gồm phần đón khách, bài phát biểu của các nhân vật đại diện, giới thiệu doanh nghiệp/ sản phẩm/ dịch vụ (nếu có), dùng tiệc và các tiết mục giải trí như văn nghệ, minigame,…
Với nhiều kinh nghiệm trong ngành sự kiện nói chung và lĩnh vực hội nghị khách hàng nói riêng, HCMC Events trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp nhờ quy trình làm việc chi tiết và khoa học. Cụ thể:
Bước 1: Gặp mặt trực tiếp với khách hàng để xác định mục đích và các thông tin khách mời
Trước mỗi sự kiện được HCMC Events thực hiện, chúng tôi luôn có một buổi gặp mặt với khách hàng đề làm rõ các thông tin đầu vào như mục đích tổ chức, số lượng khách mời, đối tượng tham dự,… Đây là cơ sở để team xây dựng được kế hoạch chương trình phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp.
- Về mục đích: Thông thường, các doanh nghiệp khi cần tổ chức hội nghị khách hàng đều hướng đến việc tri ân, quảng bá thương hiệu/ sản phẩm/ dịch vụ, tìm kiếm đối tác, khẳng định vị thế trong ngành,… Tùy vào từng mục đích khác nhau mà sẽ có những bảng kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí thực hiện phù hợp.
- Về khách mời: Đây là nhân tố góp phần quan trọng vào sự thành công của hội nghị. Bởi nếu xác định sai đối tượng khách mời sẽ không mang lại hiệu quả tổ chức như mong muốn. Để xác định đúng nhóm đối tượng này, doanh nghiệp cần thực sự hiểu về mục đích hội nghị và sản phẩm mà mình cung cấp. Đây là nền tảng để phát họa ra chân dung khách hàng như giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích, thói quen,…
Bước 2: Thống nhất thời gian và địa điểm diễn ra hội nghị
Ngay sau khi có được các thông tin cần thiết, HCMC Event sẽ tư vấn cho khách hàng thời gian cũng như cung cấp các địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp.
- Thời gian tổ chức hội nghị khách hàng: Các khung giờ lý tưởng nhất là buổi sáng (Từ 9h đến 11h), buổi chiều (từ 14h đến 17h), buổi tối (từ 17h đến 21h) vào các ngày cuối tuần hoặc nghỉ lễ, cuối năm. Đây là khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo khách mời, nhân viên và Ban lãnh đạo công ty có thể sắp xếp tham dự được.
- Chọn địa điểm diễn ra chương trình: Các khách sạn, nhà hàng, trung tâm tổ chức sự kiện hoặc sân bãi công ty,… là những địa điểm phổ biến nhất. Tuy nhiên, khi chọn không gian cần cân nhắc đến những tiện ích đi kèm như khu đỗ xe, sân khấu biểu diễn, lắp đặt thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng, trình chiếu,…
Tại các nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị, nếu là khách hàng mới, bạn rất dễ bị đưa ra mức giá cao và vượt quá ngân sách dự kiến. Lúc này, việc tìm đến những công ty sự kiện uy tín như HCMC Events là lựa chọn tuyệt vời để có được mức chiết khấu tốt nhất khi thuê địa điểm, đồng thời cân bằng chi phí với những hạng mục khác, đảm bảo chương trình diễn ra thành công.
Bước 3: Xây dựng concept chủ đạo, lên kịch bản chương trình chi tiết
Ngay sau khi thống nhất các thông tin về sự kiện và giá dịch vụ, HCMC Events sẽ bắt tay vào xây dựng concept chủ đạo cho chương trình và lập kế hoạch nội dung chi tiết. Trong đó, sẽ bao gồm các điểm chính, điểm nổi bật cũng như những hoạt động sẽ diễn ra trong buổi hội nghị khách hàng.
Trong hầu hết các quy trình tổ chức, kịch bản là yếu tố vô cùng quan trọng, ảnh hướng đến cảm xúc và ấn tượng của khách mời về doanh nghiệp. Nhờ lợi thế sở hữu đội ngũ nhân sự trẻ trung và tài năng, HCMC Events cam kết mang đến cho bạn những ý tưởng độc đáo, kích thích sự tò mò của khách mời, khiến họ cảm thấy hứng thú và ấn tượng hơn về doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, chúng tôi cũng có nhiều kinh nghiệm trong việc dàn dựng chương trình, thiết kế sân khấu. Đảm bảo mang đến cho khách hàng sự kiện mãn nhãn, bắt mắt, hiện đại với mức chi phí phải chăng nhất.
Bước 4: Triển khai công việc thực tế
Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc sự kiện có diễn ra theo đúng dự kiến và đạt được những mục tiêu đã đề ra hay không. Trong đó, những công việc chủ chốt có thể kể đến như:
- Thiết kế các ấn phẩm dùng trong sự kiện và hoạt động truyền thông
- Chuẩn bị và kiểm duyệt kỹ càng các tài liệu liên quan đến nội dung hội nghị, video giới thiệu về doanh nghiệp hay quảng bá sản phẩm/ dịch vụ mới,…
- Dàn dựng không gian sự kiện, setup hội trường, đảm bảo chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và dụng cụ cần thiết.
- Bố trí hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình led,…. thực hiện các công việc theo kịch bản, timeline có sẵn.
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: Xe đưa đón khách mời VIP, VVIP, thức ăn, nước uống, quà tặng sau chương trình, lễ tân, nhân viên phục vụ trong sự kiện,…
- Tuyển chọn và đào tạo nhân sự phục vụ chương trình
- Các phương án dự phòng, thay thể hoặc bổ sung khi cần thiết.
Báo giá dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tại HCMC Events
| MỤC | HẠNG MỤC | MÔ TẢ CHI TIẾT | ĐVT | SL | ĐƠN GIÁ
(VNĐ) |
THÀNH TIỀN |
| I | CONCEPT, IDEA & SITE CHECK FEE | 20,000,000 | ||||
| 1 | Concept & idea | Proposal idea, planning & operation plan. | Gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
| 2 | Design 2D | Key visual chính, POSM, layout 2D,… | Gói | 1 | 4,000,000 | 4,000,000 |
| 3 | Design 3D | Trang trí, Cổng, Photo Booth, Backdrop, Sân khấu,… | Gói | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
| 4 | Visual động | Thiết kế visual động cho các background trong chương trình | Gói | 1 | 1,000,000 | 1,000,000 |
| II | VENUE/ LOCATION | 113,000,000 | ||||
| 1 | Địa điểm tổ chức trong thành phố | Set menu tiệc, HBG đề xuất menu tiêu chuẩn | pax | 100 | 700,000 | 80,000,000 |
| 2 | Gói free low thức uống trong vòng 2 giờ bao gồm: Nước ngọt, nước suối, bia | pax | 100 | 230,000 | 23,000,000 | |
| 3 | Finger food: 4 bánh + 2 nước ép | pax | 50 | 200,000 | 10,000,000 | |
| III | PRODUCTION FOR EVENT DAY | 71,210,000 | ||||
| 1 | Photo Booth | Background KT: 6mL x 3.5mH | m2 | 10 | 500,000 | 5,000,000 |
| 2 | Sàn booth gỗ dán decal theo thiết kế
KT: 6mL x 2mW x 0,1mH |
m2 | 12 | 500,000 | 6,000,000 | |
| 3 | Logo hộp đèn: 2m ngang x cao tỉ lệ | Gói | 1 | 7,500,000 | 7,500,000 | |
| 4 | Fun props – các cut out cầm tay để khách cầm và chụp với photo booth. | Gói | 1 | 1,500,000 | 1,500,000 | |
| 5 | Trụ đèn đánh ánh sáng mặt 2 bên hông | Trụ | 2 | 2,500,000 | 5,000,000 | |
| 6 | Background khung xương gỗ dán aw theo thiết kế. KT: 8mL x 3.5mH | m2 | 1 | 550,000 | 550,000 | |
| 7 | Sàn booth gỗ dán decal theo thiết kế
KT: 8mL x 2mW x 0,1mH |
m2 | 1 | 450,000 | 450,000 | |
| 8 | Formex theo thiết kế | Bộ | 1 | 450,000 | 450,000 | |
| 9 | Die cut | Kích thước 0.8 x 2m
– Hai vách ngang chạy dài từ cửa lên sân khấu – Mỗi bên khoảng 10 cái |
bộ | 15 | 200,000 | 3,000,000 |
| 10 | Sân khấu chính | Sàn sân khấu: KT: 14mL x 4mW x 1mH | m2 | 78 | 320,000 | 24,960,000 |
| 11 | Hệ thống tam cấp phía trước và 2 bên tạo hình theo shape thiết kế. | gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 | |
| 12 | Logo hộp đèn TAC trên sân khấu: Tạo khối ốp mica đi đèn led | Gói | 1 | 6,800,000 | 6,800,000 | |
| IV | HỆ THỐNG THIẾT BỊ KỸ THUẬT | 128,000,000 | ||||
| 1 | Hệ thống âm thanh | Hệ thống âm thanh chuyên nghiệp bao gồm:
+ 6 loa full line array X12CLA của Master Audio (Tây Ban Nha””, công suất 2000W/chiếc + 02 loa subwoofer siêu trầm X218W3K của Master Audio (Tây Ban Nha) công suất 3000W/chiếc. + 04 loa Monitor JBL- PRX712 công suất 800W/chiếc + 6 mic không dây và chân míc + Bàn Mixer điều khiển âm thanh Digital – Midas M32 (32 channels). + Hệ thống âm ly, công suất đầy đủ + Hệ thống tủ điện, dây điện, dây cáp đầy đủ + Thợ kỹ thuật điều khiển chuyên nghiệp” |
Gói | 1 | 25,000,000 | 25,000,000 |
| 2 | Hệ thống ánh sáng | Hệ thống ánh sáng cho sân khấu bao gồm:
+ 32 đèn Par Led 54w + 16 đèn par COB + 22 đèn moving beam 330W (3 trong 1) + 6 đèn blinder + 01 đèn follow 1200w + 2 máy khói + 1 đèn Follow Spot + 1 bàn điều khiển chuyên nghiệp AVOLITE TITAN 2 + Tủ điện, cáp điện, cáp link đầy đủ + Thợ kỹ thuật điều khiển chuyên nghiệp” |
Gói | 1 | 30,000,000 | 30,000,000 |
| 3 | Đà truss ánh sáng | Đà truss sân khấu:
+ Trụ truss cao 6m + Đà ngang truss 16m + Đà dọc truss 10m |
m | 60 | 250,000 | 15,000,000 |
| 4 | Màn hình LED | Màn hình LED P3.91 phục vụ trình chiếu và chạy hiệu ứng trong chương trình
Kích thước: 11mL x 4mH được setup như thiết kế sân khấu |
m2 | 40 | 750,000 | 30,000,000 |
| 5 | Màn sao | Màn sao màu đen sáng đèn lấp lánh bao quanh toàn bộ khu vực sau sân khấu. Dự kiến 40m | m | 40 | 350,000 | 14,000,000 |
| 6 | Pháo hoa điện | Máy phun điện 2 – 3 lần | Máy | 4 | 1,700,000 | 6,800,000 |
| 7 | Khói lạnh | Khói lạnh nitơ tạo hiệu ứng biểu diễn chuyên nghiệp | bình | 2 | 3,600,000 | 7,200,000 |
| V | PERFORMANCE/ PERSONNEL | 49,250,000 | ||||
| 1 | MC | MC chuyên nghiệp dẫn chương trình | Người | 1 | 20,000,000 | |
| 2 | Lễ tân PG | PG Thực hiện đón khách, bưng quà, check in | Người | 5 | 850,000 | 4,250,000 |
| 4 | Ca sĩ – Vocal | 2 vocal (1 nam + 1 nữ) | Người | 2 | 7,500,000 | 15,000,000 |
| 5 | Tiết mục mở màn
Dance model |
Vũ đoàn bao gồm 6 – 8 dancer biểu diễn tiết mục số động, chi phí bao gồm trang phục và đạo cụ (bài dựng có sẵn) | gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
| VI | MEDIA/ STUDIO | 23,500,000 | ||||
| 1 | Chụp ảnh | Chụp ảnh chuyên nghiệp
Chụp toàn bộ sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, trả file chỉnh sửa sau 2 ngày sự kiện |
Máy | 2 | 2,500,000 | 5,000,000 |
| 2 | Quay phim | Máy quay phim chuyên nghiệp
Quay toàn bộ sự kiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc, trả file |
Máy | 3 | 4,500,000 | 13,500,000 |
| 3 | Phí chỉnh sửa, biên tập hình ảnh | Bao gồm:
– Xây dựng kịch bản – Xử lý tư liệu cũ – Dựng phim và làm hiệu ứng âm thanh cho video – Phỏng vấn lãnh đạo, Cán bộ CNV, …. |
Gói | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
| VII | LOGISTIC | 27,600,000 | ||||
| 1 | Standee | Standee: Kích thước 0.8m x 2m | Cái | 6 | 350,000 | 2,100,000 |
| 2 | Thảm đỏ | Thảm đỏ trải dài lối đi, tạo sự trang trọng khi đón tiếp khách mời. KT: 50mL x 2mW | m2 | 60 | 35,000 | 2,100,000 |
| 3 | Bục phát biểu | Bục phát biểu sản xuất theo thiết kế | Gói | 2 | 1,200,000 | 2,400,000 |
| 4 | Doorgift | Bộ quà tặng | bộ | 100 | 150,000 | 15,000,000 |
| 5 | Thư mời và phong bì | Giấy mời thiết kế in đẹp, chất liệu couche cao cấp, in nhũ vàng đỏ, thiết kế theo chủ đề 20 năm thành lập | Cái | 100 | 35,000 | 3,500,000 |
| 6 | Bông cài áo kèm số trúng thưởng | Chất liệu bìa giày, gắn ruy băng, có ghi số nhỏ bên dưới để phục vụ bắt thăm trúng thưởng | Cái | 100 | 25,000 | 2,500,000 |
| VIII | CHI PHÍ KHÁC | 35,000,000 | ||||
| 1 | Nhân sự vận hành
Sự kiện |
Đạo diễn, Sản xuất, Nội dung, Backstage,… | Gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
| 2 | Nhân sự thi công | Đội ngũ nhân sự thi công setup toàn bộ hạng mục, sản xuất, thiết bị để thực hiện Dịch vụ. | Gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
| 3 | Vận chuyển thiết bị (2 lượt) | Xe tải thùng 8- 10 tấn, vận chuyển toàn bộ thiết bị phục vụ chương trình | Gói | 1 | 15,000,000 | 15,000,000 |
| THÀNH TIỀN | 467,560,000 | |||||
Lưu ý: Bảng giá trên chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy vào từng thời điểm và yêu cầu cụ thể của khách hàng mà sẽ có sự chênh lệch. Để nhận được bảng báo giá dịch vụ tổ chức hội nghị chính xác nhất, quý bạn đọc vui lòng liên hệ theo số Hotline: 0913 311 911 – 0989 496 239 hoặc gửi Email về marketing@hoabinh-group.com để được hỗ trợ nhanh chóng.
Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng bao gồm nhiều hạng mục lớn nhỏ, do đó doanh nghiệp cần lập báo cáo một cách chi tiết và chính xác để tránh lạm thu – lạm chi hay phát sinh những rủi ro không đáng có. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức, tham khảo ngay những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách hội nghị khách hàng được HCMC Events tổng hợp từ quá trình làm việc thực tế.
Chi phí thuê địa điểm diễn ra hội nghị
Như đã đề cập phía trên, tùy vào mục đích, tính chất cũng như quy mô sự kiện mà bạn có thể chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Các không gian được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng là phòng hội nghị chuyên biệt, các khách sạn 3 – 4 – 5 sao, nhà hàng, resort, trung tâm hội nghị quốc gia,… Ngân sách dự trù cho việc thuê địa điểm thường dao động từ 15 – 100 triệu, riêng những địa điểm sang trọng, có quy mô lớn hoặc nằm tại trung thành phố, mức phí này thậm chí có thể lên đến vài trăm triệu.
Chi phí cho các tiết mục văn nghệ
Những công ty muốn tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoành tráng, ấn tượng thì có thể cân nhắc đến việc thuê nghệ sĩ chuyên nghiệp biểu diễn hát, múa, nhảy,… Các tiết mục được trình diễn cũng được đầu tư nhiều về trang phục, hiệu ứng sân khấu để mang đến những giây phút mãn nhãn nhất. Nếu không, bạn hoàn toàn có thể tổ chức hội nghị với khoản chi phí 0 đồng nhờ các tiết mục văn nghệ cây nhà lá vườn.
Chi phí thuê MC sự kiện
MC là cầu nối quan trọng, giúp truyền tải thông điệp của ban tổ chức đến với khách mời. Nếu công ty có sẵn nhân sự có thể đảm nhận được công việc này, thì vẫn có thể đề bạt. Hơn thế, sử dụng nhân sự nội bộ sẽ có sự tin tưởng và thấu hiểu về tình hình công ty hơn. Trong trường hợp còn lại, HCMC Events khuyên quý khách hàng nên đầu tư thuê ngoài vì công việc này cần chuyên môn cao để dẫn dắt mọi người, xử lý tình huống khéo léo, tạo cảm xúc cho khán giả,…
Chi phí thuê nhân sự phục vụ – điều hành chương trình
Một sự kiện muốn diễn ra thành công và trọn vẹn thì không thể thiếu bộ phận nhân sự phục vụ. Họ là những người chịu trách nhiệm đón tiếp khách mời, chạy thiết bị chương trình, phục vụ ăn uống cho khách,….
Ngoài nhóm phục vụ, chi phí thuê điều hành sự kiện là hạng mục mà các doanh nghiệp không nên cắt giảm. Họ sẽ đóng vai trò như một người giám sát, điều khiển chương trình xuyên suốt từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc, đồng thời xử lý những tình huống phát sinh bất ngờ. Đây là một vị trí vô cùng quan trọng nên bạn hãy thuê những người có kinh nghiệm, năng lực và trình độ để đảm nhận.
Chi phí thiết bị âm thanh, ánh sáng
Những thiết bị có sẵn tại hội trường thường không đáp ứng được các chương trình có quy mô lớn hoặc tính chuyên nghiệp cao. Do đó, ban tổ chức nên thuê thêm các trang thiết bị bên ngoài như loa đài, mixer, hệ thống đèn sân khấu, màn hình led,… nhằm tạo ra những giây phút mãn nhãn nhất cho khách mời. Sự đầu tư cho hạng mục này nên được cân nhắc dựa trên quy mô và tầm cỡ hội nghị khách hàng.
Chi phí thiết kế, in ấn
Tất cả các ấn phẩm dùng trong buổi hội nghị khách hàng bao gồm backdrop, poster, banner, thiệp mời, cổng chào, hashtag,… đều cần thiết kế tỉ mỉ và đầu tư in ấn. Đây là yêu cầu tối thiểu cần có cho chương trình, có thể giữa các đơn vị khác nhau sẽ có sự chênh lệch đôi chút về giá cả, vật liệu và yêu cầu thiết kế chi tiết.
Chi phí tiệc teabreak
Teabreak là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để giúp khách mời có trải nghiệm thoải mái hơn trong quá trình chờ đợi. Trong bảng dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng, ngân sách cho hạng mục nên được cân nhắc vừa phải, không nên chiếm quá nhiều nếu doanh nghiệp chỉ chọn những menu cơ bản với hoa quả, trà bánh ngọt,…
Chi phí quà tặng khách hàng
Để khách mời ấn tượng sâu sắc hơn về sự kiện, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm những phần quà tặng khi tiệc đã kết thúc và trao tặng lúc tiễn khách. Các sản phẩm quà tặng doanh nghiệp được ưa chuộng hiện nay có thể kể đến như bình giữ nhiệt, nón bảo hiểm, bộ ấm tách trà, sổ tay, túi in logo doanh nghiệp, sản phẩm mới của công ty,… Đây là những món quà có chi phí thấp nhưng lại có tính ứng dụng cao và tạo được ấn tượng với khách mời.
Hình ảnh một số hội nghị khách hàng tiêu biểu HCMC Events đã tổ chức
HCMC Events luôn tập trung mang đến chương trình ấn tượng, không gian tuyệt vời để tạo kết nối mạnh mẽ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một vài hình ảnh hội nghị khách hàng được HCMC Event thực hiện.
Hội nghị thường niên ALIA 2024
- Quy mô: 100 pax
- Địa điểm: Khách sạn Intercontinental, Quận 1, Tp.HCM
Đây là hội nghị diễn ra hàng năm do Hiệp hội ngành dầu nhờn Châu Á – ALIA tổ chức với hơn 100 thành viên. Đây là cơ hội để các doanh nghiệp/tổ chức trao đổi và chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm; đồng thời thúc đẩy những mối quan hệ đối tác chiến lược nhằm tạo nên sự thay đổi tích cực đối với ngành dầu nhờn Châu Á; hướng tới một bối cảnh phát triển năng động, nhiều điểm sáng.
Hội nghị khách hàng DKBike 2023
- Quy mô: 200 pax
- Địa điểm: Lạng Sơn
Hội nghị khách hàng toàn quốc DK BIKE 2023 với chủ đề “Vượt Đỉnh Thành Công – Vươn Tầm Đẳng Cấp”đã diễn ra vô cùng sôi động tại nhà máy DKBike Lạng Sơn. Tại sự kiện, DK Bike gây ấn tượng lớn bởi dải sản phẩm xe hiện đại, thông minh cùng các hoạt động lái thử xe hấp dẫn mang đến trải nghiệm trực tiếp cho khách hàng.
Hội nghị khách hàng TOYO SOLAR
- Quy mô:
- Địa điểm: Khách sạn Mường Thanh Luxury Phú Thọ
Hội nghị khách hàng Công ty Hùng Vương
- Quy mô:
- Địa điểm: Bình Phước
Hội nghị kết hợp triển lãm công nghệ WCO 2023
- Quy mô: 1.200 pax
- Địa điểm: Hà Nội
Kết luận
Trên đây là những thông tin tổng quan về dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng tại HCMC Events. Hy vọng những chia sẻ này sẽ trở thành hành trang vững chắc giúp bạn có một chương trình ấn tượng và thành công như mong đợi. Là đơn vị có hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành sự kiện, HCMC Events sẵn sàng đồng hành cùng quý khách hàng để tạo nên những khoảnh khắc mãn nhãn và đáng nhớ nhất. Liên hệ ngay theo thông tin dưới đây để được tư vấn viên hỗ trợ chi tiết và nhanh chóng nhất.
HCMC Events hân hạnh đồng hành cùng quý khách hàng tạo nên những hội nghị khách hàng ĐẲNG CẤP – CHUYÊN NGHIỆP !
- Tel: 0989.496.239 – 0913.311.911
- Website: https://hcmcevents.com/
- Email: info@hoabinhtourist.com – lan.pham@hoabinh-group.com
- Chi nhánh miền Bắc: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội
- Chi nhánh miền Trung: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng
- Chi nhánh miền Nam: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM
