4 sai lầm doanh nghiệp mắc phải trong tổ chức hội nghị
Một trong những hình thức sự kiện phổ biến hội nghị được nhiều công ty lựa chọn để tổ chức. Đây là dịp để quy tụ những khách mời, đối tác hay những chuyên gia có kinh nghiệm lâu năm trong ngành. Nhằm mục đích để chia sẻ, đưa ra quan điểm và bàn luận một vấn đề nào đó trong xã hội. Chính vì vậy mà được lên kế hoạch và cần có sự đầu tư trong công tác chuẩn bị để đem lại kết quả tốt nhất. Những sai lầm doanh nghiệp hay mắc phải cũng còn khá phổ biến khiến cho kế hoạch không thành công như mong đợi và ảnh hưởng đến việc kinh doanh trong tương lai.
Chị Ngọc Trân – Chuyên viên điều hành sự kiện tại HCMC Events chia sẻ: “Trong thời gian vừa qua rất nhiều sự kiện mắc những sai sót không đáng có. Để tránh những điểm này, bên công ty mình luôn đặt khách hàng lên hàng đầu và dành thời gian nghiên cứu và lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho sự kiện”
Những lỗi cơ bản
Sai lầm doanh nghiệp mắc phải trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức là điều không thể nào tránh khỏi. Dưới đây chúng tôi sẽ làm rõ những vấn đề mà đang gặp phải sẽ ảnh hưởng đến kết quả của thành công của sự kiện mong bạn sẽ không lặp lại những lỗi tương tự dưới đây.
1. Tiết kiệm, cắt giảm chi phí
Một lỗi khá phổ biến mà khá nhiều công ty gặp phải đó là cố gắng tiết kiệm và cắt giảm chi phí một cách đáng kể. Việc cắt giảm quá mức có thể làm giảm đi chất lượng của sự kiện và ảnh hưởng đến trải nghiệm của khán giả. Gây thiếu sót về cơ sở hạ tầng, âm thanh, ánh sáng, dịch vụ chăm sóc khiến cho giảm uy tín và đánh mất lòng tin khách hàng.
Nhìn chung tất cả các mọi người đều mong muốn tối ưu chi phí nhưng lại muốn duy trì tốt các hoạt động khác trong chương trình điều đó bị hạn chế. Tiết kiệm là cần thiết, nhưng tiết kiệm sao cho hợp lý cũng là điều quan trọng. Vì vậy phải có một kế hoạch chi tiêu cụ thể và rõ ràng cho từng hạng mục. Có thể cắt bớt một số danh mục không cần thiết hoặc thuê những đơn vị hỗ trợ trọn gói sẽ được ưu đãi mức giá tốt nhất. Điều này luôn đảm bảo rằng hiệu quả và để lại ấn tượng tốt trong lòng đối tác và người tham dự.
2. Không đầu tư Key moment
Các Key moment, hay các khung giờ quan trọng trong sự kiện những khoảnh khắc quyết định sự thành công của sự kiện. Là những tiết mục tạo điểm nhấn cho chương trình, gây ấn tượng mạnh cho người tham dự. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng chú trọng vấn đề này, việc thiếu đi các key moment ấn tượng tạo thành những lỗi nghiêm trọng trong quá trình lên kế hoạch. Việc các đơn vị không đầu tư tâm huyết vào kịch bản thiếu những khoảnh khắc đáng giá này có thể là mất đi sự đặc biệt của sự kiện. Điều này không đem lại hiệu quả cao và không gây nổi bật lên mục tiêu và định hướng bàn đầu đề ra.
3. Không triển khai kịch bản cho khách hàng
Một sai sót khá phổ biến mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phải gặp phải đó là không có kế hoạch triển khai kịch bản chuyên nghiệp để tăng tương tác. Người tham dự có thể không nắm được nội dung của chương trình. Điều này gây ra những khó khăn khi thực hiện các hoạt động tương tác, minigame, hoặc các hoạt động gây quỹ có thể làm mất đi cơ hội tạo dựng mối quan hệ. Khách mời trong tình thế bị động không thể chuẩn bị những màn phát biểu và đưa ra ý kiến của bản thân. Ngoài ra nó còn gây ra khó khăn trong việc theo dõi và nắm bắt thông tin diễn biến của chương trình. Và cuối cùng là gây bất tiện cho người tham gia khi họ không sắp xếp được thời gian tham dự.
4. Thuê nhân sự thiếu kinh nghiệm
Nhân sự là nhân tố không thể thiếu trong tất cả các sự kiện, khi lựa chọn những nhân sự non trẻ và không có kinh nghiệm trong ngành có thể gây ra nhiều rủi ro trong quá trình hoạt động. Những vấn đề bất ngờ phát sinh sẽ không có chuyên môn để đối phó và giải quyết có thể gây khó khăn trong việc triển khai hoạt động
Điều này có thể làm giảm sự thành công đôi khi nhà cung cấp sẽ không chú ý và yếu tố này gây nên những sai sót không đáng có. Họ là gương mặt đại diện cho sự kiện, tiếp đón và hướng dẫn và tạo thiện cảm với khách hàng. Đồng thời việc đầu từ vào nhân sự là yếu tố quyết định sự 90% sự thành công của chương trình.
HCMC Events – Đơn vị có chuyên môn trong ngành
Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại miền Nam với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và tâm huyết. Chúng tôi luôn hiểu rõ tầm quan trọng trong mỗi sự kiện và cam kết cung cấp dịch vụ trọn gói chất lượng với giá cả hợp lý. Từ việc lên kế hoạch tỉ mỉ, thiết kế sáng tạo cho đến quản lý sự kiện chuyên nghiệp mang lại hiệu quả cao. Không giới hạng về loại hình sự kiện, HCMC Events sẽ đảm nhận các hoạt động, từ hội thảo, cuộc họp, triển lãm từ quy mô nhỏ đến lớn. Chúng tôi luôn tận tâm lắng nghe và đáp ứng đúng theo yêu cầu khách hàng mong muốn. Điều làm nên khác biệt đó là các thiết bị cung cấp đều không thông qua bất cứ bên trung gian nào luôn đảm bảo không gian trình diễn hoàn hảo, âm thanh sắc nét và ánh sáng lung linh chất lượng nhất sẽ không làm bạn thất vọng.
Đơn vị tập trung vào việc lên kịch bản gắn kết để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ và ghi điểm trong lòng người tham dự. Chúng tôi tin rằng, mỗi sự kiện là một cơ hội để thể hiện hình ảnh thương hiệu và tạo dấu ấn tốt trong lòng khán giả. Với tâm huyết và sự tận tâm trong nghề đơn vị cam kết sẽ mang đến thành công và sự hài lòng cho mỗi sự kiện mà chúng tôi làm.
Bài viết đã cung cấp cho bạn những sai lầm doanh nghiệp hay mắc phải trong sự kiện. Tổ chức hội nghị là một quá trình liên tục để học hỏi và hoàn thiện, với tinh thần cải tiến và mong muốn đem lại cái mới sẽ mang đến những sự kiện đáng nhớ. Chúng tôi mong rằng bạn sẽ tham khảo và rút ra được những kinh nghiệm để tránh những sai sót không đáng có.
