logo on menu

Quy trình chi tiết tổ chức gala dinner thành công

Gala dinner hiện nay là chương trình rất phổ biến của các doanh nghiệp. Tại đây sẽ diễn ra các chương trình tri ân khách hàng, đối tác hoặc cán bộ nhân viên đã đồng hành, phát triển cùng doanh nghiệp. Cùng với đó sẽ là tiệc tối ấm cúng và những chương trình biểu diễn đặc sắc. Để bạn có thể tổ chức gala dinner thành công, chúng tôi gửi đến bạn những thông tin bổ ích sau:

Mục đích của gala dinner bạn nên biết

Gala dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích khen thưởng, ăn mừng và tri ân đến khách hàng, cán bộ nhân viên. Đây có thể là sự kiện thường niên của doanh nghiệp, diễn ra vào khoảng thời gian giữa hoặc cuối năm. 

Tại sự kiện sẽ có các chương trình như: văn nghệ chào mừng, phát biểu của lãnh đạo, bốc thăm trúng thưởng, trao tặng danh hiệu, tiệc tối,…Với số lượng người tham gia khoảng trên 50 người và họ sẽ có những quy chuẩn riêng về dress code.

Tổ chức gala dinner giúp gắn kết tình cảm của các thành viên trong công ty
Sự kiện gala dinner cho nhân viên được biến đổi thành một đêm party hoành tráng với trang phục màu trắng

7 bước cụ thể tổ chức gala dinner

Với mong muốn tạo nên một buổi gala dinner đáng nhớ, ý nghĩa, tạo ấn tượng với khách mời, bạn nên bỏ túi quy trình 7 bước dưới đây nhé!

Cần xác định ý tưởng, chủ đề tổ chức 

Đây là bước đệm đầu quan trọng cho một dây chuyền sự kiện. Ý tưởng hay, chủ đề lạ sẽ giúp sự kiện kiện diễn ra thành công và đáng nhớ. Bạn nên hiểu về mục đích của gala dinner sắp tới của doanh nghiệp, khách mời tham dự để từ đó lấy được nguồn thông tin bổ ích cho ý tưởng và việc chọn chủ đề thích hợp. 

Mách bạn nếu bí ý tưởng, hãy cứ đi tham khảo gala dinner của doanh nghiệp khác. Có khi bạn lại triệu hồi được ý tưởng của riêng mình đấy.

Xây dựng kịch bản cho chương trình gala dinner

Đừng quên sau khi đã có được ý tưởng hay, kịch bản chương trình cụ thể sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể cho sự kiện. Kịch bản cần phải sáng tạo, độc đáo, tạo được điểm nhấn sự kiện.

Kịch bản tổ chức gala dinner cần rõ ràng, chi tiết từng hạng mục thi công, setup và chuỗi chương trình diễn ra. Đồng thời phân công nhiệm vụ và vị trí rõ ràng nhằm phân bố nhân sự hợp lý. 

Cuối cùng phải kể đến kịch bản chương trình gồm: kịch bản tiết mục, kịch bản MC, bài phát biểu,…Tất cả các kịch bản đều cần có timeline cụ thể, rõ ràng. Bên cạnh đó, xác định được những rủi ro dễ xảy đến để đề phòng, khắc phục nhanh chóng.

Lựa chọn thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện phù hợp

Để sự kiện gala dinner diễn ra với đông đủ khách mời, thời gian thích hợp nhất là vào những ngày cuối tuần. Nhưng bạn cũng có thể tổ chức trong tuần vào khoảng thời gian buổi tối và kết thúc sớm, việc này nhằm giúp khách mời có thời gian đến và thời gian về nghỉ ngơi cho ngày làm việc tiếp theo.

Tổ chức gala dinner hoành tráng sang trọng tạo sự nổi bật ấn tượng cho doanh nghiệp 
Lựa chọn thời gian, địa điểm hợp lý sẽ giúp gala dinner diễn ra thoải mái, ấn tượng, thành công

Tiếp đó, bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức thuận lợi cho việc tìm kiếm và giao thông đi lại an toàn. Không gian tổ chức tùy thuộc vào số lượng khách mời tham dự và hãy chắc chắn rằng địa điểm rộng rãi, thoáng, dễ chịu. Cùng với đó là các dịch vụ tiện ích đi kèm mà nhà hàng, khách sạn, trung tâm hội nghị sự kiện,… mang đến.

Dự trù kinh phí cho gala dinner

Sau khi bạn đã xác định được kịch bản, địa điểm, bạn hãy liên hệ với nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức gala dinner và tham khảo mức giá. Từ đó lựa chọn được đơn vị tổ chức uy tín, chuyên nghiệp, mức chi phí cạnh tranh và xác định ngân sách cho đêm tiệc. Nhớ rằng, đây chỉ là dự trù nên bạn phải có những khoản tiền rủi ro, để đề phòng trường hợp không nằm trong kế hoạch rồi mới trình sếp đấy.

Lập danh sách, ước tính số lượng người tham dự

Từ mục đích của gala dinner mà bạn có thể xác định khách mời tham dự. Sau đó, lên danh sách, gửi thiệp mời và chuẩn bị đón tiếp thật chu đáo nhé.

Trong khi sự kiện diễn ra

Trong khi gala diễn ra, nhân sự được phân bố cần tập trung vào vị trí đảm nhiệm. Phía điều hành sự kiện luôn trong trạng thái quan sát và sẵn sàng ứng biến linh hoạt với những điều bất thường. Khâu tiếp đón khách mời cũng rất quan trọng bạn nhớ nhé! Hãy sắp xếp nhân sự đón tiếp thật chuyên nghiệp vì đây chính là ấn tượng đầu tiên của khách mời khi tham dự. Nhớ rằng: “TẬP TRUNG! TẬP TRUNG! TẬP TRUNG”.

Không gian tổ chức gala dinner là yếu tố quan trọng tạo nên bước đột phá cho buổi tiệc
Một gala dinner thành công phải chắc chắn rằng quá trình diễn ra thuận lợi, nhân sự linh hoạt

Sau khi sự kiện kết thúc

Sự kiện kết thúc, bạn nhanh chóng điều động nhân sự tạm biệt khách, dọn dẹp tất cả các thiết bị, máy móc, đạo cụ,… để bàn giao cho đơn vị cung cấp dịch vụ. 

Đồng thời, doanh nghiệp bạn nên tổ chức một buổi họp nội bộ để báo cáo, phân tích về hiệu quả sự kiện mang lại. Từ đó sẽ có những lời khen cũng như kinh nghiệm rút ra cho mỗi nhân sự tham gia tổ chức.

Với những thông tin bổ ích trên đây, HCMC Events chúc doanh nghiệp bạn tổ chức gala dinner thành công, tạo ấn tượng tốt đến khách mời. Đừng quên chúng tôi luôn ở đây, sẵn sàng đồng hành cùng với doanh nghiệp bạn tạo nên đêm tiệc rực rỡ.

19/8/2022 75 lượt xem


Các sự kiện khác

Chưa có bài viết liên quan trong chuyên mục này