Những lưu ý khi xây dựng kịch bản hội nghị trực tuyến

Tổ chức sự kiện online đang là xu thế được nhiều đơn vị lựa chọn bởi tiết kiệm chi phí và được người tham dự đón nhận nhiệt tình. Với hình thức này, bạn không cần đứng trên sân khấu mà chỉ cần ngồi trước màn hình camera để trình bày. Thế nhưng, sự hồi hộp trong lúc trình bày là không thể tránh khỏi. Vì vậy, việc xây dựng kịch bản hội nghị trực tuyến là điều nên làm. 

Đại diện công ty Nexon Dev Vina chia sẻ: “Công ty chúng tôi là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực game online tại Hàn Quốc. Với rất nhiều khách hàng và đối tác lớn đến từ trong và ngoài nước. Chính vì thế mà các buổi thảo luận online là không thể thiếu. Tôi cảm thấy rất vui và hài lòng khi hợp tác với HCMC Events. Với cách làm việc chuyên nghiệp, cùng đội ngũ ekip dày dặn kinh nghiệm. Đã mang lại cho chúng tôi nhiều chương trình thành công và hoành tráng.”

Kịch bản hội nghị trực tuyến là gì? 

Nội dung cho một buổi họp online (webinar) cũng không khác nhiều so với kiểu truyền thống. Kế hoạch nội dung là một đoạn hội thoại được viết sẵn về những gì người chủ trì sẽ chia sẻ trong suốt chương trình. Thông thường, hạng mục này sẽ bao gồm các phần cơ bản như tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, chương trình làm việc cụ thể mà người tham dự sẽ thực hiện. 

Kịch bản hội nghị trực tuyến cũng bao gồm cả chi tiết về khung thời gian. Điều này là để đảm bảo khách mời không đi chệch hướng so với nội dung chính và tránh làm mất thời gian không cần thiết. Ngoài ra, có thể thêm một số nội dung như hướng dẫn điều hướng hoặc các ghi chú hỗ trợ sau khi người trình bày chia sẻ xong.

Vì sao cần xây dựng kịch bản cho một buổi webinar?

Kế hoạch nội dung cho cuộc họp online có ý nghĩa quan trọng vì giúp giữ cho chương trình đi đúng lộ trình và đạt được mục tiêu đề ra. Nếu không chuẩn bị sẵn nội dung phù hợp, bạn rất dễ bị mất kiểm soát lúc trình bày hoặc do khán giả đặt câu hỏi bất ngờ. Bên cạnh đó, nó còn giúp ban tổ chức thực hiện mọi giai đoạn phía sau được suôn sẻ. 

1. Hỗ trợ phân chia công việc hợp lý

Kế hoạch nội dung phải bao gồm cả việc phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự cụ thể. Nhiều người thường bỏ qua điều này khi xây dựng kế hoạch. Nhưng nếu thiếu việc bố trí nhân sự sẽ khiến các khâu tổ chức bị dễ bị gián đoạn và không được liền mạch. Vậy nên, bạn đừng quên chú ý đến yếu tố này để chương trình được diễn ra thật thành công nhé! 

2. Hạn chế rủi ro phát sinh

Bạn không thể đảm bảo sự kiện luôn được tổ chức đúng 100% theo kế hoạch hoặc không xảy ra bất kỳ sự cố nào. Vì vậy, việc chuẩn bị sẵn nội dung ứng phó chi tiết sẽ giúp bạn càng hạn chế được rủi ro, đồng thời có cách ứng biến phù hợp trong những tình huống bất ngờ. 

3. Dự trù chi phí tổ chức hợp lý

Ngân sách là điều khiến nhiều đơn vị đau đầu khi thực hiện bất kỳ chương trình nào chứ không riêng gì sự kiện online. Xây dựng kế hoạch nội dung hội nghị trực tuyến chi tiết sẽ giúp bạn biết được hoạt động nào sẽ diễn ra, khách mời là ai và cần chuẩn bị thiết bị gì. Từ đó, xác định được chi phí cần có trong từng hạng mục cụ thể. 

Những điều cần chuẩn bị để có được chương trình hoàn hảo 

Một kế hoạch nội dung đảm bảo phù hợp, sáng tạo là khi bạn nắm được các thông tin chính về sự kiện đó. Thông tin càng đầy đủ thì nội dung được viết sẽ càng truyền tải được đúng mục tiêu đề ra. Trước lúc bắt tay vào viết kế hoạch, bạn cần trả lời các câu hỏi sau để biết được mục đích chính xác của sự kiện: 

• Why: Vì sao sự kiện được tổ chức? 
• What: Thông điệp chính mà chương trình muốn truyền tải hay đạt được là gì? 
• Who: Người tham dự là ai? 
• When: Thời gian diễn ra 
• Where: Chương trình sẽ được diễn ra trên nền tảng nào? 
• How: Cách tổ chức chương trình ra sao? 

Dành thời gian trả lời được những câu hỏi trên, bạn sẽ nắm được 50% nội dung sự kiện sắp tới. Kết hợp cùng thông tin được cung cấp sẵn, bạn sẽ có được mẫu kế hoạch phù hợp nhất. 

Tiêu chí để đánh giá kịch bản chuyên nghiệp 

Ngoài những chia sẻ ở trên, bạn đừng quên áp dụng các lưu ý sau để có được kế hoạch chuẩn chỉnh, logic: 

• Cấu trúc chương trình phải đủ 3 phần gồm: mở đầu, nội dung chính và kết thúc
• Kế hoạch nội dung phải truyền tải hết nội dung bằng việc làm nổi bật chủ đề hay thông điệp của sự kiện.
• Không nên tổ chức với thời gian quá dài, nhằm tránh việc khách mời cảm thấy mệt mỏi và nhàm chán khi trao đổi. Cân đối thời gian hợp lý cũng giúp bạn tối ưu được ngân sách tổ chức. 
• Nội dung triển khai cần đảm bảo tính logic, có sự liền mạch, cuốn hút và diễn biến theo trình tự hợp lý. 

Mẫu kịch bản hội nghị trực tuyến cơ bản mà bạn có thể tham khảo

Mẫu kế hoạch nội dung tổng quát với các thông tin cơ bản như timeline, nội dung, hoạt động chính và người phụ trách sẽ giúp bạn dễ dàng điều phối, quản lý cũng như giám sát tiến độ chương trình. Dưới đây là ví dụ cơ bản giúp bạn hình dung được cách triển khai: 

Tùy vào tính chất của chương trình mà bạn sẽ tùy chỉnh nội dung triển khai sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên như đã đề cập phía trên, việc xây dựng kế hoạch phải đảm bảo sao cho chương trình đi theo đúng lộ trình mong muốn, tránh việc sao nhãng vì nhiều hạng mục không liên quan dẫn đến kéo dài thời gian.

Trên đây là những thông tin bạn cần biết khi viết kịch bản hội nghị trực tuyến. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn có thể lên được một kế hoạch nội dung hoàn hảo, góp phần mang đến thành công cho sự kiện. Ngoài ra, nếu có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện online có nhiều kinh nghiệm, đừng quên liên lạc với HCMC Events theo Hotline 0939.311.911 – 0913.311.911 để được tư vấn cụ thể nhất nhé!