Hybrid Event – Giải pháp tổ chức sự kiện kết hợp “thực và ảo”

Hybrid Event là thuật ngữ quen thuộc trong các loại hình tổ chức sự kiện hiện đại. Chúng được giới chuyên môn đánh giá cáo bởi sự kết hợp giữa hai yếu tố thực – ảo, mang đến nhiều ưu điểm vượt trội như tiết kiệm chi phí, hấp dẫn và sinh động… Tuy nhiên việc thực hiện một chương trình hỗn hợp thành công không phải là điều dễ dàng. 

Một nhân sự lâu năm trong ngành cho biết: “Thực hiện những chương trình phối hợp cả online và offline sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ được các hoạt động, giảm thiểu các vấn đề phát sinh không mong muốn và có khả năng xử lý tình huống nhanh chóng hơn.” 

Đặc trưng của sự kiện hỗn hợp

Hybrid Event là kiểu chương trình mà người tham dự không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại địa điểm tổ chức. Họ có thể thông qua các công cụ hỗ trợ như social media (Facebook, Youtube…); thảo luận nhóm trực tuyến hay video hỗ trợ (Zoom, Google Meet…) để tham gia. Trong bối cảnh dịch bệnh vẫn chưa được dập tắt hoàn toàn trên Thế giới nói chung cũng như Việt Nam nói riêng. Mặt khác để chuyển đổi hoàn toàn từ loại hình trực tiếp sang trực tuyến vô cùng thách thức. Vì vậy loại hình hỗn hợp sẽ là biện pháp tối ưu nhất.

Những đặc trưng nổi bật của chương trình hỗn hợp so với kiểu trực tuyến hoàn toàn: 

Quy trình các bước thực hiện chi tiết 

Là loại hình sự kiện được nhắc đến nhiều trong những năm gần đây, đặc biệt là khi thời kỳ dịch bệnh bùng nổ. Không quá khi cho rằng đây là giải pháp và xu thế trong tương lai. Vậy làm cách nào để thực hiện được một chương trình kết hợp thành công và tạo được dấu ấn khác biệt? Bí kíp sẽ được chia sẻ ngay dưới đây! 

Bước 1: Xác định mục tiêu cụ thể

Trước khi bắt đầu thực hiện chương trình, bạn cần xác định rõ mục tiêu muốn hướng đến. Điều này không chỉ giúp mọi người tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất mà còn đảm bảo đạt được đúng mục tiêu ban đầu. Biết rõ mục đích thực hiện, bạn sẽ dễ dàng chọn lựa đối tượng khách mời và thiết kế chương trình phù hợp; đồng thời có cách đo lường hiệu quả chương trình sau khi hoàn tất.  

Một số “đích đến” thường thấy trong các hoạt động dạng này như: 

• Thúc đẩy doanh số bán hàng 
• Xây dựng hoặc tăng cường nhận thức về thương hiệu
• Quảng cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới 
• Đào tạo nhân sự 

Bước 2:Lên kế hoạch chi tiết các hạng mục

Sau khi đã có mục tiêu cụ thể, tiếp đến là bước lập kế hoạch chi tiết cho toàn bộ quy trình thực hiện. Bảng kế hoạch này phải tổng hợp những yếu tố như địa điểm, thời gian, chủ đề, lịch trình, đối tượng khách mời, ngân sách, cách tiếp cận và tương tác cụ thể với khán giả, nhân sự đảm nhiệm…. 

Bước 3: Chuẩn bị hệ thống kỹ thuật

Để đảm bảo chương trình được diễn ra mượt mà và để lại nhiều ấn tượng tốt trong lòng người tham dự, bạn nên có sự chuẩn bị đầy đủ các thiết bị như: 

• Máy tính, màn chiếu: để hiển thị nội dung và truyền tải hình ảnh trực tuyến của chương trình 
• Máy quay phim, máy ảnh: công cụ truyền tải nội dung và hình ảnh trực tuyến 
• Thiết bị âm thanh – ánh sáng: để đảm bảo chất lượng truyền tải âm thanh được tốt nhất
• Hệ thống kết nối mạng: để truyền tải dữ liệu trực tuyến được ổn định 
• Thiết bị tương tác: Bao gồm camera, microphone, loa….

Bước 4: Tiến hành quảng bá

Để lan tỏa thông tin rộng rãi hơn với đối tượng khách hàng mục tiêu, bạn cần thực hiện những hoạt động quảng bá cho chương trình. Một số kênh truyền thông được nhiều doanh nghiệp tận dụng hiệu quả và tiết kiệm như website, email-marketing, social media…

Bước 5: Thực hiện sự kiện

Sau khi đã chuẩn bị tốt tất cả các hạng mục, đã đến lúc triển khai thực tế. Trong suốt quá trình thực hiện, từng giai đoạn nên được giám sát và điều hành chặt chẽ để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra. 

Những hoạt động chính cần có trong quá trình thực hiện bao gồm: 

• Thiết kế và sản xuất nội dung: Dựa vào mục tiêu và chủ đề chính của chương trình mà bạn phải chuẩn bị nội dung phù hợp cho cả khán giả trực tiếp cũng như trực tuyến. Nội dung bao gồm bài giới thiệu, phát biểu, văn nghệ, quảng cáo, video tư liệu, hình ảnh, trải nghiệm khách hàng….
• Thiết lập hệ thống internet và phát trực tuyến: Kết nối mạng ổn định là yêu cầu tối thiểu giúp truyền tải video, âm thanh, dữ liệu và tương tác với khán giả được ổn định. Do đó, kỹ thuật viên cần kiểm tra kỹ lưỡng các yêu cầu về video và độ trễ để đảm bảo chất lượng xem cho khán giả. 
• Thực hiện và quản lý: Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp sẽ đảm bảo mọi hoạt động được diễn ra thuận lợi và đúng thời gian, Bởi sự rõ ràng trong từng hoạt động, bao gồm cả online và offline là rất quan trọng. 

Bước 6: Tổng kết, phân tích và đánh giá kết quả

Sau khi chương trình kết thúc, ban tổ chức cần thu thập đầy đủ các dữ liệu về kết quả bao gồm số lượng tham dự, lưu lượng truy cập trực tuyến, số lượng tương tác, đánh giá từ khán giả và nhận xét từ đối tác… Dữ liệu này chính là cơ sở đến đánh giá mức độ thành công cũng như có sự điều chỉnh cho những chương trình tiếp theo. 

Thực hiện Hybrid Event đòi hỏi sự chỉnh chu và chuyên nghiệp ngay từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc. Đây là cách đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Mặc dù có nhiều yêu cầu, thế nhưng nếu thực hiện đúng quy trình được kể trên, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều kết quả ngoài mong đợi. Chúc bạn có được một chương trình thành công và tạo được tiếng vang tốt nhất.