Hướng dẫn 6 bước tổ chức tiệc cocktail chuyên nghiệp nhất

Với tính chất sang trọng và nhẹ nhàng vốn có, tổ chức tiệc cocktail là hình thức được nhiều người ưu tiên lựa chọn cho những buổi gặp gỡ thân mật. Để tiến hành một sự kiện có tính quan trọng như vậy đòi hỏi người chủ trì phải thực sự có kinh nghiệm, biết cách xây dựng menu thức ăn, đồ uống phù hợp, đồng thời tuyển chọn được nhân sự phục vụ chuyên nghiệp, tận tâm.

Chị Diệp Ngọc, cư trú tại quận Tân Bình – TP.HCM chia sẻ: “Cảm ơn HCMC Events đã giúp gia đình và bạn bè mình có một sự kiện thật ý nghĩa và sang trọng. Các loại đồ uống và thức ăn được chiêu đãi rất hợp khẩu vị nên mọi khách mời đề vui vẻ. Tôi rất quý và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai gần”

Tìm hiểu về tổ chức tiệc cocktail

Đây là loại tiệc đứng có nguồn gốc từ phương Tây, thường diễn ra trong hội trường hoặc sân vườn với số lượng người tham dự lớn. Thức uống phục vụ trong dịp này thường là cocktail pha chế riêng, rượu, champagne hay các loại nước có cồn khác.

Sự kiện sang trọng này là sự tổng hợp hài hòa của ba yếu tố: thức uống đặc trưng, món ăn được trang trí kích thích giác quan kết hợp cùng không gian thoải mái cho những cuộc họp mặt, trò chuyện và bàn luận công việc.

Thông thường, chương trình diễn ra trong khoảng 2 giờ và tối đa là 4 giờ nếu có thêm tiết mục khiêu vũ. Để tăng thêm trải nghiệm cho khách mời, nhiều nơi còn kết hợp cùng với tiệc canape và finger food – thực đơn những món ăn nhỏ xinh mà khách mời có thể sử dụng chỉ với một cái chạm tay.

Đây là loại hình sự kiện đứng có nguồn gốc từ phương Tây — Hình thức này thích hợp cho những buổi giao lưu, gặp gỡ sang trọng

Các bước chuẩn bị tiệc cocktail chuẩn nhất

Vì đây là hình thức sự kiện đặc thù, nên quy trình chuẩn bị cũng có nhiều tiêu chuẩn khắt khe hơn. Dưới đây là 6 bước setup chuyên nghiệp và đầy đủ nhất mà bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Xác định thời gian và địa điểm diễn ra

Thời gian và địa điểm tiến hành là hai thông tin quan trọng cần xác định để tiếp tục lên kế hoạch cho những phần tiếp theo. Như đã đề cập phía trên, không gian diễn ra thường là hội trường, nhà hàng hoặc ngoài sân vườn, hồ bơi hoặc thậm chí là văn phòng công ty. Tùy theo quy mô và tính chất của sự kiện mà có thể quyết định không gian phù hợp. Thời điểm lý tưởng nhất để tổ chức thường là vào buổi tối hoặc những ngày gần cuối tuần, ngày lễ. Đây là dịp thích hợp để khách mời sắp xếp tham dự.

Thời gian và địa điểm là hai thông tin quan trọng để xây dựng kế hoạch phù hợp — Tùy theo tính chất và số lượng khách mời mà bạn có thể lựa chọn không gian thích hợp

Bước 2: Xây dựng ý tưởng cho concept và phong cách trang trí

Giữa vô vàn những format giống nhau, nếu chương trình của bạn có ý tưởng và concept sáng tạo, độc đáo thì chắc chắn sẽ thu hút khách mời hơn. Xác định ý tưởng ngay sau khi thống nhất thời gian và địa điểm sẽ định hình được nội dung mà bạn muốn truyền tải. Đồng thời, xây dựng concept chủ đạo còn là cách giúp mô phỏng cách thức trang trí, định hướng các ấn phẩm như thiệp mời, quà, vé vào… quan trọng nhất là quyết định dress code của khách mời tham dự.

Một vài ý tưởng tổ chức được nhiều người ưa chuộng như:

Dạ khúc mùa xuân: Với ý tưởng này, người thực hiện sẽ trang trí không gian thành một khu vườn đầy hương sắc; dress code quy định sẽ là những màu sắc rực rỡ, gắn liền với một loại hoa nhất định; thực đơn chủ tập trung vào sự tươi mới, vui vẻ.
Vùng đất mộng mơ: Ý tưởng này sẽ lấy 3 màu xanh, hồng, tím pastel là chủ đạo xuyên suốt; bạn có thể trang trí không gian như một vùng đất trong mơ, nơi đầy bay bổng mà ai cũng muốn lạc vào; các món ăn, nước uống được phục vụ sẽ có nhiều khói và màu sắc bắt mắt, nhuốm một chút huyền bí.

Ý tưởng độc đáo, sáng tạo sẽ giúp chương trình của bạn để lại nhiều ấn tượng hơn đối với khách mời — Concept bãi biển cũng là hình thức được nhiều người lựa chọn để gặp mặt bạn bè, người thân

Bước 3: Chọn các loại cocktail phù hợp với người tham dự

Đồ uống là nhân vật chính trong sự kiện này, vì thế nên ưu tiên về số lượng và đa dạng xuất xứ của chúng. Để làm được điều này, bạn cần có một bartender am hiểu về pha chế các loại nước uống giúp đáp ứng nhu cầu của hầu hết mọi người.

Thông qua khảo sát về sở thích của khách mời mà bạn có thể lựa chọn loại đồ uống phù hợp với họ. Đây là cách giúp xác định rõ loại đồ uống sẽ được phục vụ chủ yếu, đồng thờ còn khiến khách mời cảm thấy hài lòng và để lại nhiều ấn tượng tốt. Bên cạnh đó, để dự phòng trong trường hợp người tham dự không sử dụng được đồ uống có cồn, bạn nên chuẩn bị thêm một số loại nước ép, nước ngọt…

Thức uống là nhân vật chính trong sự kiện nên cần có sự đa dạng — Một bartender có kiến thức chuyên môn về các loại đồ uống sẽ giúp khách mời cảm thấy hài lòng hơn

Bước 4: Chuẩn bị thức ăn đi kèm

Mặc dù những thực khách tham dự tiệc cocktail thường sử dụng nhiều thức uống hơn là các món ăn. Tuy nhiên, thực đơn chiêu đãi cũng là phần không thể thiếu và nên được chuẩn bị chỉn chu. Các món thường được dùng cho sự kiện này thường là những món nguội và dễ dùng như: thịt xông khói, xúc xích, chả giò, phô mai… Tất cả đều phải được cắt thành những miếng nhỏ vừa ăn và bày trí đẹp mắt để tiện lợi hơn khi khách thưởng thức.

Dù là phần phụ nhưng thức ăn cũng cần được chuẩn bị chỉn chu — Các món ăn được chiêu đãi nên cắt nhỏ và bày trí đẹp mắt để khách mời tiện sử dụng

Bước 5: Bài trí bàn ghế để thưởng thức

Thông thường, xung quanh khu vực diễn ra chương trình sẽ được chuẩn bị nhiều bàn nhỏ để phục vụ khách mời dùng bữa và nghỉ ngơi. Vị trí các bàn nên được setup gần nhưng không quá sát nhau để tiện cho việc di chuyển, hạn chế va chạm, đổ vỡ.

Khu vực này nên được trang trí đồng bộ với ý tưởng hoặc concept chủ đạo của sự kiện. Thức ăn và đồ uống đặt trên bàn trình bày sao cho hợp lý, hài hòa và bắt mắt. Ngoài ra, bạn có thể kết hợp bày trí cùng với các vật dụng như ghế, khăn trải bàn, đĩa, tách theo phong cách châu Âu để tạo cảm giác sang trọng và lãng mạn.

Bàn ghế trong sự kiện là nơi để khách mời dừng chân và trò chuyện với nhau — Setup bàn ghế không nên quá sát nhau và phải đồng bộ với concept tổng thể

Bước 6: Điều phối nhân sự phục vụ, hậu cần

Mỗi khu vực thưởng thức sẽ thường do một hoặc vài nhân viên phụ trách. Nhiệm vụ chính của họ là phục vụ rượu hoặc những thức uống khác liên tục; thu dọn ly, đĩa đã sử dụng và hỗ trợ khách mời trong suốt quá trình sự kiện diễn ra. Bên cạnh trình độ chuyên môn, sự am hiểu về thức ăn và đồ uống để giới thiệu đến thực khách thì những người làm công tác phục vụ cần có sự chu đáo và tinh tế nhất định.

Nhân viên phục vụ là không thể thiếu trong những sự kiện kiểu này — Vì tính chất sang trọng nên người phục vụ cần được đào tạo chuyên nghiệp, tận tâm và tinh tế

Những lưu ý quan trọng bạn nên biết khi tổ chức tiệc cocktail

Mặc dù sự kiện này diễn ra với mục đích chủ yếu là họp mặt, giao lưu. Thế nhưng vì tính chất sang trọng cũng như vị thế của khách mời tham dự mà bạn cần lưu ý một vài điều quan trọng dưới đây:

Hãy chắc chắn rằng số lượng món ăn và thức uống đủ dùng cho toàn bộ người có mặt ở đó, nên dự phòng thêm một ít để tránh trường hợp thiếu hụt.
Tuyển chọn và đào tạo người phục vụ có tác phong đúng chuẩn, niềm nở và tận tình, đảm bảo có khả năng giải quyết mọi vấn đề phát sinh khẩn cấp.
Nếu không có quá nhiều kinh nghiệm thực hiện những sự kiện sang trọng và đẳng cấp như thế này, bạn có thể lựa chọn các đơn vị chuyên nghiệp.

Người chủ trì cần lưu ý một số điều khi thực hiện để chương trình diễn ra thành công nhất — Số lượng món ăn và nước uống cần chuẩn bị dư ra một chút để tránh việc bị thiếu hụt

Trên đây là cách tổ chức tiệc cocktail chỉn chu và chi tiết nhất mà chúng tôi muốn gửi đến bạn đọc. Hy vọng với bài viết này, bạn đã có thể áp dụng thành công cho sự kiện sắp tới của mình. Đừng quên tiếp tục theo dõi chuyên mục Cẩm nang của HCMC Events để cập nhật nhanh những xu hướng sự kiện mới nhất bạn nhé!