Kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới

Như chúng ta đã biết thì khai trương văn phòng mới là một sự kiện trọng đại của mỗi công ty, doanh nghiệp, xuất phát từ truyền thống, tâm lý cũng như yếu tố về tâm linh, phong thủy của người Việt ta. Bên cạnh đó, đây cũng là dịp để quảng bá về công ty, đưa hình ảnh doanh nghiệp ra thị trường. Để có kế hoạch chuẩn bị một sự kiện khai trương văn phòng thành công, ấn tượng thì hãy tham khảo bài viết dưới đây của HCMC Events nhé!

Kế hoạch tổ chức khai trương văn phòng mới cần có những gì?

Như một mốc son đánh dấu và khẳng định sự có mặt của doanh nghiệp mình trên thị trường, thì sự kiện khai trương sẽ là khởi đầu đầu cầu may mắn, thịnh vượng, thuận buồm xuôi gió trong công việc. Để buổi khai trương hồng phát thì khâu chuẩn bị đóng vai trò xương sống quyết định đến sự thành công của chương trình. Dưới đây là một số những công việc cơ bản mà quý khách hàng cần lên ý tưởng trong kế hoạch:

Lên danh sách khách mời, thiết kế nội dung và mẫu thiệp mời độc đáo

Tổng hợp được số lượng khách mời sẽ là tiền đề để chuẩn bị các khâu sau. Để khách mời thấy được sự chu đáo, tấm lòng nhiệt thành của phía công ty thì cần soạn nội dung thiệp mời đầy đủ với lời lẽ trang trọng và nồng nhiệt nhất. Đồng thời cần thiết kế, in ấn mẫu thiệp mời đẹp, sáng tạo để tạo ấn tượng tốt cho khách mời ngay từ cảm nhận đầu tiên.

Chiến lược marketing hiệu quả

Một trong những chiến lược lan tỏa được sức hấp dẫn cũng như thu hút đông đảo sự quan tâm của quý khách hàng là việc truyền thông, quảng bá hình ảnh. Chắc chắn rằng với chiến lược này thì sự kiện khai trương tổ chức văn phòng mới của quý khách hàng sẽ thành công rực rỡ. Ngoài các kế hoạch quảng bá truyền thống như phát tờ rơi, treo poster quảng cáo, thì hiện nay có rất nhiều các phương thức truyền thông mạnh mẽ và bắt kịp xu hướng mới như làm clip nội dung video đăng tải trên các nền tảng xã hội như Tiktok, Facebook, Intargram,…hoặc thuê các nhà báo viết bài đưa tin. Nhằm đảo bảo độ phủ sóng của thông tin cao, khách hàng biết đến với số lượng lớn.

Tuy nhiên cái gì cũng có tính hai mặt, nếu truyền thông không không văn minh, không đảo bảo được quy tắc ứng xử cộng đồng, nội dung đăng tải không phù hợp thì sẽ dẫn đến làn sóng trái chiều ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của doanh nghiệp. Vì vậy cần chú ý rằng nội dung đăng tải độc đáo, hấp dẫn, từ ngữ sử dụng đúng thuần phong mỹ tục, lựa chọn các hình ảnh minh họa đẹp, nổi bật các cụm từ khóa, hashtag quan trọng để thu hút sự chú ý của người xem.

Quà tặng hấp dẫn, voucher yêu thương

Với sự khởi đầu cầu mong may mắn, tấn tài tấn lộc trong ngày khai trương thì việc sử dụng các chương trình khuyến mãi quà tặng như một sự tri ân đối với quý khách hàng đã có mặt tham dự buổi lễ, đồng thời muốn lan tỏa niềm vui, trao đi sự yêu thương đêm lại những phần quà hấp dẫn tạo niềm vui sự phấn khởi cho khách hàng. Chính niềm vui của quý khách cũng là sự vinh hạnh, góp phần vào sự khởi phát của văn phòng mới. Qua đó, góp phần thu hút lượng lớn khách hàng mới cho công ty.

Chọn giờ hoàng đạo để tổ chức khai trương

Từ xa xưa ông bà ta đã quan niệm “ có thờ có thiêng có kiêng có lành”. Đối với mỗi sự kiện trọng đại của cuộc đời, khi dự định tổ chức hoặc làm một việc gì đó to lớn thì việc đi xem ngày giờ để tiến hành công việc là điều đặc biệt được quan trọng. Chọn được giờ lành, giờ tốt với ý nghĩa sẽ đem lại may mắn, thuận lợi trong sự nghiệp hoạt động kinh doanh trên con đường phát triển của tương lai. Tránh những khung giờ xấu bởi giờ xấu thường gắn với những điều không may mắn, rủi ro trong công việc.

Chuẩn bị mâm lễ cúng khai trương

Mâm lễ cúng được sắp xếp chuẩn bị chu đáo để dâng cúng các vị quan thần linh, các ngài thổ địa cầu mong các vị che chở, ban phước lành để công việc của văn phòng được thuận lợi, thành công mã đáo. Hay cũng chính thể hiện tấm lòng thành của gia chủ, xuất phát từ cái tâm và niềm tin vào những điều đẹp đẽ và may mắn.

Ý tưởng trang trí cho chương trình khai trương

Hạng mục trang trí trong phần sự kiện sẽ tạo không khí tưng bừng, phấn trấn, tăng tính chất quy mô của buổi lễ khai trương cũng như tạo ấn tượng thẩm mỹ cho cho người tham gia. Bởi lẽ đó mà khâu trang trí cần được lên ý tưởng, setup độc đáo, lộng lẫy, trang trọng đem đến một không gian sự kiện chỉn chu, để ghi điểm trong lòng khách mời.

Lựa chọn đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân sự phải chuyên nghiệp, có kinh nghiệm được đào tạo bài bản để có thể phục vụ tiếp đón khách hàng chu đáo nhất, hoàn thành và phát huy tốt vai trò nhiệm vụ được giao. Chương trình khai chương cần có sự trợ giúp của các bộ phận như lễ tân đón khách, bộ phận tiếp khách, bộ phận MC dẫn chương trình, người giám sát quản lý đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch,….Tất cả các vị trí được sắp xếp người đảm nhiệm phù hợp và có kĩ năng tốt.

Trang thiết bị

Một số những đồ dùng cơ bản cần chuẩn bị cho sự kiện như: bàn ghế, thiết bị âm thanh, loa đài, photobooth chụp ảnh, backdrop chương trình, cổng hơi, bóng bay, banner, slogan…Tất cả trong trạng thái sẵn sàng để đáp ứng và đảm bảo cho chương trình khai trương diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

Quy trình tổ chức khai trương văn phòng chi tiết

Bước 1: Chọn ngày

Quan niệm của ông cha ta ta: “ có thờ có thiêng, có kiêng có lành”. Xuất phát từ yếu tố đó mà việc xem ngày chọn giờ hoàng đạo để tổ chức sự kiện khai trương đã được coi trọng và thực hiện. Bên cạnh đó, có thể xem giờ để cắt băng khai trương với niềm tin sẽ giúp mang lại may mắn, sự thuận lợi và thành đạt trong công việc làm ăn.

Bước 2: Chiến lược truyền thông, marketing hiệu quả

Đây là phương pháp giúp cho sự kiện của quý doanh nghiệp được nhiều người biết đến tạo làn sóng truyền thông mạnh mẽ đưa hình ảnh của công ty ra thị trường. Đồng thời, khẳng định sự có mặt của công ty mình trên chặng đua về đích. Với các phương thức truyền thông như đăng tải trên các trang mạng, phát tờ rơi,..Đặc biệt để thu hút hơn thì có thể hợp tác với các nghệ sĩ, người nổi tiếng để quảng cáo, pr cho sự kiện. Chắc chắn rằng, với độ hót sự tăng nhiệt đó sẽ đưa thông tin về sự kiện khai trương văn phòng mới được nhiều người quan tâm.

Bước 3: Setup, trang trí văn phòng

Văn phòng của quý khách hàng sẽ thu hút và gây ấn tượng vào ngày khai trương kghi khoác trên mình một diện mạo mới, một tấm áo rực rỡ, khiến mọi người phải trầm trồ ngợi ca, nhận được lời khen và những lời chúc tốt đẹp trong ngày khai trương. Đảm bảo rằng, công việc thiết kế trang trí sẽ được hoàn thiện một cách chỉn chu nhất trước ngày khai trương.

Bước 4: Tổ chức khai trương

Lễ cúng khai trương văn phòng

Là nghi thức đặc biệt quan trọng, mang ý nghĩa cầu may mắn, tài lộc, thịnh vượng cho công ty.

Nghi thức cúng lễ không quá cầu kỳ, các vật phẩm đã được chuẩn bị trước để dâng cúng. Mâm lễ cúng sẽ được chuẩn bị theo như lời của thầy, hoặc theo như kinh nghiệm của bản thân, cùng với hương nhan, đèn để dâng lễ cúng bày tỏ tấm lòng thành kính với các quan thần linh cầu mong các ngài che chở, giúp đỡ ban phước lành giúp công việc làm ăn gặp nhiều may mắn tấn tài tấn lộc.

Tiếp đó đọc bài cúng lễ: Do gia chủ hoặc thầy được mời đến làm lễ cúng.

Các hoạt động trong buổi lễ bắt đầu được diễn ra

MC gửi lời chào đến quý khách mời, giới thiệu về chương trình và các vị khách đặc biệt.

Các tiết mục giao lưu văn nghệ nhằm tạo sự phấn khởi vui vẻ thoải mái cũng như thổi bùng không khí sôi động của sự kiện

MC mời đại diện của văn phòng lên phát biểu và các nhân sự liên quan tiến hành cắt băng khai trương

MC cảm ơn sự hiện diện có mặt của quý vị trong buổi lễ hôm nay

Sau đó sẽ đến phần dự tiệc. Nhân sự hỗ trợ bày tiệc và mọi người nâng ly chúc mừng buổi khai trương hồng phát gửi những lời chúc tốt đẹp đến văn phòng

Các khách mời thưởng thức tiệc xong sẽ tham gia chương trình gala văn nghệ tối với sự xuất hiện của những ca sĩ và nhóm nhảy nổi tiếng hứa hẹn nhiều sự hấp dẫn, bùng nổ..

MC mời đại diện chủ văn phòng lên phát biểu sau bế mạc và gửi lời tri ân đến các khách mời đã tham dự.

Chi phí tổ chức khai trương trọn gói

Chi phí về địa điểm tổ chức

Tổ chức tại văn phòng của quý khách sẽ giúp giảm chi phí tổ chức. Tuy nhiên, nếu không gian văn phòng không đủ rộng và hợp lý thì phải chọn một địa điểm khác để tổ chức và quý khách sẽ phải bỏ ra một khoản chi trả cho hạng mục này.

Chi phí nhân sự đảm nhiệm

Chắc chắn rằng, MC là nhân sự không thể thiếu cho chương trình khai trương. Họ sẽ dẫn dắt các hoạt động để sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch và thu hút sự chú ý của khách mời. Tùy vào năng lực và kinh nghiệm thì MC sẽ có những mức giá thuê khác nhau

Nhân sự lễ tân, setup: Các nhân sự này sẽ đảm bảo tiếp đón, phục vụ khách chu đáo. Đội trang trí thiết kế sẽ có vai trò setup theo đúng yêu cầu từ xây dựng vị trí sân khấu cho đến, cổng chào, backdrop, sắp xếp bàn ghế,….Các mức phí này sẽ thỏa thuận trước khi ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ

Chi phí tiệc ăn uống

Thực đơn các món đa dạng, phong phú tạo thuận lợi cho quý văn phòng có thể lựa chọn. Phụ thuộc vào các món ăn được chọn sẽ tính giá và tổng thu cho mỗi bàn ăn.

Chi phí trang trí

Bao gồm hoa tươi, bóng bóng, đèn nháy, các phụ kiện trang trí khác tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Chi phí này sẽ linh hoạt dựa trên mức kinh doanh dự trù.

Chi phí cho giải trí văn nghệ

Chương trình văn nghệ cùng các tiết mục độc đáo sẽ mang đến sự bùng nổ cho sự kiện. Tùy vào mỗi tiết mục, nghệ sĩ biểu diễn sẽ có những mức catxe khác nhau.

HCMC Events đơn vị cung cấp dịch vụ khai trương văn phòng trọn gói

HCMC Events tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ tổ chức khai trương văn phòng trọn gói, uy tín, chất lượng hàng đầu cả nước. Với nhiều năm kinh nghiệm làm nghề chúng tôi có những kế hoạch và chiến lược đặc sắc giúp đem đến sự thành công cho chương trình khai trương của quý khách hàng.

Bên cạnh đó, HCMC Events sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, bài bản, các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, các bản thiết kế, setup trang trí sự kiện mới lạ thu hút. Không những vậy, chúng tôi còn sở hữu những MC duyên dáng, chuyên nghiệp, với giọng nói ngọt ngào làm chủ sân khấu. Đây chính là một trong số những điểm mạnh vượt trội mà quý khách hàng sẽ được trải nghiệm khi lựa chọn dịch vụ trọn gói tổ chức bên chúng tôi.

Hãy để HCMC EVent đồng hành cùng quý văn phòng trong các chương trình sự kiện khai trương. Sự thành công khởi phát của văn phòng doanh nghiệp cũng là sự hân hạnh đáng trân quý cho những người làm dịch vụ chúng tôi. Liên hệ với HCMC Events để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc!

Website: https://hcmcevents.com/

Tel: 0989.496.239

Address:

Hà Nội: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, Phường Quốc Tử Giám, Quận Đống Đa, Hà Nội

Đà Nẵng: Số 217 đường Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, Thành Phố HCM.