Tổ chức sự kiện khai trương: 5 hạng mục cần chuẩn bị đúng và đủ

Sự kiện khai trương hay Grand Opening là hoạt động quan trọng và không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Đây là dịp để đánh dấu sự khởi đầu đầy may mắn và hy vọng một tương lai phát triển. Không những vậy, cơ hội này còn mang yếu tố truyền thông mạnh mẽ, giúp tiếp cận được khách hành nhanh chóng và rộng rãi. Nhờ những ý nghĩa đó mà việc thực hiện chương trình này ngày càng được nhiều doanh nghiệp đầu tư bài bản và chi tiết. 

Đại diện Công ty DKBike chia sẻ: “Buổi lễ Grand Opening của DKBike đã được HCMC Events thực hiện vô cùng thành công và hoành tráng. Những nội dung thú vị như múa trống, múa lân, cắt băng, tiệc trà… đã giúp công ty chúng tôi tạo được ấn tượng trong lòng khách mời cũng như cánh báo chí.” 

Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết 

Để hoạt động diễn ra thành công và mang lại nhiều dấu ấn cho doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị sẵn một bản kế hoạch chi tiết về những đầu việc cụ thể sẽ phải làm. Điều này sẽ giúp nội dung chương trình được mạch lạc, gây được ấn tượng cho khách mời và thu hút sự chú ý của khách hàng. 

Xác định lý do và mục tiêu thực hiện chương trình

Bước đầu tiên trong hầu hết các bản kế hoạch luôn là xác định mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến. Đây là nền tảng quan trọng để triển khai những phần tiếp theo sao cho phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo thu hút được nhiều khách hàng. Phần lớn những sự kiện khai trương đều hướng đến việc giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược trong kinh doanh và sản xuất của công ty. 

Xác định danh sách khách mời sẽ tham gia

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có những đối tượng khách mời riêng biệt. Việc xác định chân dung của nhóm đối tượng này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và đưa sản phẩm / dịch vụ tiếp cận đến khách hàng một cách nhanh nhất. Dựa vào việc xác định đối tượng, bạn cũng có thể xây dựng nội dung và chủ đề của buổi lễ phù hợp hơn. 

Thống nhất ý tưởng và chủ đề chính

Khi đã xác định được mục tiêu và chân dung khách mời, chúng ta có thể bắt tay vào việc đưa ra những ý tưởng phù hợp. Những concept sáng tạo, key moment là điểm nhấn giúp buổi lễ trở nên thú vị và thể hiện được điểm khác biệt so với nhiều thương hiệu khác. 

Yếu tố độc lạ cũng là điểm cộng giúp chương trình diễn ra thành công và tạo được nhiều dấu ấn trong lòng khách mời. Đây là tiền đề để thúc đầy hoạt động truyền thông, quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả.

Chuẩn bị kế hoạch truyền thông

Để thương hiệu tiếp cận rộng rãi đến nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing là vô cùng quan trọng. Việc đẩy mạnh hoạt động truyền thông trong những sự kiện có ý nghĩa như thế này sẽ giúp nâng cao hình ảnh công ty, thúc đầy thương hiệu phát triển và tăng doanh số. Bên cạnh đó, đầu tư vào truyền thông cũng góp phần tạo nên vị thế cho doanh nghiệp so với những đối thủ cạnh tranh. 

Tùy vào quy mô tổ chức khác nhau mà bạn có thể tận dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình để giới thiệu về hoạt động Grand Opening cũng như sản phẩm của doanh nghiệp. 

Dự trù sẵn những rủi ro có thể phát sinh

Trong bất kỳ chương trình nào, dù tính toán kỹ lưỡng đến mấy thì cũng không thể tránh khỏi những rủi ro phát sinh. Những yếu tố như con người, thời tiết, thiết bị, chi phí… đều tiềm ẩn nhiều nguy cơ tạo nên nhiều điều ngoài dự kiến. Vì vậy, việc tính toán được những phát sinh bên ngoài sẽ giúp bạn dự phòng được biện pháp khắc phục, luôn chủ động trong mọi tình huống bất ngờ. 

5 hạng mục cần có cho sự kiện khai trương

Như đã chia sẻ ở trên, hoạt động này có ý nghĩa rất quan trọng với chủ doanh nghiệp nên phải được chuẩn bị đầy đủ và chỉn chu. Để đảm bảo tính nghiêm trang trong quá trình bái lễ thần linh và thu hút được khách hàng, bạn hãy lập tức lên danh sách những thứ sau: 

1.Lễ cúng và ngày tổ chức

Lễ cúng nhiều hay ít tùy thuộc vào ngân sách của doanh nghiệp. Tùy theo từng vùng khác nhau sẽ có sự thêm bớt sao cho phù hợp với văn hóa và tôn giáo, tín ngưỡng. Nhưng dù mâm lễ dù lớn hay bé cũng tối thiểu phải có những thứ sau: 

• Trái cây
• Lọ hoa
• 3 đĩa xôi, 3 chén nước trà, 2 cây nến 
• 1 đĩa trầu cau
• Bộ lễ vàng mã
• 1 con gà luộc, 1 đầu heo ( hoặc 1 con lợn sữa quay tùy điều kiện)
• 1 bát hương hoặc bát gạo để cắm hương

Ngoài ra, trước khi làm lễ bạn nên xem ngày giờ theo tuổi của mình để chọn thời gian tốt nhất diễn ra chương trình. Với niềm tin vào tín ngưỡng tâm linh, đây là phần không thể thiếu trong văn hóa Việt Nam có ý nghĩa đem lại sự thịnh vượng và phát đạt trong tương lai. Chọn ngày, giờ cũng nên tránh Lễ tết hoặc ngày đi làm để đảm bảo khách mời đến đông đủ. 

2. Thư mời

Gửi lời mời tới những khách hàng đặc biệt với nội dung ngắn gọn nhưng đầy đủ về buổi lễ sẽ tạo được thiện cảm và thu hút sự quan quan của họ. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên thiết kế thư mời sao cho thật ấn tượng, độc đáo, nhất quán, cô động mà vẫn thể hiện được dấu ấn riêng của mình. Để đáp ứng được yêu cầu này, nên thực hiện những công việc sau: 

• Tìm hiểu rõ về đối tượng khách mời sẽ tham dự 
• Thuê đơn vị thiết kế chuyên nghiệp hoặc đặt mua tại các cửa hàng, văn phòng phẩm 
• Đảm bảo thiệp đến tận tay người nhận. Trong trường hợp đặc biệt, bạn có thể đến tận nơi hoặc gọi điện mời trực tiếp 

3. Trang trí không gian

Thông thường sau khi thực hiện lễ xong, khách mời sẽ vào trong cửa hàng để tham quan và tìm hiểu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là phần quan trọng để họ hiểu rõ hơn lĩnh vực kinh doanh của bạn, từ đó kích cầu thương mại hiệu quả. 

Vì vậy, việc trang bí bằng bong bóng chào mừng, băng rôn, khẩu hiệu hay tiệc teabreak bên trong là điều cần thiết. Dựa theo chủ đề, ý tưởng chính của chương trình hoặc kinh nghiệm của đơn vị thi công mà có thể thể hiện được sự chuyên nghiệp và phù hợp với đối tượng khách hàng mà bạn hướng đến. 

4. Quà tặng cho khách mời tham dự

Dấu ấn thương hiệu không chỉ được lưu lại trong quá trình diễn ra mà còn cả sau khi chương trình kết thúc thông qua quà tặng cho khách mời. Bạn có thể chuẩn bị những món quà nhỏ xinh nhưng ấn tượng và có biểu tượng của doanh nghiệp để giúp khách mời ghi nhớ lâu hơn. 

Ngoài ra, những chiếc áo hay một hình dán in logo doanh nghiệp còn giúp quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi và hiệu quả nữa đấy!

5. Nhân viên phục vụ

Chương trình chắc chắn không thể diễn ra thành công nếu như chỉ có 1 người thực hiện. Lúc này, việc nên làm là tìm ngay một đội ngũ nhân sự đón khách, MC, xử lý âm thanh ánh sáng… có kinh nghiệm. Bạn sẽ là người quản lý chung và giao tiếp với khách hàng, đối tác. 

Những nhân sự cần có để chương trình diễn ra thật thành công bao gồm: 

• Nhân sự chạy chương trình tổng quát: Công việc của họ là setup không gian, âm thanh – ánh sáng và các trang thiết bị khác. 
• PG, lễ tân: Chịu trách nhiệm chào đón và ổn định khách mời, pha trà, nâng khay cắt băng…
• Người cắt băng cho lễ: Thường sẽ là lãnh đạo doanh nghiệp và đối tác khách mời
• MC dẫn chương trình: Định hướng và liên kết mọi nội dung của chương trình 
• Người nổi tiếng: Tạo thu hút, ấn tượng và hiệu ứng truyền thông
• Photographer/cameraman: Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ
• Nhân sự phục vụ văn nghệ, người mẫu giới thiệu sản phẩm, đội lân sư rồng, đội múa trống… 

Như vậy, việc tổ chức sự kiện khai trương thật hoàn hảo và gây được nhiều ấn tượng đẹp trong lòng khách hàng không phải là điều đơn giản. Sẽ có rất nhiều hạng mục cần quan tâm mà nếu không có sự trợ giúp từ những dịch vụ chuyên nghiệp, bạn khó lòng hoàn thành được. Với đội ngũ chuyên viên dày dặn kinh nghiệm, HCMC Events đã, đang và sẽ luôn nỗ lực hết mình mang đến những trải nghiệm độc đáo và mới mẻ nhất cho khách hàng. Liên hệ ngay theo số Hotline 0939.311.911 – 0913.311.911 để được tư vấn nhanh chóng nhất bạn nhé!