Tổ chức sự kiện lễ khánh thành là một dấu mốc quan trọng đối với doanh nghiệp, đánh dấu một sự khởi đầu mới tốt đẹp hướng tới một tương lai phát triển mạnh mẽ. Làm thế nào để tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp và tạo được dấu ấn đối với khách mời tham dự? Xem ngay chia sẻ của HCMC Events tại bài viết dưới đây.
HCMC Events có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực sự kiện mang đến cho bạn những giải pháp tổ chức sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp nhất. Với đội ngũ nhân sự chất lượng cao, hệ thống trang thiết bị hiện đại, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất
Lễ khánh thành là một sự kiện đặc biệt đánh dấu việc một dự án, công trình, tổ chức doanh nghiệp đã hoàn thành, được thành lập hoặc đưa vào hoạt động. Sự kiện quan trong này mang ý nghĩa của một sự khởi đầu thuận lợi với nhiều may mắn và chứa đầy hy vọng vào hoạt động trong tương lai của công trình.
Về mặt tâm linh thì việc tổ chức lễ khánh thành sẽ mang đến sự yên tâm cho chủ đầu tư về công trình của mình sẽ hoạt động suôn sẻ trong tương lai. Buổi lễ này được tổ chức hầu hết ở các doanh nghiệp lớn nh và đã trở thành nét văn hóa từ xa xưa.
Còn về mặt kinh doanh, một buổi lễ khánh thành được tổ chức chuyên nghiệp, quy mô lớn sẽ tạo nên hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Nhờ đó giúp chủ đầu tư, chủ doanh nghiệp quảng bá hình ảnh cho cá nhân và doanh nghiệp. Qua đó khiến cho sản phẩm, dịch vụ dễ dàng tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm năng. Không chỉ thế, việc đầu tư cho sự kiện này còn giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế và ghi dấu ấn về công trình đó trong lòng khách tham dự.
Muốn tổ chức thành công sự kiện lễ khánh thành thì chúng ta cần phải có một kế hoạch thật cụ thể và chi tiết. Thông thường các hạng mục công việc và kế hoạch tổ chức sẽ phải chuẩn bị trước 1 tháng khi sự kiện diễn ra
Dựa vào mục đích của doanh nghiệp để đưa ra chủ đề của chương trình. Chủ đề cần phải truyền tải được thông điệp, mong muốn của doanh nghiệp đồng thời phải tạo được điểm nhấn và thu hút sự quan tâm của khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả của buổi lễ khánh thành thì nên lựa chọn những khách mời có tầm ảnh hưởng nhất định. Bên cạnh đó nên mời những đối tác, khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp để tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên nhất. Sau khi đã có danh sách khách mời thì tiến hành gửi thiệp mời, email hoặc gọi điện trực tiếp.
Khi xác định được số lượng khách mời thì việc lựa chọn địa điểm sẽ dễ dàng hơn. Thường thì lễ khánh thành sẽ được tổ chức ngay tại nơi công trình hoàn thiện. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn một địa điểm gần đó để thuận lợi cho việc tổ chức.
Các hạng mục công việc chính để tổ chức sự kiện lễ khánh thành bao gồm:
Hạch toán mức kinh phí bỏ ra để tổ chức sự kiện là bao nhiêu, tính toán phân bổ ngân sách hợp lý cho từng hạng mục: Chi phí trang thiết bị, chi phí nhân sự sự kiện, chi phí tiệc, chi phí phát sinh…
Kịch bản cho buổi lễ khánh thành thường có những nội dung chính sau
Dưới đây là quy trình để có một buổi lễ khánh thành thành công, thể hiện được sự chuyên nghiệp và quy mô của doanh nghiệp.
1. Xin giấy phép tổ chức
Cần phải xin giấy phép của các cơ quan có thẩm quyền và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để đảm bảo lễ khánh thành diễn ra thuận lợi và không gặp phải những rắc rối liên quan đến pháp luật.
2. Tiến hành trang trí, lắp đặt các hạng mục
3. Bố trí nhân sự chạy sự kiện
Phân công bố trí nhân sự phục vụ cho từng khu vực, tiến hành tổng duyệt trước khi buổi lễ diễn ra.
Tiền hành tháo gỡ các trang thiết bị đã lắp đặt và dọn dẹp vệ sinh.
Những thông tin trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ được cách thức để tổ chức sự kiện lễ khánh thành thật chuyên nghiệp. Lưu ý để sự kiện diễn ra theo đúng mong muốn thì mọi công tác chuẩn bị phải hết sức chu đáo và được lên kế hoạch cụ thể, chi tiết.